Badania nie pozostawiają wątpliwości, zapotrzebowanie na oprogramowanie w modelu SaaS rośnie i rosnąć będzie. I wcale mnie to nie dziwi – chmura daje większą elastyczność. Mnogość rozwiązań może jednak zachęcać firmy do myślenia o świecie technologii jak o aplikacji randkowej – mam ogromny wybór, popróbuję, a jak mi się nie spodoba, znajdę inną opcję. Takie patrzenie na rozwiązania wspierające biznes jednak nie popłaca.

Żeby była jasność – doceniam wszelkie możliwości, jakie dają współczesne technologie. Jednak to, co dobre w życiu prywatnym, nie zawsze sprawdza się w biznesie. I tak – choć na rynku jest wiele rozwiązań w modelu SaaS (Software as a Service), których nie trzeba instalować na komputerach, a więc nie trzeba poświęcać dużo czasu na ich wdrożenie, przeskakiwanie z jednego na drugie jest zwyczajnie nieefektywne. I wcale nie takie proste.

Zatem, na co zwrócić uwagę, wybierając aplikację SaaS, żeby mieć szansę na zbudowanie solidnego związku z marką i jej produktem?

Miej świadomość tego, czego chcesz

To jest absolutnie uniwersalna reguła, która sprawdza się i w relacjach, i w biznesie. Zaczynając poszukiwania, musimy wiedzieć, na czym nam najbardziej zależy. Jeśli tego nie zrobimy, będziemy skupiać się na cechach, które co prawda łatwo można od razu ocenić, ale które niekoniecznie przełożą się na naszą satysfakcję. 

W świecie SaaS to zazwyczaj jest cena. Oczywiście jest ona prostym i jasnym kryterium wyboru, nie oddaje jednak potrzeb przedsiębiorcy. Zatem najpierw należy przygotować listę funkcjonalności, które są niezbędne do tego, by rozwiązanie spełniło nasze oczekiwania, a dopiero później skupiać się na analizie innych kwestii, takich jak właśnie cena czy interfejs.

Jednak pamiętaj o cenie

Nie da się całkowicie pominąć ceny. Choć nie powinna być ona podstawowym kryterium, na pewno warto rozważyć, czy dostajemy w niej (a właściwie w cenie wybieranego pakietu) to, o co nam chodzi. Od czego cena jest uzależniona, jak wpłyną na nią planowane prace nad produktem czy zmiana skali naszego biznesu? Dobrze jest wiedzieć, czy w ogóle jesteśmy w stanie to przewidzieć, i sprawdzić, czy model finansowy proponowany przez producenta jest dla nas jasny i zrozumiały. 

Wybieraj dojrzałość

To bardzo pożądana cecha w przypadku rozwiązań SaaS. Rozwiązanie, które jest na rynku od dawna i jest dostosowane do potrzeb branży, w jakiej działamy, z większym prawdopodobieństwem spełni nasze wymagania. Co nie znaczy, że i nowe firmy, startupy nie mają ciekawych aplikacji do zaproponowania. Jednak jeśli zależy nam na stabilności i sprawdzonym dostawcy, warto rozejrzeć się za rozwiązaniami, które mają udokumentowaną historię, i za producentem, który zna naszą branżę i rozumie jej specyfikę.

Warto przy okazji zwrócić uwagę na pochodzenie systemu, który bierzemy pod uwagę. Polskie prawo bywa dość skomplikowane, dostosowanie do niego aplikacji wspierających biznes może zatem przerosnąć możliwości dostawców z innych krajów. Jeśli chcemy wybrać takie zagraniczne rozwiązanie, sprawdźmy, czy na pewno ma wersję przystosowaną do polskich realiów oraz serwis i konsultantów, którzy będą w stanie nam szybko pomóc w razie problemów.

Zwróć uwagę na jakość obsługi klienta

Skoro jesteśmy przy kontaktach z producentem, warto pochylić się nad tym, w jaki sposób możemy się z nim komunikować. Jakie kanały udostępnia? Czy jest dostępny pod mailem, czy pozwala nam do siebie zadzwonić, a może daje szansę skorzystania z opcji czatu? Dobrze jest przeanalizować, czy wśród proponowanych rozwiązań komunikacyjnych są takie, z których lubimy korzystać. 

Zanim zdecydujemy się na ostateczny wybór, powinniśmy także dowiedzieć się, czy producent w ogóle jest responsywny i jak szybko reaguje na zapytania i zgłoszenia od klientów. Czy i jakie materiały szkoleniowe udostępnia – czy organizuje webinary dla użytkowników, dostarcza e-booki, instrukcje, szkolenia, centrum pomocy, FAQ itd. I w końcu – sprawdźmy, czy sam system jest przejrzysty i intuicyjny. Dzięki temu wszystkiemu łatwiej nam będzie w przyszłości pracować z rozwiązaniem i poznawać nowe jego wersje.

