W 2020 roku życie biurowe wielu osób gwałtownie się zmieniło. Dużo ludzi zaczęło pracować z domu, a do spotkań ze współpracownikami korzystali z połączeń wideo na komputerze. Taki model pracy okazał się mieć dużo zalet i obecnie wiele osób chętnie wybiera taki sposób wykonywania pracy. Jednym z ważnych aspektów pracy zdalnej, obok jej wpływu na psychiczną i fizyczną kondycję pracowników, czy też jakość wykonywanej przez nich pracy, jest to, że w tym trybie pracownik wszystkie kontakty zawodowe realizuje za pośrednictwem rozwiązań technologicznych – telefonu, maila, komunikatorów wideo czy komunikatorów tekstowych. Taki sposób kontaktu jest szybki i zazwyczaj skuteczny, jednak w porównaniu do spotkań na żywo ma też pewne negatywne strony, które są silniej odczuwane przez osoby potrzebujące społecznego kontaktu. Długa praca zdalna, z powodu ograniczonych kontaktów „na żywo” może prowadzić do spadku zaangażowania, ograniczenia intensywności współpracy, pojawia się też zjawisko nazywane „zmęczeniem Zoomem” (ang. Zoom Fatigue). Zatem pomimo szeregu zalet pracy z domu, w dłuższej perspektywie może ona osłabiać więzi pomiędzy członkami zespołu, bo relacje społeczne utrzymywane poprzez komunikatory wideo są mniej intensywne, mniej angażujące i nie oddają pełni doświadczeń spotkania z innymi osobami.

Dlatego branża technologiczna poszukuje rozwiązań, które umożliwiają nowe formy kooperacji w przestrzeniach wirtualnych, w tym w rzeczywistości wirtualnej (VR). Przykładami platform do spotkań w VR są Horizon Workrooms, Microsoft Mesh i Spatial, które mają przybliżyć doświadczenia spotkań zdalnych do tych odbywających się w rzeczywistości. Dzięki temu, że uczestnicy po założeniu gogli mają wrażenie fizycznego przeniesienia się do innej przestrzeni, technologia VR pozwala symulować jednoczesne przebywanie w tym samym miejscu z innymi osobami. Zazwyczaj uczestnicy takiego  spotkania mają wygląd rysunkowych postaci, tzw. awatarów, których wygląd i ubiór można swobodnie kształtować. Są to ciekawe rozwiązania, które mogą być atrakcyjne zarówno dla osób pracujących z domu, jak i dla pracowników biur korzystających z wideokonferencji do spotkań z osobami w oddalonych lokalizacjach. 

Aby lepiej poznać potencjał tych rozwiązań, zrealizowaliśmy w Laboratorium Interaktywnych Technologii OPI PIB badanie oceniające potencjał wirtualnej rzeczywistości (VR) jako medium wzbogacającego możliwości zdalnej komunikacji w środowisku pracy. Przez pięć tygodni jeden z zespołów OPI, liczący 18 osób, używał platformy Horizon Workrooms oraz gogli VR jako domyślnej technologii do komunikacji wewnątrz zespołu. Na podstawie danych (zbieranych przed tym badaniem, w jego trakcie i po zakończeniu) zebraliśmy szereg ciekawych obserwacji. 

VR

Wirtualna rzeczywistość jest jeszcze na wczesnym etapie rozwoju, jednak już teraz widać obszary, w których ma duży potencjał. Pomimo niedoskonałości tej młodej technologii, większość uczestników spotkań uznała, że spotkania prowadzone w VR spełniły stawiane przed nimi cele. Odkryliśmy, że technologia VR ma szczególnie duży potencjał w przypadku spotkań wymagających kreatywności, kiedy istotne jest poczucie przebywania z innymi osobami w tej samej przestrzeni, dobrze się też sprawdza w przypadku prezentacji lub wykładów oraz w swobodnych dyskusjach. Uczestnicy mówili, że w porównaniu do połączeń wideo, byli bardziej skupieni na treści spotkań i były one czymś zbliżonym do wspólnie przeżywanego doświadczenia, a mniej czymś obserwowanym – jak to ma miejsce w przypadku wideokonferencji. Spotkania w VR dawały możliwość komunikacji nie tylko za pomocą słów, ale też gestykulacji i ruchów całego ciała. Istotne znaczenie miał też dobrze odwzorowany dźwięk przestrzenny, który prawidłowo wskazywał odległość od mówiącej osoby i jej położenie, co znacząco zwiększało wrażenie realności. Jeden z uczestników tak opowiedział o swoich odczuciach:

“Uważam, że wirtualna rzeczywistość jest lepsza do spotkań, w których istotne jest głównie to, żeby przebywać razem. W zoomie nie mam wrażenia, że jestem z wami WSZYSTKIMI NA RAZ, a w VR mam takie wrażenie. Chociaż mam świadomość, że nie widzę Was, tylko awatary, to i tak mam wrażenie, że lepiej odczuwam wasze intencje.”

