Automatyzacja procesów za pomocą rozwiązań RPA zmniejsza koszty i czas pracy zwiększając jednocześnie jej jakość i efektywność. Ze względu na korzyści, jakie przynosi organizacji, powinna być traktowana jako długofalowy program rozwoju.

Coraz więcej firm automatyzuje różne procesy biznesowe za pomocą narzędzi RPA, które pozwalają na tworzenie tzw. robotów software’owych. Wykonują one powtarzalne, oparte na regułach zadania, symulując pracę człowieka. Automatyzacja niesie ze sobą wiele korzyści: zwiększenie efektywności biznesu, m. in. poprzez większy wolumen transakcji, a także ograniczenie kosztów zatrudnienia, wzrost jakości pracy, dzięki wyeliminowaniu błędów ludzkich i zwiększenie szybkości jej wykonywania. Jak wynika z badania EY – Robotic Process  Automation’s Next Frontier – zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 76% szybciej, niż wówczas, gdy wykonuje go człowiek. Z kolei Kofax oblicza, że odpowiednio skonfigurowane roboty programowe zwiększają wydajność pracy zespołu od 35% do 50%. 

„Zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 76% szybciej, niż wówczas, gdy wykonuje go człowiek. Z kolei Kofax oblicza, że odpowiednio skonfigurowane roboty programowe zwiększają wydajność pracy zespołu od 35% do 50%.”

Trzy fazy rozwoju automatyzacji 

Firmy rozpoczęły automatyzację procesów niemal 20 lat temu. Przez ten czas rozwiązania służące temu celowi przeszły ogromną ewolucję, od prostej automatyzacji, po zaawansowane systemy    Robotic Proces Automation, obecnie wzbogacone o rozwiązania z obszaru sztucznej inteligencji.

• Pierwsza generacja narzędzi umożliwiała automatyzację pojedynczych, powtarzalnych i pracochłonnych zadań, stanowiących część większych procesów. Taka wycinkowa automatyzacja nie pozwalała jednak na uzyskanie szerszej gamy korzyści, w skali całej organizacji. Uzyskanym benefitem była w tym przypadku jedynie redukcja czasu pracy. 

• Zaawansowane i zintegrowane rozwiązania Robotic Process Automation, jak np. Blue Prism czy UiPath, które pojawiły się na rynku, umożliwiły już automatyzację procesów end-to-end, co przełożyło się na znaczny wzrost efektywności biznesowej przy zmniejszonym koszcie pracy. Pierwsze wdrożenia RPA pozwoliły firmom zdobyć wiedzę i niezbędne umiejętności, co sprawiło, że około roku 2020 wiele przedsiębiorstw miało już własne centra kompetencyjne. Dzięki temu mogły już realizować długofalowe strategie automatyzacji. A platformy ITSM, takie jak jak Service Now, ułatwiły zarządzanie w jednym miejscu wszystkimi zautomatyzowanymi procesami.

• Obecny trend związany z automatyzacją nazywany jest AI Powered Automation, ponieważ łączy automatyzację opartą na regułach z potencjałem sztucznej inteligencji. Organizacje zaczynają dopiero sięgać po takie rozwiązania, realizując zazwyczaj wdrożenia typu proof of concept, co pozwala im sprawdzić, jakie korzyści może przynieść taka implementacja. Wiele firm, które mają już wdrożone chatboty, rozważają ulepszenie tej technologii i przeniesienie jej na wyższy poziom dzięki AI Powered Automation. Dawniej chatboty poruszały się jedynie w obszarze, w jakim zostały  wytrenowane (FAQ – frequently asked questions, dokumenty i procedury procesowe). Natomiast teraz mogą wykorzystać potencjał dużych modeli językowych, takich rozwiań jak ChatGPT. W ten sposób znacznie skracają czas obsługi klientów czy też optymalizują pracę help-desku.

Jak wybrać procesy do automatyzacji?

Według EY (Get Ready for Robots) od 30% do 50% projektów RPA kończy się niepowodzeniem. Wynika to z różnych przyczyn, ale niewątpliwie jedną z ważniejszych jest wybór niewłaściwych procesów do automatyzacji. Odnalezienie odpowiednich obszarów do obsługi przez roboty software’owe jest gwarancją uzyskania benefitów, a także szybkiego zwrotu z inwestycji.

