Po ostatnich burzliwych latach odpowiedź na pytanie o to, co przyniesie rok 2024, jest wyzwaniem karkołomnym. Niemniej podejmę się tego zadania, choć z zastrzeżeniem, że rzeczywistość zwykle przerasta nasze wyobrażenia. Co zatem nas – według ostrożnych szacunków – czeka? Sporo zmian w technologiach, biznesie i współpracy międzysektorowej. Innym słowem – będzie ciekawie!

Zacznijmy od technologii, bo to w końcu obszar, w którym funkcjonuję na co dzień zawodowo i którym fascynuję się prywatnie. Nie będę zapewne oryginalny, gdy powiem, że sztuczna inteligencja ma szansę stać się game changerem. Co może ją powstrzymać? Na pewno zmiany w prawie, które przed nami. Już teraz przepisy są skomplikowane i niestety z roku na rok prace nad takimi przełomowymi technologiami są coraz trudniejsze. Nowe rozwiązania się jednak pojawiają i wkraczają coraz szerzej do naszego życia i biznesu. Ciekaw jestem, co nam przyniosą w 2024 roku.

KSeF i kolejny poziom cyfryzacji przedsiębiorstw

Nie ma wątpliwości, że niezależnie od rozwoju AI świat będzie się coraz bardziej digitalizował. I bardzo dobrze. Wszędzie tam, gdzie technologie mogą pomóc nam lepiej i szybciej pracować, automatyzować działania, wspierać w obowiązkach, powinniśmy je wdrażać.

Cieszy mnie zatem to, że czeka nas obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. I choć w styczniu Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że nie stanie się to 1 lipca 2024, więcej – nie stanie się to w tym roku, wielu przedsiębiorców już rozpoczęło przygotowania do pracy z KSeF. Inne właśnie się za to zabierają. Kolejne zmiany terminów nie powinny zatrzymać tego procesu. Bo KSeF prędzej czy później stanie się obowiązkowy.

I tak, wiem, że wielu przedsiębiorców wzdryga się na samą myśl, księgowi załamują ręce, ale w ostatecznym rozrachunku KSeF przyniesie nam wiele korzyści. Oczywiście są też minusy biznesowe – choćby centralizacja, którą wymusi KSeF, ale z punktu widzenia technologii wdrożenie tego systemu jest oczekiwanym i dobrym ruchem.

Dlaczego? Bo usprawni naszą pracę. Konieczność przesyłania faktur do tego systemu sprawi, że przedsiębiorcy w końcu zaczną w większym stopniu rezygnować z papieru. Wprowadzą e-dokumenty, e-archiwa, cyfrowy obieg dokumentów. To wygoda, oszczędność i bezpieczeństwo.

Naturalnie sam KSeF nie wystarczy do sprawnego operowania e-fakturami. Takie dokumenty też trzeba przesłać, zweryfikować, opłacić, zaksięgować. Konieczne stanie sią zatem wdrożenie także odpowiednich platform zintegrowanych z rządowym systemem i wspierających przedsiębiorców i pracę księgowych. Bez nich KSeF będzie zwyczajnie trudny do ogarnięcia. Co więcej, sam KSeF nie pozwoli na weryfikację tego, czy dana faktura została słusznie wystawiona. A to może rodzić problem fikcyjnych faktur wyłudzających pieniądze od przedsiębiorców. W systemie po prostu pojawią się dokumenty na dane konkretnej firmy i nie będzie ich można wycofać. Można je jednak wyłapać i sprawdzić, skąd się wzięły oraz zablokować płatność. Do tego jednak potrzebny jest odpowiedni mechanizm weryfikacyjny, którego KSeF nie posiada. Mogą go mieć zintegrowane z nim platformy. Z przyjemnością informuję, że ma go nasze SaldeoSMART. Zatem znów – wdrożenie dodatkowych narzędzi digitalizujących przedsiębiorstwa, stanie się niejako koniecznością.

Przedsiębiorcy na piątym biegu

I to, o czym piszę wyżej, przełoży się na życie przedsiębiorców w 2024 roku. Bo o ile księgowi w większości przypadków mieli już jakąś styczność z KSeF, o tyle dla właścicieli firm ten system wciąż jest enigmą. Zatem – przed nimi bardzo dużo pracy związanej z poznawaniem zasad działania KSeF, dostosowaniem swojego środowiska technologicznego oraz procesów księgowych do tych zasad i nowego systemu. 