Kolejną zaletą spotkań w VR, na którą zwrócili uwagę uczestnicy badania jest to, że łatwiej było im się skupić na treści spotkania. W przypadku połączeń wideo istnieją rzeczy, które mogą rozproszyć – przedmioty na biurku, powiadomienia z innych aplikacji, dźwięki z otoczenia, smartfon, itd. W trakcie przebywania w VR nie ma do tego dostępu, cała uwaga jest skoncentrowana na spotkaniu. Przez to, że można obserwować awatary wszystkich uczestników, to można po ich postawie, kierunku patrzenia i gestach, łatwo odczytać kto faktycznie uczestniczy w spotkaniu, a kto zajmuje się innymi sprawami. 

Ciekawą obserwacją jest to, jak uczestnicy traktowali swoje awatary. Zdecydowana większość zaprojektowała je tak, żeby przypominały z wyglądu ich samych w rzeczywistości, i ten raz ustalony wygląd nie był zmieniany w trakcie całego badania. Raz stworzony awatar stawiał się integralną częścią danej osoby i uczestnicy wręcz wymagali wzajemnie od siebie, aby nie zmieniać ich wyglądu. Natomiast wielu uczestników zmieniało w trakcie trwania projektu ubrania swoich awatarów, tak aby bardziej przypominało to doświadczenie prawdziwych spotkań w rzeczywistości. 

Uczestnicy badania zwracali uwagę na to, że łatwiej jest im się włączyć do dyskusji w spotkaniach w VR niż w trakcie połączeń wideo. Składa się na to kilka przyczyn. Po pierwsze, w VR dźwięk jest odwzorowany bardzo realistycznie – łatwo jest ocenić kierunek i odległość od rozmówcy, można też mówić jednocześnie – np. powiedzieć coś cicho do osoby obok, nie zakłócając wypowiedzi innej osoby. Wideokomunikatory zazwyczaj mają takie ograniczenie, że włączenie się do rozmowy przerywa wypowiedź innej osoby, co utrudnia naturalną wymianę zdań. W VR nie ma tego ograniczenia i jednocześnie prowadzone rozmowy bardzo realistycznie przypominają to, co byłoby słychać, gdyby konwersacja odbywała się w prawdziwej sali konferencyjnej. Ponadto, dla części osób, które obawiają się wypowiadać na forum, bo nie lubią skupiać na sobie uwagi, fakt że spotkania w VR wykorzystują awatary, daje dodatkowe poczucie bezpieczeństwa. Awatar odwzorowuje gesty i ruchy ciała, ale też pozwala się trochę schować, bo prawdziwy ubiór i wygląd osoby jest niewidoczny. Wreszcie, ważnym aspektem jest to, że wszystkich uczestników spotkania widać jednocześnie i można zasygnalizować chęć zabrania głosu gestem, co też ułatwia włączenie się do rozmowy. 

To doświadczenie pokazało też słabości technologii VR na jej obecnym etapie rozwoju. Aktualnie dostępne gogle VR są dla wielu osób zbyt ciężkie, niewygodne w noszeniu, a po dłuższym używaniu powodujące zmęczenie, ból głowy i oczu. Dopiero po znacznym poprawieniu komfortu korzystania z tych urządzeń, można się spodziewać szerszego ich stosowania do realizacji zdalnych spotkań. Także oprogramowanie wymaga jeszcze dopracowania, aby poprawić realistyczność odwzorowania ruchów awatarów, reprezentujących uczestników spotkania. Szczególnie istotne jest poprawienie mimiki awatarów oraz zwiększenie naturalności ruchów. Ponadto platforma VR przeznaczona do wspólnej pracy powinna umożliwiać wygodną, współdzieloną edycję dokumentów tekstowych, prezentacji, tworzenia notatek oraz pracy z innym oprogramowaniem, jak klient email, kalendarz, a tego jeszcze brakuje. Pojawiły się też trudności praktyczne – mając założone gogle trudno jest się napić herbaty, zamknąć lub otworzyć okno w pokoju, czy zareagować na coś w realnym otoczeniu. Innym ograniczeniem jest to, że bateria gogli wystarcza tylko na około 60 minut, co ogranicza maksymalny czas spotkania.

Pomimo tych niedogodności widzimy, że przestrzeń VR może być ekscytującym i jednoczącym doświadczeniem dla zdalnych zespołów. Spotkania w VR mogą być dobrym uzupełnieniem powszechnie stosowanych wideo-komunikatorów, szczególnie w przypadku spotkań w większym gronie, gdy nie trzeba pracować na wspólnych dokumentach, lecz głównym celem jest dyskusja lub prezentacja informacji.

Redakcja Brandsit prowadzi pierwszy podcast w VR, gdzie cała rozmowa przebiega w wirtualnej przestrzeni. Więcej na temat wykorzystania biznesowego technologii VR znajdziesz w pierwszym odcinku podcastu: