Przełom roku to czas podsumowań i planów na najbliższe miesiące. Coraz częściej jednak firmy czują się w tym momencie jak startupy, które inwestor poprosił o biznesplan – bezsilne i zagubione. Bo jak działać strategicznie w tak zmiennych warunkach gospodarczych? Jak planować, gdy nie wiadomo, co wydarzy się w kolejnym kwartale? Z drugiej strony – zapytam może przewrotnie – jak się nie zgubić, gdy nie wiem, dokąd idę. Cel jest podstawą. Reszta to bardzo często improwizacja. Ale kontrolowana.

Od razu wyjaśnię – jestem wielkim zwolennikiem planowania. I właściwie cały czas, konsekwentnie od 13 lat mam w głowie i realizuję pewien plan. A z drugiej strony – wciąż nie lubię próśb np. od inwestorów o plan na najbliższe 5 lat. Bo jak go przygotować, skoro nie wiem, co się będzie działo za miesiąc. Kilka lat w technologiach to ogrom czasu, który może naprawdę dużo zmienić. 

Jak wyjść z tego impasu? Mój sposób jest prosty, bo wiem, że na rynku są zmienne i niezmienne rzeczy. Te drugie muszą leżeć u podstaw długofalowej strategii. Te pierwsze pozwalają wyznaczać krótkoterminowe zadania. 

Na początku był problem

Być może to, co napiszę, nie jest zbyt popularne, ale w biznesie niezmienny jest tylko problem. I to nie dlatego że każdy przedsiębiorca natrafia w życiu zawodowym na trudności. A dlatego że to problem, który firma chce rozwiązać swoim produktem czy usługą, musi leżeć u podstaw jej strategii.

Kiedy zaczynaliśmy tworzyć SaldeoSMART postawiliśmy sobie za zadanie zautomatyzowanie pracy księgowego. Problem, czyli powtarzalne obowiązki, ręczne przepisywanie danych z faktur, zagubione dokumenty, papierowe archiwa – wszystko to, co utrudnia i spowalnia pracę w branży, pozostaje w naszym przypadku niezmienny. Od 13 lat proponujemy różne rozwiązania, które ułatwiają życie księgowych i odciążają ich od żmudnych zadań.

To jest nasza wizja, która pozwala na planowanie długoterminowe. To stan idealny, do którego dążymy. Każdy przedsiębiorca powinien go mieć. Nie chodzi jednak o to, by szukać go na siłę. On musi realnie istnieć w społeczeństwie. Więcej – musi być również odpowiednio poważny i duży. Jednak realnie dostosowany do naszych możliwości. Jeśli znajdziemy i wybierzemy sobie błahy problem, po pierwsze szybko go rozwiążemy, po drugie – konkurencja równie szybko będzie mogła skopiować nasze pomysły. A przecież nie taki jest nasz cel. 

Duży problem można zobrazować na przykładzie korków w mieście. Z taką trudnością walczymy w Krakowie od wielu lat. I zapewne jeszcze przez wiele kolejnych nie da się tego problemu rozwiązać. Ale na przestrzeni czasu pojawią się różne rozwiązania – strefa płatnego parkowania, ograniczenie ruchu w ścisłym centrum, buspasy, które usprawniają transport publiczny itd. I te wciąż nowe rozwiązania, nad którymi pracują różne jednostki, to właśnie nasza biznesowa zmienna.

Pewna jest tylko zmiana

Długoterminowa strategia wyznacza cel działań. Krótkoterminowa pozwala ustalać ścieżki, którymi do tego celu dojdziemy. Wybór ścieżki uzależniony jest i od tego, jakie mamy zasoby, i od uwarunkowań zewnętrznych. A one są zmienne. 

Innym słowem sposób na rozwiązanie problemu jest naszą strategią na najbliższy czas. I w jej ramach trzeba być naprawdę bardzo elastycznym i cały czas obserwować, co się dzieje na rynku, dostosowywać się do nowych warunków, potrzeb, oczekiwań.

Znów posłużę się przykładem SaldeoSMART. Jak wspomniałam, naszą wizją jest automatyzacja pracy księgowego. Na tę wizję składa się wiele mniejszych elementów. Bo wizji tej służy i automatyczne odczytywanie danych z faktur, i akceptacja dokumentów jednym kliknięciem, i inteligentne wyszukiwanie dokumentów, i automatyczne wyszukiwanie oraz wskazywanie duplikatów. W ramach strategii krótkoterminowej wybieramy któryś z takich mniejszych problemów i planujemy pracę, która ma nas w skończonym i jasno określonym czasie doprowadzić do rozwiązania.