I choć to temat na przyszły rok, warto już dziś uświadomić sobie, jakie problemy może powodować KSeF na początku. Trzeba założyć, że w pierwszych miesiącach KSeF może nie działać poprawnie. Co tu ukrywać, system będzie musiał zmierzyć się z dużym ruchem płynącym od wszystkich przedsiębiorców. Spójrzmy na to w ten sposób: mamy dziś kilkanaście ogólnopolskich banków, które mają skomplikowane systemy do obsługi ogromnego ruchu – one są duże, skomplikowane w budowie i z ogromnym doświadczeniem historycznym, bezpieczne i wszechstronne, obejmują transakcje kartowe i przelewowe. Praktycznie za każdą z tych transakcji stoi dokument księgowy, który wpadnie do centralnego systemu KSeF. To jest niewiarygodna skala. Czy KSeF sobie z tym poradzi? Podziwiam optymizm tych, którzy twierdzą, że tak. Ja go nie podzielam. I niestety obawiam się przeciążeń i przestojów – przynajmniej na początku. A te przestoje będą wpływały na przedsiębiorców i ich księgowość. Trzeba się na to przygotować.

Poznanie KSeF-U i przystosowanie firmy do pracy z nim to niejedyne wyzwanie dla przedsiębiorców. Działanie wielu z nich może determinować odmrożenie pieniędzy z KPO. Wpłynie ono na przykład na branżę przetargów publicznych. Na to też trzeba być gotowym.  

Co więcej? Pewnie nie jest to kwestia 2024 roku, ale na horyzoncie pojawia się powoli otwarcie poziomu wynagrodzeń oraz skasowanie konstrukcji B2B. Choć nie jest to jeszcze palący temat, warto zacząć o nim myśleć, bo wejście takich zmian w życie będzie miało kolosalne konsekwencje dla pracodawców.

Księgowość i biznes – bliżej niż kiedykolwiek

Wszystkie te zmiany, o których wspominam, w sposób oczywisty dotkną także branżę księgową. Jej sytuacja już jest trudna. Jak bardzo – widać to choćby po liczbie osób uciekających z tego zawodu oraz firm, które zdecydowały się oddać księgowość specjalistycznym biurom rachunkowym.

Czy będzie trudniejsza? Patrząc na ostatnie lata, muszę zaryzykować stwierdzenie, że raczej tak. Coraz bardziej skomplikowane przepisy, zmieniające sposoby rozliczenia podatków, prowadzenia ksiąg, rejestru VAT itd. To wszystko na pewno nie pomaga.

Z drugiej strony jednak na rynku są takie rozwiązania jak SaldeoSMART, które ułatwiają te procesy i automatyzują pracę i przedsiębiorców, i księgowych. Czyli być może w efekcie jedno znosi drugie, a praca finalnie wymaga podobnej ilości czasu, ale automatyzacja, którą księgowi dostają, daje biurom rachunkowym możliwość obsługi większej liczby, a księgowym w firmach – czas na pochylenie się nad rozumieniem zmian w przepisach.

Co może pomóc w tym niełatwym okresie, który przed nami? Na pewno ścisła współpraca między księgowymi a przedsiębiorcami. My bardzo gorąco zalecamy, zachęcamy i promujemy wciąganie klientów biur rachunkowych do procesu, ponieważ przedsiębiorcy mają wiedzę i potrzeby, które muszą przekazać księgowym, a i księgowi potrzebują wiedzy i informacji zwrotnej do klientów. Dzięki lepszemu zrozumieniu nawzajem swoich potrzeb oraz procesów zachodzących w księgowości obu stronom łatwiej będzie poradzić sobie z nadchodzącymi wyzwaniami.

Tym bardziej że przecież proces księgowy bardzo zazębia się pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym. Klient dostaje fakturę, weryfikuje ją z zamówieniem czy umową, akceptuje, opisuje, płaci za nią i kontroluje, co jest zapłacone. Jednocześnie księgowy potrzebuje tego opisu, akceptacji i informacji o płatnościach, by dokończyć procesowanie dokumentów. Kiedyś każda ze stron działała bardziej samodzielnie. Dziś, także dzięki technologiom, prace przedsiębiorców i księgowych bardzo się do siebie zbliżyły. To się jeszcze pogłębi od momentu, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. 

Zatem – współpracujmy. Bo współdziałanie, dzielenie się wiedzą, doświadczeniami i dobrymi praktykami przyda się nam w 2024 r. Dzięki pomocy, zrozumieniu i otwartości łatwiej będzie nam poradzić sobie ze zmianami. Z KSeF-em, nowościami podatkowymi czy modyfikacjami przepisów. Choć wszystkim nam życzę zmian – zwłaszcza nieoczekiwanych – jak najmniej. Niech to będzie dobry, spokojny rok!

Dowiedz się więcej o SaldeoSmart – https://www.saldeosmart.pl