O zmianach powiedziano i napisano naprawdę dużo. Jak pomóc pracownikom, jak przekonać zespoły, jak zarządzać procesem, żeby nikogo nie wystraszyć. Mało kto zwraca jednak uwagę na to, że – jak ryba psuje się od głowy – tak i od niej zaczyna się zmieniać. Właściciel, który tkwi w starych schematach, nie unowocześni firmy i przegra z konkurencją. Jak jednak wyjść poza znane ramy, nie szkodząc biznesowi i sobie?

Jestem typem innowatora. Interesują mnie nowości, które właśnie pojawiają się gdzieś na świecie. Ciągle szukam rozwiązań, które uproszczą życie i zawodowe, i prywatne. A zatem korzystam dziś z dobrodziejstw fotowoltaiki, mam pompę ciepła, jeżdżę hybrydowym autem, zgłębiam tajniki Chat GPT, dokumenty przechowuję w mObywatelu, płacę BLIKiem i e-kartami. Parametry życiowe pozwalam kontrolować smartwatchowi, umowy sygnuję podpisem elektronicznym, muzykę i filmy mam z platform streamingowych. 

Mimo tego i mnie trudno było wprowadzić niektóre zmiany w firmie. A bez nowości na poziomie zarządczym, organizacyjnym i technologicznym przedsiębiorstwo się nie rozwija.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Co było dla mnie największym wyzwaniem? Być może to truizm, ale oddanie swoich obowiązków, zadań, które znam, które wykonuje dobrze (a może nawet najlepiej, w moim odczuciu), dzięki którym firma się rozwija. Na pewno znacie te wątpliwości – przecież nikt nie zrobi tego lepiej i szybciej niż ja… A zatem przekazanie jakieś działki nie ma sensu, jest stratą czasu, może nawet nieodpowiedzialnością i działaniem na szkodę firmy. Znacie, prawda? Nieodpowiedzialnością jest jedynie taki sposób myślenia, bo ostatecznie to my – właściciele, zarządzający, prezesi – stajemy się wąskim gardłem i ograniczeniem w rozwoju firmy.

Druga trudność – przynajmniej jak dla mnie – to przechodzenie przez role, które były kluczowe z punktu widzenia budowania firmy, ale w których nie miałem ani wiedzy, ani doświadczenia. Niełatwo było więc też nawet zatrudnić osoby, które sprawdziłyby się na takich stanowiskach. Co tu ukrywać – zdarzały się i wpadki. Funkcje – ważne dla firmy – były, doświadczonych ludzi brakowało, a robota musiała być zrobiona. Brałem więc to na siebie, choć umiejętności niezbędne do wykonania tych zadań nie były na liście moich mocnych stron i talentów Gallupa.

Miękkie lądowanie

Pewnego dnia zrozumiałem, że oddając innym swoje obowiązki – i te, które robię bardzo dobrze, i te, które muszę robić, choć nie potrafię, nie tracę na jakości pracy ani na kontroli. Nadal mogę nadzorować te zadania, a jednocześnie pozwolić innym zaangażować się w rozwój firmy. I mieć czas na rzeczy aktualnie dla tego rozwoju kluczowe. To był dla mnie game changer. Tym bardziej że jeśli tylko czas pozwala, staram się wracać choć częściowo do tego, co naprawdę lubię robić. Zatem i wilk jest syty, i owca cała.

Dziś widzę na rynku wiele firm, których założyciele niestety nie przeszli tego procesu mentalnego. W konsekwencji tego ich przedsiębiorstwa zatrzymały się na jakimś etapie. I choć biorę pod uwagę, że to mogła być świadoma decyzja, widzę też zmarnowany potencjał, którego zwyczajnie szkoda. 

Co za szybko, to niezdrowo?

Nic tak jednak nie popycha firmy w rozwoju jak technologie. Mówię to z pełną odpowiedzialnością – i jako przedsiębiorca, i jako dostawca platformy wspierającej pracę firm i księgowych. Technologie przyspieszają pracę, ułatwiają komunikację, optymalizują procesy, eliminują przestoje, odciążają pracowników – a w konsekwencji przynoszą oszczędności, dają firmie większą zwinność i uwalniają przestrzeń na nowe projekty. Innymi słowy – podnoszą konkurencyjność.

Dlaczego zatem czasem tak ciężko przekonać zarządzających do sięgnięcia po innowacje? Powody są różne. Jednym z nich jest zwyczajne przyzwyczajenie objawiające się przemożną wiarą w prawdziwość powiedzenia: po co poprawiać dobre. Skoro firma działa, drukując tony dokumentów, przepisując dane z faktur do systemów, komunikując się z klientami i współpracownikami jedynie telefonicznie, wyliczając podatki na kalkulatorze – to komu to przeszkadza? 

Drugim argumentem za niewprowadzaniem zmian technologicznych jest brak zaufania do gotowości rozwiązania. Poczekajmy, niech inni przetestują i jeśli zadziała, wdrożymy u siebie. Rozumiem tę ostrożność. Nie chcemy rzeczy niesprawdzonych. Z błędami. A innowacje siłą rzeczy bywają wadliwe. Z prostego powodu – coraz większa konkurencja na rynku wymaga tego, żeby proponować rozwiązania nawet nie do końca stabilne, ale wprowadzone wcześniej lub przynajmniej w tym samym czasie, w którym pojawiają się propozycje innych firm. Nie można przespać najlepszego momentu.

Kontrolowane ryzyko

Jednak to samo dotyczy konsumentów technologii. Oni – a właściwie my – nie możemy przespać najlepszego momentu dla naszych firm na wprowadzenie innowacji. Bo jeśli nie pójdziemy za ciosem, nie usprawnimy naszego działania, nie oszczędzimy, nie otworzymy sobie drogi do nowych rozwiązań, przegramy z konkurencją. Bo będziemy wolniejsi, mniej nowocześni, mniej elastyczni.

Czy zatem mamy ryzykować? I tak, i nie. Możemy zawsze wdrożyć nowy system najpierw w jednym dziale. Albo wybrać mniej rozbudowaną formułę. No i zostawić sobie backup – mówiąc obrazowo, nie wyrzucać kalkulatorów, wdrażając system księgowy. Zawsze może zdarzyć się awaria. Ważne, żeby i na nią być przygotowanym. Ja wciąż mam w domu gaz, mimo założenia pompy ciepła. I wciąż lubię pójść do kina, choć na co dzień oglądam streamingowane filmy w Internecie. Jedno nie wyklucza drugiego.

Co na to pracownicy i klienci?

Jak wiadomo – zmiany budzą opór. Ale on nie powinien powstrzymywać nas, ludzi biznesu, przed rozwojem, szukaniem nowych dróg, nowych możliwości. Powiedziałem wcześniej, że przyzwyczajenie nie jest dobre. Ale nie jest dobre w przypadku osób, które mają być motorem w przedsiębiorstwie. Natomiast bywa przydatne, gdy dotyczy pracowników i klientów. Bo oni się przyzwyczają do zmian. I przestaną o nich myśleć.

Przypomnijmy sobie kilka ostatnich lat. Ileż zmian się wydarzyło! Pamiętam własną wątpliwość, gdy wysyłaliśmy ludzi na przymusowy home office na początku pandemii. To dopiero była zmiana! A dziś praca hybrydowa jest u nas normą, która przynosi korzyści i nie dezorganizuje zespołów.

Pamiętam pierwsze spotkania online’owe – wtedy wydawało się, że nie są w stanie zastąpić tych twarzą w twarz. I tak, wciąż wierzę, że bezpośrednie rozmowy są fantastyczne i bardzo ważne w budowaniu relacji biznesowych i pracowniczych, ale też wiem, że można skutecznie na co dzień pracować w zespołach rozproszonych i poznawać się oraz wymieniać doświadczeniami na platformach do spotkań.

Oswajając nieznane

Pamiętam w końcu – sięgając jeszcze dalej – pierwsze funkcjonalności, które proponowaliśmy naszym klientom. OCR był wtedy nowością, która budziła wątpliwości – a czy dobrze odczyta dane, czy nic nie zmieni, czy nie dołoży księgowym dodatkowej pracy. Dziś, po latach i po wielu zmianach w systemie SaldeoSMART, biura rachunkowe same proponują nam, jakie nowe funkcjonalności moglibyśmy dodać do platformy, by jeszcze bardziej ułatwić im pracę. Dzięki temu, dzięki tej gotowości do wprowadzania i przyjmowania zmian, biura i firmy mają łatwiejsze, zautomatyzowane i wspierane sztuczną inteligencją życie w obszarze księgowym, kadrowym, płatniczym, zarządzania i archiwizacji dokumentów, komunikacji i organizacji ich pracy. 

W moim DNA jest potrzeba rozwoju świata. Lubię nowe rzeczy jako konsument, ale też ogromnie cieszy mnie, że mogę takie rozwiązania proponować jako dostawca. Lata doświadczenia biznesowego pokazały mi natomiast, że zmiany są dobre i potrzebne, choć oczywiście do wszystkiego trzeba podchodzić z pokorą. Wiem jedno – stanie w miejscu nie rozwija biznesu. Warto ryzykować, próbować, wdrażać, unowocześniać. Strach ma wielkie oczy. Całe szczęście łatwo go oswoić.