Ale i mając taki plan, nie możemy pracować w oderwaniu od rzeczywistości. Pojawiają się bowiem nowe narzędzia, nowe technologie – dziś choćby sztuczna inteligencja – które warto, a nawet trzeba wprowadzać do swoich produktów i usług, by nie zostać w tyle. Bezwzględnie trzeba obserwować rynek. Jeśli pojawia się na nim dokładnie takie rozwiązanie, nad jakim pracujemy, należy zmodyfikować założenia, żeby dać odbiorcom coś więcej. Albo po prostu inaczej.

Jeśli tkwimy tylko w swojej bańce, nie oglądając się na otoczenie biznesowe i technologiczne, możemy skończyć jak Nokia w segmencie telefonów mobilnych. Firma przespała moment pojawienia się na rynku smartfonów, nie dostosowała strategii do zmieniających się potrzeb i innowacji i straciła swoją rynkową pozycję.

Prostota, współpraca i gotowość na błędy

Gdybym miała dać komukolwiek jedną radę dotyczącą tworzenia strategii, powiedziałabym: keep it simple! Strategię powinno się móc wytłumaczyć w kilka minut. Jeżeli nie jesteśmy w stanie tego zrobić, to znaczy, że ona jest zbyt skomplikowana. A to oznacza, że i produkt, który w jej ramach stworzymy, będzie zbyt skomplikowany.

W tworzeniu strategii pomaga wsparcie. Nie da się stworzyć długofalowego planu, który zadziała i pociągnie za sobą ludzi, w pojedynkę. Na początku funkcjonowania firmy siadaliśmy w dwie osoby nad kartką papieru i rozrysowywaliśmy wszystko. Kierunki, kroki. Sporo decyzji podejmowaliśmy bez konsultacji z innymi, ale nigdy jednoosobowo. Inne spojrzenie na problem jest bardzo potrzebne. Inny punkt widzenia. Dziś jeszcze to rozbudowaliśmy. Bardziej otwieramy się na współpracę, na oddolne budowanie strategii. Współpracujemy z liderami, słuchamy ich pomysłów, realizujemy je. Im większa jest organizacja, tym jest to ważniejsze. Poczucie wspólnoty sprawia, że ludzie się bardziej angażują.

A gdy coś idzie nie tak? W tym wszystkim musimy mieć oczywiście odwagę. Odwagę przyznania się do tego, że zmieniamy plan, że zawieszamy robienie jakiegoś projektu, że wybieramy inny sposób jego realizacji. Mamy prawo zmienić zdanie, gdy coś okazuje się nieskuteczne lub nieatrakcyjne dla rynku. Przechodzenie na siłę przez chaszcze czy mokradła, kiedy można po prostu poszukać innej drogi, jest nieefektywne.

Owszem, zdarza się, że w SaldeoSMART zauważamy jakieś błędy w strategii. Że coś nie idzie, jak byśmy chcieli. Wtedy wycofujemy się. Ktoś może uznać, że działamy chaotycznie. Ale to jest po prostu to dostosowanie do potrzeb i technologii. Potrzeba czasu, by każdy pomysł przetestować, sprawdzić. Warto dać sobie ten czas. Ale ostatecznie – zmodyfikować plany, jeśli sytuacja tego wymaga. Właśnie po to, by w ostatecznym rozrachunku wypełnić wizję, którą postawiliśmy sobie na samym początku.

Zatem – problem, czyli wizja, krótkoterminowe plany, monitoring konkurencji i innowacji, które mogą pomóc rozwijać nad produkt czy usługę, dostosowywania się do otoczenia i warunków oraz współpraca. Czy to już przepis na skuteczną strategię? Oczywiście od wizji do sukcesu jeszcze daleka droga, ale dobry, choć elastyczny plan jest podłożem tego sukcesu. A jak w praktyce pracować nad strategią, opowiem następnym razem. Tymczasem życzę wszystkim, by plany na 2024 były skuteczne i naprawdę pomagały w rozwoju biznesu.