Mówiąc o systemach, które wdrażamy w firmach, zwracamy uwagę na dane techniczne, liczby, wpływ na działalność przedsiębiorstwa itd. Prawdą jest jednak, że narzędzia IT nie funkcjonują same dla siebie. Są używane przez ludzi. I budzą wśród nich przeróżne emocje. Dopiero rozumiejąc te emocje i podejście zespołów do innowacji, możemy w pełni wykorzystać potencjał technologii.

Poruszam ten temat nieprzypadkowo. Od lat biorę udział w pracach nad wdrożeniem systemu do zarządzania procesami i zespołami w przedsiębiorstwach. Od lat spotkam się z argumentami, które można by w pierwszym momencie uznać za przedziwne. Ale wszystkie biorą się właśnie ze wspomnianych emocji. Jako ludzie mamy w sobie bunt – także bunt przeciwko nowościom czy przeciwko zmianie schematów, w których pracujemy. A systemy IoT mogą te schematy zmienić naprawdę dogłębnie. W ostatecznym rozrachunku na lepsze. Ale mierząc się z nowością, rzadko myślimy o długofalowych efektach. Najpierw chcemy walczyć o to, co znamy i do czego przywykliśmy.

HR – życie w świecie idealnym

Systemy IoT pozwalają zbierać naprawdę dokładne dane na temat tego, czy, jak i ile pracują zespoły w firmach. Wydaje się – doskonałe dane dla działów HR. W rzeczywistości jednak HR-owcom zależy na tym, aby pracownicy działali wyłącznie w ramach swoich etatów. 8 pełnych godzin, tylko przewidziane kodeksem przerwy, żadnych nadgodzin. Świat idealny. Łatwy do opanowania, zmierzenia, rozliczenia.

Czujniki IoT – dzięki swojej dokładności – pokazują jednak nie sytuację idealną, a prawdziwą. To, co rzeczywiście dzieje się w firmie. Pokazują odstępstwa od normy, a one komplikują codzienne wyliczenia. Dlatego działy HR nie zawsze przychylnie patrzą na innowacje.

Produkcja i zarządzanie procesami – co się dzieje u nas, pozostaje u nas

Narzędzie, które pozwala optymalizować procesy, powinno być przyjmowane z entuzjazmem w działach produkcyjnych. Bo dzięki niemu można pracować lepiej, bardziej wydajnie, bez przestojów. Jednak – co może być dla wielu zaskoczeniem – produkcja również sprzeciwia się wdrożeniom. Dlaczego? Sprawa jest dość trywialna. Bo system IoT pokazuje niedoskonałości w procesach. Pokazuje, co nie działa tak, jak by mogło. I jeśli ktoś nie potrafi przyjąć krytyki, będzie się obrażał na system, zamiast wykorzystać dane z niego płynące do poprawienia funkcjonowania firmy.

Pracownicy – niechęć do kontroli

W przypadku pracowników sprawa jest bardziej skomplikowana, a emocje przepływają od nienawiści do miłości. Dlaczego? Bo w pierwszej chwili zespoły nie chcą kolejnego narzędzia w pracy. Z jednej strony dlatego że nie mają ochoty uczyć się jego obsługi, a z drugiej dlatego że boją się kontroli. Czujniki, które sprawdzają ich ruch, które notują ich lokalizację? To nie brzmi dobrze.

Ale z czasem zaczynają dostrzegać korzyści. Bo system przekazuje im przydatne informacje, przypomina o przerwach, dba o ich bezpieczeństwo, daje im informację zwrotną na temat pracy i w końcu pozwala przekuć dobrą pracę na wyższą premię. A w ostatecznym rozrachunku – pomaga tworzyć lepsze, bardziej przyjazne środowisko pracy. Mimo początkowej niechęci – z czasem pracownicy dostrzegają te plusy.

IT – każda automatyzacja jest dobra

Jednak mało które narzędzie budzi tylko negatywne emocje. Także na początku. Są więc i takie działy, które od razu doceniają zalety systemów IoT. Mówię między innymi o IT – to departament, który lubi wszelkie automatyzacje i digitalizacje procesów. Przychylnie więc patrzy także na narzędzia, które mierzą pracę zespołów, dostarczają kolejnych danych i pozwalają lepiej i bardziej obiektywnie organizować pracę i analizować to, co dzieje się w przedsiębiorstwie.

Dyrektorzy finansowi – wszystko za dobry ROI

I skoro wkroczyliśmy na teren sympatyków systemów IoT, pozostańmy na nim już do końca. O wdrożeniu takich narzędzi bardzo łatwo rozmawia się z działami finansowymi. Z bardzo prostej przyczyny. Efekty działania systemów IoT w firmie bardzo łatwo można zmierzyć. I jeszcze łatwiej pokazać w liczbach. A dane są jasne i czytelne – system zwiększa wydajność, poprawiają się więc parametry finansowe. Zwrot z inwestycji jest bardzo szybki. Pierwsze wyniki widać już po wdrożeniu pilotażowym. Naprawdę wystarczy kilka miesięcy, by system IoT przełożył się na korzyści finansowe.

Właściciel firmy – większa konkurencyjność ważniejsza niż koszty

Co natomiast zyskuje właściciel czy prezes przedsiębiorstwa po wdrożeniu systemu IoT? Przede wszystkim dokładny wgląd w to, co dzieje się w jego firmie. Przegląd efektywności zespołów, wykorzystania zasobów i czasu pracy, wąskie gardła w produkcji, informacje o organizacji procesów. I w końcu dane finansowe, które pokazują, gdzie uciekają pieniądze, co poprawić, by oszczędzić. Dzięki takiej wiedzy można szybko, na bieżąco eliminować błędy, podnosić wydajność i tym samym sprawiać, że firma staje się bardziej konkurencyjna na rynku. A to ważny krok na drodze do sukcesu.

Z kim rozmawiać o technologiach?

Oczywiście to nie jest tak, że każda z tych grup jest jednolita. Znam przykłady bardzo świadomych pracowników działów HR, którzy od razu widzą, że system IoT przełoży się na lepszą organizację pracy i wyższe premie dla zespołów. Znam ludzi od procesów, którzy chcą dostawać jak najwięcej danych, bo widzą ich potencjał. Znam pracowników, którzy ucieszyli się, że będą mieli nowe narzędzie sprawiedliwie rozliczające czas pracy.

Jednak doświadczenie pokazuje też, że aby z sukcesem wdrożyć nowe rozwiązanie w przedsiębiorstwie, rozmowę o nim należy zacząć od działów, które bez wątpienia od razu dostrzegą korzyści. Kiedyś wydawało mi się, że to będą właśnie działy produkcyjne. Dziś wiem, że łatwiej jest przekonać tych, którzy zarządzają budżetem. Bo oni szybko zauważą, że to brak inwestycji w innowacje jest kosztem.

W coraz bardziej scyfryzowanym świecie nowe narzędzia nie powinny budzić już oporów. Rzeczywistość jest jednak inna. Tylko rozmowa z najbardziej przekonanymi pozwoli wdrożyć technologię IoT w firmie i pokazać tym nieufnym, że innowacje naprawdę przynoszą korzyści.