Nie jest to jednak łatwe zadanie. Dużą pomocą przy wyszukiwaniu potencjalnych procesów do zrobotyzowania jest zastosowanie odpowiednich metodyk i narzędzi. Jedną z nich jest mikrotransformacja, stosowana m. in. przez ekspertów EY. Mikrotransformacja jest metodyką polegającą m. in. na określeniu KPI dla potencjalnych działań do zautomatyzowania oraz porównaniu ich z dostępnymi na rynku benchmarkami. Identyfikacja kluczowych wskaźników efektywności ma ogromne znaczenie w metodzie  mikrotransformacji, ponieważ pomaga ocenić szanse i zagrożenia związane z automatyzacją danego procesu oraz jego wpływ na wyniki firmy. Pozwala także właściwie zaadresować odpowiednie rozwiązania usprawniające, czyli automatyzujące. Wykorzystywane są w tym celu dedykowane platformy automatyzujące całe procesy, a nie jak w przypadku pojedynczych rozwiązań RPA/IA tylko ich fragmenty. 

Natomiast narzędziem stosowanym do wyszukiwania procesów do automatyzacji jest Intelligent Process Discovery. Analizuje ono dane, by zrozumieć powiązania między nimi i odnaleźć przepływy pracy, w których można zastosować roboty programowe. Proces ten dzieli się na task mining (eksplorację zadań) i process mining (eksplorację procesów). Task mining ma na celu zrozumienie, jakie zadania są wykonywane przez pracowników, jaka jest ich powtarzalność i które z nich mogłyby zostać zautomatyzowane. Ponieważ każde zadanie jest częścią większego procesu biznesowego, konieczny jest następny krok – process mining. Polega on na udokumentowaniu procesu i zebraniu wszystkich niezbędnych danych. Jest to niezwykle ważne, ponieważ braki w dokumentacji sprawiają, że powstaje luka, która nie pozwala na zautomatyzowanie procesu end-to-end. Dopiero gdy połączy się informacje dotyczące eksploracji procesów oraz eksploracji zadań, widoczny jest cały potencjał automatyzacji.

Automatyzacja procesów w mniejszych przedsiębiorstwach

Licencje na zakup zaawansowanych systemów RPA są drogie, a benefity, jakie firma wynosi z ich wdrożenia są zależne od efektu skali, którego próżno spodziewać się w mniejszych przedsiębiorstwach. Nie znaczy to jednak, że sektor MŚP nie ma możliwości czerpania korzyści z automatyzacji. Na rynku jest dużo różnych rozwiązań RPA, mniejszych i tańszych. Można więc dostosować je do potrzeb organizacji każdej wielkości. Wiele działań da się także zautomatyzować za pomocą posiadanych już lub łatwo dostępnych narzędzi, oferowanych, chociażby przez Microsoft. W standardowej licencji Microsoft Office 365 istnieją już pewne możliwości w zakresie wykorzystania technologii automatyzacyjnych. Użytkownicy Microsoft mogą także skorzystać z Power Automate – usługi w chmurze, dzięki której w prosty sposób zidentyfikują przepływy pracy i zautomatyzują procesy obejmujące wiele aplikacji i usług. 

Platforma chmurowa Azure oferuje natomiast usługę sztucznej inteligencji – Azure Form Recognizer, która ma wiele gotowych komponentów do automatyzacji procesów. Ponieważ potrafi ona wyodrębniać dane z tekstów i tabel, można za jej pomocą ustrukturyzować dane z faktur, zamówień i innych dokumentów. 

Automatyzacja to proces ciągły

Automatyzacja powinna być traktowana przez organizacje jako długofalowy program rozwoju przedsiębiorstwa, a nie jak jednostkowe zdarzenie. Wszędzie tam, gdzie można zastosować roboty, warto to uczynić, by zwiększyć biznesową efektywność. Ogromny potencjał automatyzacji jest obserwowany od kilku lat. Już w 2018 roku autorzy raportu Raporcie ISAACA i EY (Robotics Process Automation and Artificial Intelligence: A NewWorld Order) stwierdzali, że spośród 900 różnych, typowych procesów wyodrębnionych w przedsiębiorstwach, można zautomatyzować aż 85% z nich. 

„Automatyzacja powinna być traktowana przez organizacje jako długofalowy program rozwoju przedsiębiorstwa, a nie jak jednostkowe zdarzenie.”

Typowe projekty RPA nie trwają długo, w porównaniu do implementacji innych narzędzi IT i    kończą się zazwyczaj po 9 lub 12 miesiącach. Zwrot z inwestycji odnotowywany jest równie szybko, bo następuje w ciągu jednego roku.