Przeglądając media, można dojść do wniosku, że dziś wszystko jest inteligentne lub napędzane sztuczną inteligencją. Od maszyn rolniczych po szczoteczki do zębów. Oczywiście w wielu przypadkach mówienie o AI jest bardzo na wyrost. Są jednak branże, które na wprowadzeniu sztucznej inteligencji naprawdę korzystają. I im szybciej ją wdrożą, tym lepiej. Tak jest z księgowością.

Księgowość nie ma dziś łatwo. I nie mówię tego z żadnym przekąsem. Widzę, co się dzieje, znam niejednego księgowego i sam wiem, ile nowych funkcjonalności – w odpowiedzi na zmieniające się przepisy podatkowe – wdrażamy co chwilę w SaldeoSMART.

Widzę też, że księgowi idą dwiema drogami – niektórzy specjaliści branżowi od razu sięgają po technologie, bo wiedzą, że one ułatwiają życie, inni zmagają się z coraz większą górą papierów, goniących terminów, zagubionych dokumentów. Jednocześnie ich rola – niezależnie od tego, którą ścieżkę wybierają – zmienia się dziś diametralnie. I wymaga zupełnie innego sposobu działania.

„Księgowi idą dwiema drogami – niektórzy specjaliści branżowi od razu sięgają po technologie, bo wiedzą, że one ułatwiają życie, inni zmagają się z coraz większą górą papierów, goniących terminów, zagubionych dokumentów.”

Czas na wagę złota

No właśnie, księgowi nie mają już tylko wyliczać podatków i składek. Właściciele firm i przedsiębiorcy wymagają od nich przede wszystkim doradztwa. Wiedzy eksperckiej. Zorientowania w zmieniających się co chwilę przepisach. Przeprowadzania szkoleń. Analizy sytuacji finansowej firmy i wskazania możliwych optymalizacji. Mieliśmy Polski Ład, za chwilę czeka nas zmaganie z KSeF-em. Przedsiębiorcy się gubią i liczą właśnie na swoje działy księgowe – to one mają zrozumieć nowości, wdrożyć, wytłumaczyć i zrobić tak, żeby wszystko dobrze działało.

Z drugiej strony liczba obowiązków się nie zmienia. Wciąż wpływają faktury, które trzeba przeprocesować, zatwierdzić, opłacić, zaksięgować. Wciąż są kontrole, do których trzeba przygotować dokumenty. Wciąż dokonywane są płatności, którymi trzeba zarządzać i śledzić ich terminy. Wciąż w końcu właściciele i różne organy wymagają przedstawienia raportów finansowych, które należy sporządzić. 

A w tym wszystkim jest księgowy – człowiek, który wcale nie ma ochoty więcej pracować. Przeciwnie – chce mieć czas nie tylko na solidne wykonanie obowiązków służbowych, ale i na kawę, na spotkanie pracownicze, na szkolenie i zdobywanie nowej wiedzy i w końcu – na życie prywatne. Nikt nie chce nadgodzin i zabierania pracy do domu. Jak temu zaradzić?

Automatyzacja potrzebna od zaraz

Odpowiedzią oczywiście jest automatyzacja. Zdaje się, że nikogo nie zdziwię tym stwierdzeniem. Tak, automatyzacja pozwala odciążyć pracowników. Zabiera im z głowy powtarzalne czynności, odciąża od prostych zadań, które nie wymagają większej analizy czy zaangażowania, a zabierają czas.

„Automatyzacja pozwala odciążyć pracowników. Zabiera im z głowy powtarzalne czynności, odciąża od prostych zadań, które nie wymagają większej analizy czy zaangażowania, a zabierają czas.”

Automatyzacja to zresztą nic nowego. Pierwsze komputery do obliczeń księgowych pojawiły się już w latach 50. ubiegłego wieku. W latach 70. powstały proste programy do prowadzenia ksiąg. Później przyszedł czas na OCR, który pozwala na automatyczne wczytywanie danych z faktur i raportów. 

Pojawiło się oprogramowanie do automatyzacji procesów (RPA), które naśladuje działania uważane za „ludzkie”, takie jak np. wprowadzanie danych czy kopiowanie i wklejanie. Świetnym przykładem jego działania jest automatyczne księgowanie wyciągów bankowych czy transakcji zakupu i sprzedaży.