Zbadaj sprawę aktualizacji

No właśnie. Żadne rozwiązanie nie jest gotowe raz na zawsze. A już zwłaszcza to w modelu SaaS. Jedną z ważniejszych cech tej technologii jest to, że może być ona bardzo szybko aktualizowana i dostosowywana do zmiennych warunków biznesowych. Dojrzali i odpowiedzialni producenci dbają o bieżące aktualizacje – warto zatem sprawdzić, jak często się one odbywają. Co ważne, aktualizacje nie tylko dostarczają nowych modułów czy funkcjonalności, ale też naprawiają błędy. Wpływają więc na stabilne i wydajne działanie rozwiązania. 

Jaka powinna być częstotliwość update’ów? Pokażę na naszym przykładzie. W SaldeoSMART wypuszczamy aktualizacje bez względu na dzień tygodnia – usterki zawsze naprawiamy na bieżąco, a nowe funkcjonalności wprowadzamy średnio raz w miesiącu.

Nie zapominaj o API i RODO

Żaden system wspierający procesy biznesowe nie może działać w oderwaniu od innych aplikacji wykorzystywanych w firmie. Dlatego niezbędne jest zbadanie, czy i jakie API do komunikacji z innymi systemami udostępnia producent. Od tego zależy, czy bezproblemowo połączymy nowe rozwiązanie z tymi, które już funkcjonują w naszej firmie.

Warto zwrócić uwagę także na to, czy rozważane przez nas narzędzie spełnia normy związane z ochroną danych osobowych (RODO), czy te dane są przekazywane do innych krajów, jeśli tak – to do jakich (czy do państw Unii Europejskiej, czy innych).

Sprawdź opinie

Wiem, że nie da się przeprowadzić pełnej analizy rozwiązania, dopóki nie zacznie się z nim realnej i codziennej pracy. Można jednak jeszcze przed zakupem sprawdzić, jak z rozwiązaniem pracuje się tym, którzy są jego użytkownikami od dłuższego czasu. Ich spostrzeżenia i praktyczne wskazówki mogą być bardzo pomocne. 

Zachęcam zatem do poszukiwania opinii i do rozmów z użytkownikami rozważanego systemu. Choć oczywiście warto przy tym pamiętać, że firma, którą pytamy o opinię, może mieć inne potrzeby biznesowe i inaczej korzystać z systemu. 

A co jeśli wybór okaże się zły?

Jak długo byśmy się nie przyglądali, nie analizowali, nie sprawdzali, na ile randek byśmy nie poszli – ostatecznie może się okazać, że dokonaliśmy wyboru, który nie do końca się sprawdza. Moje doświadczenie pokazuje, że takie sytuacje zdarzają się jednak rzadko. Ale zdarzają się. Czasem okazuje się, że w systemie brakuje funkcjonalności, która kiedyś nie była potrzebna firmie, ale dziś jest kluczowa, a producent nie zamierza jej wprowadzać. Czasem firma się tak rozrasta, że po prostu potrzebuje bardziej rozbudowanego rozwiązania, które jest w stanie spełnić jej rosnące potrzeby. Czasem przedsiębiorstwo chce zautomatyzować zupełnie nową część swojego biznesu i nie jest w stanie tego zrobić przy pomocy obecnego systemu.

Zdarzają się też, choć naprawdę rzadko – skrajne przypadki niezadowolenia z poziomu dostępności rozwiązania czy jakości suportu.

Niezależnie od przyczyny – czasem firmy przechodzą na nowe narzędzie SaaS. W takiej sytuacji – przed wyborem kolejnego dostawcy – warto przeanalizować nie tylko wymienione wyżej zagadnienia, ale też kwestię danych. Co zrobimy z danymi, które są w obecnym systemie? Czy będziemy mieli do nich dostęp, czy możemy je pobrać do archiwum, przenieść? Dobrze jest szukać potencjalnego rozwiązania, mając w głowie także te potrzeby.

Czy SaaS jest dla wszystkich?

Z moich obserwacji wynika, że świat nie zastanawia się już, czy w ogóle przejść na SaaS. Takie rozwiązania są po prostu oczywiste. Nie da się zatrzymać ich rozwoju. W SaldeoSMART więcej uwagi poświęcamy dziś właśnie tej wersji platformy. Naszym zdaniem model SaaS może z powodzeniem funkcjonować w 99% przedsiębiorstw. Tylko w 1% firm ze względu na różne polityki bezpieczeństwa może być trudny lub niemożliwy do wdrożenia. 

Pytanie nie brzmi więc „czy”, a „kiedy” i „co” powinniśmy zastosować w firmach. Całe szczęście rynek oferuje dziś naprawdę wiele dojrzałych narzędzi chmurowych. Jest więc w czym wybierać. Sztuką jest tylko podjęcie odpowiednich decyzji. 

Biznes rzadko kieruje się emocjami. Trzymając się randkowej metafory, powiedziałbym, że nie lubi speed datingu, a decyduje się raczej na małżeństwa z rozsądku. I – co tu ukrywać – to się sprawdza. Naprawdę – jeśli tylko firma wybierze rozwiązanie SaaS, opierając się na dobrych kryteriach, może stworzyć stabilny i przynoszący korzyści związek z tą technologią. Czego zresztą wszystkim życzę.

Poznaj SaldeoSMART