Dzięki tym technologiom – a dziś także sztucznej inteligencji – księgowi zyskali więcej czasu. Procesy księgowe przebiegają szybciej, pojawia się mniej błędów. I choć wydaje się, że to wystarczy do tego, by zacząć stosować tego typu udogodnienia, ja wciąż często słyszę, że cała ta sztuczna inteligencja to tylko takie gadanie. A robotę trzeba zrobić. Zatem – w kontrze do tego sposobu myślenia – przedstawię konkrety.

„Dzięki [sztucznej inteligencji] księgowi zyskali więcej czasu. Procesy księgowe przebiegają szybciej, pojawia się mniej błędów.”

Sztuczna inteligencja w praktyce

Co ta cała inteligencja zaszyta w oprogramowaniu wspierającym pracę księgowych może dać całej branży? Otóż bardzo wiele. Od ekspresowego przetwarzania danych z faktur prosto do systemu i automatycznego kategoryzowania dokumentów, przez analizę bardzo dużych ilości danych, wykrywanie wzorców niedostrzegalnych dla ludzi, wskazywanie błędów i schematów, po przewidywanie przyszłych wydatków i przychodów oraz proponowanie optymalizacji budżetowych.

Może stać się pierwszym punktem kontaktowym dla pracowników, którzy ‘mają sprawę’ do księgowości, jest w stanie bowiem odpowiadać na podstawowe pytania czy wskazywać źródła informacji.

Bardziej konkretnie? Proszę bardzo! Posłużę się przykładami praktycznych funkcjonalności, które z powodzeniem działają dziś w SaldeoSMART:

– akceptacja dokumentów jednym kliknięciem

– inteligentne wyszukiwanie dokumentów

– automatyczne wyszukiwanie i wskazywanie duplikatów 

– rozwiązywanie problemów z podwójnymi płatnościami za faktury

– automatyczny odczyt dokumentów z potrzebnymi danymi do księgowania

– automatyczna propozycja kategorii księgowych dla dokumentu

Każdy, kto pracuje w księgowości, doskonale wie, ile czasu zajmują tego typu czynności. I jakie problemy mogą wygenerować. Dzięki technologiom można je wyeliminować, oszczędzić czas i lepiej zorganizować swoją pracę.

AI – przyjaciel, nie wróg

Oczywiście to nie wszystko. Sztuczna inteligencja będzie nam pomagać jeszcze bardziej. Już dziś przewiduje się, że za chwilę będzie w stanie generować szczegółowe raporty finansowe. Nie należy się tego bać. Dzięki temu, że technologie przetwarzają i analizują ogromne ilości danych, są w stanie lepiej przewidywać możliwe scenariusze. To niezwykła wartość.

Czy to oznacza, że zawód księgowego odejdzie do lamusa? Absolutnie nie. Księgowi zyskają więcej czasu na bardziej skomplikowane zadania, na doradztwo, na analizy. Będą mieć po prostu dobre narzędzie, które ich wesprze w codziennej pracy.

I jeszcze na koniec wrócę na chwilę do przeszłości. Pamiętam, gdy w SaldeoSMART wprowadzaliśmy na rynek OCR. Ileż było pytań i wątpliwości w branży! A czy na pewno takie narzędzie dobrze odczytuje dane, czy się nie myli, czy można mu zaufać? Dziś już wiadomo, że można. Oczywiście kontrola ze strony człowieka jest niezbędna, ale sprawdzanie nie zajmuje tyle czasu, ile żmudne przepisywanie danych z dokumentów do systemu. I zapewniam – w tym przypadku automatyzacja wpłynęła na zdecydowane zmniejszenie liczby błędów, a nie ich wzrost. 

„Technologia nigdy nie stoi w miejscu… Zatem – ufajmy technologiom, bo one poprawiają jakość naszej pracy.”

Technologia nigdy nie stoi w miejscu. Kto wie, być może niebawem przez KSeF zmieni się podejście do OCR i potrzeby księgowych z nim związane. Pojawią się też kolejne, na które będą odpowiadać producenci oprogramowania. I znów innowacje i nowe funkcjonalności pomogą w realizacji zdań.

Zatem – ufajmy technologiom, bo one poprawiają jakość naszej pracy. Księgowi jako partnerzy biznesowi mają wystarczająco dużo obowiązków, żeby jeszcze szukać zagubionych faktur lub ręcznie przepisywać dane. Warto im tego oszczędzić. Tym bardziej że sztuczna inteligencja na to pozwala.