Strategie cyfryzacji: Jak uczelnie wyższe mogą przygotować się na przyszłość – rozmowa z Michałem Ledzionem, Iron Mountain

W erze, w której technologia zyskuje na znaczeniu w każdym aspekcie naszego życia, edukacja nie pozostaje w tyle. Cyfryzacja w edukacji stała się nie tylko modnym hasłem, ale również kluczowym elementem, który ma potencjał zrewolucjonizować sposób, w jaki uczymy i uczymy się. Ale jak dokładnie ta transformacja wygląda w praktyce? Czy jest to tylko chwilowa moda, czy może trwała zmiana, która zdefiniuje przyszłość edukacji?

Aby odpowiedzieć na te i inne pytania, rozmawiamy z Michałem Ledzionem, Business Development Executive w Iron Mountain Polska, która wspiera uczelnie wyższe w Polsce w procesie digitalizacji. Michał dzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat roli technologii w edukacji, wyzwań i możliwości, jakie niesie ze sobą cyfryzacja, oraz jak uczelnie i instytucje edukacyjne mogą skorzystać na tej transformacji.

Klaudia Ciesielska, Brandsit: W okresie pandemii zauważalny był znaczący wzrost zainteresowania digitalizacją wśród firm i organizacji, w tym również uczelni wyższych. Czy po ustabilizowaniu się sytuacji związanej z pandemią tempo digitalizacji uczelni wyższych spowolniło?

Michał Ledzion, Iron Mountain: Owszem, można zauważyć pewne spowolnienie w tempie digitalizacji, zwłaszcza w kontekście uczelni wyższych. Jak słusznie zauważyłaś, pandemia znacząco przyspieszyła proces cyfryzacji, co było odpowiedzią na wyjątkowe wyzwania tamtego okresu. To jednak nie tylko reakcja na pandemię, ale również wynik zobowiązań prawnych, takich jak archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej czy papierowej, a także implementacja standardów dostępności, takich jak WCAG, w systemach edukacyjnych.

Krótko wyjaśnię, że standard WCAG to zestaw wytycznych rządowych, które określają, jak projektować strony internetowe i aplikacje, aby były dostępne również dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności, czy to sensorycznych, ruchowych czy intelektualnych.

Warto również wspomnieć o inicjatywach rządowych, takich jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Rzeczypospolitej Polskiej. Jest to program, który nie tylko zaleca, ale w niektórych przypadkach wręcz nakazuje instytucjom publicznym wdrażanie systemów zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej. Uczelnie wyższe również mogą z tego skorzystać.

Podsumowując, mimo pewnego spowolnienia, proces cyfryzacji nadal trwa i ewoluuje. Można nawet powiedzieć, że efekty działań podjętych w odpowiedzi na pandemię zaczynają teraz dawać owoce.

K.C.: Czyli regulacje prawne mają duży wpływ na tempo cyfryzacji uczelni…

M.L.: Zgadza się, regulacje prawne odgrywają kluczową rolę w tempie digitalizacji, ale to nie jedyny czynnik. Uczelnie wyższe są kierowane zarówno przez czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Na przykład, instytucje państwowe, w tym uniwersytety publiczne, są zobowiązane do stosowania określonych narzędzi i standardów, co wpływa na ich procesy cyfryzacji.

Jednak również sektor prywatny, w tym prywatne uczelnie wyższe, które coraz częściej są obecne na rynku edukacyjnym, nie są ograniczone tylko do narzędzi narzuconych przez regulacje. Mają one możliwość wyboru z szerokiej gamy dostępnych na rynku rozwiązań, które najlepiej odpowiadają ich specyficznym potrzebom.

W skrócie, uczelnie, niezależnie od tego, czy są publiczne czy prywatne, mają pewną elastyczność w wyborze narzędzi i technologii, które chcą wdrożyć, ale zawsze w kontekście obowiązujących regulacji prawnych.

K.C.: A jakie jeszcze są różnice między uczelniami publicznymi i niepublicznymi, jeżeli chodzi o cyfryzację?

M.L.: Kluczową różnicą jest sposób zarządzania dokumentacją i archiwami. Uczelnie publiczne, które podlegają pod regulacje państwowe, są zobowiązane do przestrzegania określonych procedur archiwizacyjnych. To dotyczy zarówno zarządzania umowami, jak i sposobu prowadzenia archiwum, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej.

Natomiast uczelnie prywatne mają większą swobodę w kształtowaniu własnych procedur. Mogą one, na przykład, tworzyć własne systemy zarządzania dokumentacją czy archiwami, co pozwala na bardziej elastyczne i dostosowane do potrzeb podejście. W praktyce oznacza to, że mogą one opracowywać własne, wewnętrzne projekty kancelaryjne i procedury obiegu dokumentów, co jest bardziej holistycznym podejściem w porównaniu z tym, co jest narzucone przez regulacje prawne.

K.C.: Które uczelnie są bardziej skłonne do digitalizacji – publiczne czy prywatne?

M.L.: Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i najlepiej odwołać się do badań. Z analiz przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne wynika, że zarówno uczelnie publiczne, jak i prywatne mają podobne podejście do zarządzania dokumentacją. W rzeczywistości, różnice są minimalne.

Według badania przeprowadzonego przez Wolters Kluwer w ubiegłym roku, około połowa uczelni nadal przechowuje swoją dokumentację w formie papierowej, w tradycyjnych segregatorach. Druga połowa zdecydowała się na wewnętrznie zbudowane repozytoria elektroniczne dla obiegu dokumentów. Tylko niewielki procent uczelni korzysta z rozwiązań dostarczonych przez zewnętrznych dostawców.

Można więc wywnioskować, że zarówno sektor publiczny, jak i prywatny są w podobnym stopniu zaangażowane w proces digitalizacji. Obecnie mamy do czynienia z zamkniętym ekosystemem, który dopiero zaczyna się otwierać na różne możliwości dostępne na rynku.

K.C.: Skoro jesteśmy już przy temacie danych, to porozmawiajmy o cyberbezpieczeństwie. Wymogi prawne to jedna strona medalu, a z drugiej strony są różnorodne potrzeby uczelni, takie jak e-learning, kwestie administracyjne i rosnąca liczba studentów każdego roku. Jak wobec tego uczelnie radzą sobie z kwestią cyberbezpieczeństwa danych?

M.L.: To rzeczywiście istotny aspekt. Opierając się na raportach zewnętrznych, na przykład firmy Sophos specjalizującej się w cyberbezpieczeństwie, uczelnie wyższe są jednym z sektorów najbardziej narażonych na cyberataki. W badaniu przeprowadzonym w 14 krajach europejskich, aż 80% uczelni doświadczyło ataków z użyciem oprogramowania ransomware. Co więcej, w połowie przypadków uczelnie decydowały się na zapłacenie okupu.

Przeprowadziliśmy również własne badanie wśród uczelni, z którymi współpracujemy. Wynika z niego, że większość z nich wdrożyła procedury zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem, zgłaszania ryzyk przez kierowników komórek oraz prowadzenia rejestru ryzyk. Niemniej jednak, cyberbezpieczeństwo pozostaje wyzwaniem.

Jako przykład mogę przytoczyć case study dotyczące Akademii Sztuki Wojennej w Polsce, która padła ofiarą ataku hakerskiego. Atak ten sparaliżował pracę uczelni i wyłączył wszystkie służbowe komputery, co miało miejsce tuż przed ważnym szczytem w Wilnie.

Z punktu widzenia studentów, którzy są de facto klientami uczelni, badanie przeprowadzone przez Salesforce pokazuje, że 81% studentów, którzy pozytywnie oceniają swoją uczelnię, deklaruje również pozytywne doświadczenia cyfrowe. To pokazuje, że z jednej strony mamy do czynienia z łatwym dostępem do zasobów online, a z drugiej strony z ryzykiem, że te bazy danych są podatne na ataki.

W kontekście gotowości uczelni do zapłacenia okupu za odzyskanie danych, sytuacja ta staje się jeszcze bardziej niepokojąca. To podkreśla znaczenie przestrzegania regulacji i dbałości o bezpieczeństwo danych.

„[…] aż 80% uczelni doświadczyło ataków z użyciem oprogramowania ransomware. Co więcej, w połowie przypadków uczelnie decydowały się na zapłacenie okupu.”

K.C.: Poza kwestiami wymogów prawnych i kwestiami cyberbezpieczeństwa, jakie jeszcze wyzwania stoją przed uczelniami wyższymi, jeżeli chodzi o cyfryzację?

M.L.: Jeśli mówimy o wyzwaniach w kontekście cyfryzacji uczelni wyższych, to na podstawie naszych obserwacji i różnych badań rynkowych, trzy główne kwestie wyłaniają się na pierwszy plan.

Po pierwsze – finanse. Budżet, którym dysponuje uczelnia, jest kluczowym czynnikiem wpływającym na tempo i zakres wdrażania nowych technologii. Niezależnie od tego, czy mówimy o sektorze publicznym czy prywatnym, uczelnie mogą korzystać z różnych form wsparcia finansowego, takich jak dotacje unijne czy projekty strategiczne. Przykładowo, program operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, który został wdrożony kilkanaście lat temu, teraz zaczyna przynosić efekty w postaci dostępnych funduszy na innowacje.

Po drugie – mentalność i przyzwyczajenia pracowników. Badanie przeprowadzone przez Wolters Kluwer wykazało, że aż 34% respondentów uważa zmianę mentalności i przyzwyczajeń za jedno z największych wyzwań. To dodatkowe obciążenie dla pracowników, zwłaszcza w kontekście adaptacji do nowych technologii.

Po trzecie – utrzymanie infrastruktury IT. Wprowadzenie nowych technologii wiąże się z koniecznością ich utrzymania, czy to na własnych serwerach uczelni, czy u zewnętrznego dostawcy. To generuje stałe koszty operacyjne i wymaga ścisłej współpracy z dostawcami technologii.

Podsumowując, główne wyzwania to kwestie finansowe, zmiana mentalności pracowników oraz utrzymanie i zarządzanie infrastrukturą IT. To trzy aspekty, na które uczelnie muszą zwrócić szczególną uwagę w procesie cyfryzacji.

„Główne wyzwania to kwestie finansowe, zmiana mentalności pracowników oraz utrzymanie i zarządzanie infrastrukturą IT.”

K.C.: Skoro już rozmawialiśmy o potencjalnych wyzwaniach i trudnościach związanych z cyfryzacją, może przejdźmy do korzyści, jakie uczelnie wyższe mogą z niej czerpać.

M.L.: Oczywiście, korzyści są liczne i znaczące. Na podstawie naszych obserwacji i analiz, zauważamy, że wiele uczelni, w tym również prestiżowe instytucje w Polsce, korzysta z zaawansowanych systemów zarządzania dokumentacją, zwanych EOD. Te systemy są szczególnie użyteczne w zarządzaniu dokumentacją prawną i administracyjną.

Przede wszystkim, takie systemy umożliwiają centralizację działań i efektywne zarządzanie całym cyklem życia umów, od etapu negocjacji przez akceptację aż do archiwizacji. Dzięki temu wielu użytkownikom można pracować na tym samym dokumencie bez zakłócania pracy innych, co znacząco przyspiesza procesy decyzyjne.

Kolejną korzyścią jest zgodność z regulacjami, czyli tzw. „compliance”. Systemy te są już wyposażone w mechanizmy zabezpieczające, takie jak szyfrowanie danych, co jest zgodne z wymogami w zakresie cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Nie trzeba więc od podstaw tworzyć strategii zabezpieczeń, ponieważ systemy te mają już wbudowane odpowiednie protokoły.

To wszystko nie tylko ułatwia pracę pracownikom uczelni, ale również wpływa na efektywność i szybkość reagowania w interakcjach z jednostkami zewnętrznymi, takimi jak dostawcy czy studenci, którzy są głównymi beneficjentami tych procesów.

W skrócie, korzyści płynące z cyfryzacji w kontekście zarządzania dokumentacją są wielowymiarowe i mają bezpośredni wpływ na efektywność, zgodność z regulacjami i jakość współpracy z różnymi interesariuszami.

„Korzyści płynące z cyfryzacji w kontekście zarządzania dokumentacją są wielowymiarowe i mają bezpośredni wpływ na efektywność, zgodność z regulacjami i jakość współpracy z różnymi interesariuszami.”

K.C.: Jakie są rekomendacje dla uczelni, które planują przejście na elektroniczny obieg dokumentów, i w jaki sposób partner, taki jak Iron Mountain, może wesprzeć ten proces?

M.L.: Przejście na elektroniczny obieg dokumentów to decyzja strategiczna, która wymaga starannego przygotowania na wielu poziomach organizacji. Pierwszym krokiem jest zazwyczaj zmiana mentalności pracowników i przygotowanie struktury organizacyjnej do nowych procesów.

Firmy i uczelnie, które decydują się na taki krok, zwykle są już świadome korzyści i wyzwań związanych z taką transformacją. Wdrażanie systemu do zarządzania dokumentami musi być dostosowane do specyfiki danej organizacji, a także do jej potrzeb i wymagań. Oferujemy na przykład skrojone na miarę oprogramowanie, które ułatwia zarządzanie dokumentacją i pozwala pracownikom skupić się na ich głównych zadaniach, zamiast na dodatkowych obowiązkach związanych z papierową dokumentacją.

Jednym z konkretnych przykładów jest możliwość przejścia na elektroniczną dokumentację kadrową, co jest zgodne z rozporządzeniem Ministerstwa Nauki i Edukacji od 2019 roku. Wcześniej, dokumentacja kadrowa musiała być przechowywana przez 50 lat w formie papierowej, ale teraz można ją przechowywać przez 10 lat w formie cyfrowej. To nie tylko ułatwia zarządzanie, ale również pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich w organizacji.

Warto również wspomnieć, że na takie przedsięwzięcia są dostępne subwencje z Unii Europejskiej, co dodatkowo ułatwia realizację projektów cyfryzacji.

Podsumowując, kluczowe aspekty to przygotowanie mentalne i organizacyjne, dostosowanie oprogramowania do potrzeb uczelni oraz wykorzystanie dostępnych środków finansowych, takich jak subwencje unijne. Wszystko to ma na celu nie tylko ułatwienie zarządzania dokumentacją, ale również wydobycie pełnego potencjału pracowników i całej organizacji.

K.C.: Jak cyfryzacja wspiera zrównoważony rozwój w kontekście szkolnictwa wyższego?

M.L.: Cyfryzacja w szkolnictwie wyższym ma znaczący wpływ na zrównoważony rozwój, zarówno z perspektywy ekologicznej, jak i społecznej. Na poziomie ekologicznym, redukcja użycia papieru i zastosowanie energii odnawialnej przez dostawców technologii przyczyniają się do zmniejszenia śladu węglowego. To jest zgodne z celami ESG, które są coraz bardziej istotne dla inwestorów i interesariuszy.

Nie można też zapomnieć o aspektach społecznych. Na przykład, Iron Mountain, będąc firmą amerykańską, podąża za standardami promującymi różnorodność i inkluzywność w miejscu pracy. To nie tylko wpływa na dobrostan psychiczny pracowników, ale również na efektywność i innowacyjność organizacji.

Warto również podkreślić, że raporty ESG są coraz częściej poddawane zewnętrznym audytom. Dlatego inwestorzy korzystają z analiz kilku renomowanych doradców, aby upewnić się co do wiarygodności danych. Jeżeli raporty są spójne, firma zyskuje na rynku jako zaufany partner, co jest kluczowe dla długoterminowego, zrównoważonego rozwoju.

W skrócie, cyfryzacja w szkolnictwie wyższym wspiera zrównoważony rozwój przez redukcję negatywnego wpływu na środowisko i promowanie społecznej odpowiedzialności. Dostawcy technologii, którzy są zgodni z celami ESG, mogą być wartościowymi partnerami dla uczelni, które również dążą do realizacji tych celów.

„Cyfryzacja w szkolnictwie wyższym wspiera zrównoważony rozwój przez redukcję negatywnego wpływu na środowisko i promowanie społecznej odpowiedzialności.”

K.C.: Rozwińmy kwestię aspektów społecznych – jak cyfryzacja może wpłynąć na równość szans w kontekście uczelni wyższych?

M.L.: Cyfryzacja ma potencjał do znaczącego wpływu na równość szans w szkolnictwie wyższym, zwłaszcza w kontekście dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Wytyczne takie jak WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) służą jako ramy dla uczelni, aby wdrażać technologie, które są bardziej dostępne i użyteczne dla wszystkich.

Na przykład, nowoczesne strony internetowe uczelni mogą oferować funkcje takie jak syntezator mowy, który konwertuje tekst na mowę, czy opcje powiększenia tekstu dla osób ze słabym wzrokiem. To są tylko przykłady, ale pokazują, jak technologia może być używana, aby uczynić edukację bardziej dostępną.

Tego rodzaju udogodnienia nie tylko pomagają osobom z niepełnosprawnościami w codziennym funkcjonowaniu, ale również wpływają pozytywnie na ich dobrostan psychiczny. Czują się one bardziej komfortowo i akceptowane w środowisku akademickim, co z kolei wpływa na ich postrzeganie i relacje z uczelnią oraz z instytucjami rządowymi.

W naszej obserwacji, trend w kierunku większej dostępności i równości szans jest bardzo pozytywny. Popieramy i zachęcamy do wdrażania jak najwięcej takich rozwiązań, które uczynią szkolnictwo wyższe dostępnym dla wszystkich.

K.C.: W jaki jeszcze sposób Iron Mountain wspiera uczelnie w procesie cyfryzacji?

M.L.: Przede wszystkim zachęcamy uczelnie do otwartej komunikacji i analizy ich obecnych procesów. Rozumiemy, że zmiana, zwłaszcza tak znacząca jak cyfryzacja, może budzić obawy i wymagać dostosowania się do nowych warunków. Nasze doświadczenie jednak pokazuje, że korzyści wynikające z przejścia na cyfrowe rozwiązania są znaczące i wpływają pozytywnie na satysfakcję pracowników oraz jakość ich pracy.

Wierzymy, że otwarta komunikacja pomiędzy uczelniami a dostawcami technologii, takimi jak my, jest kluczowa. Dzięki temu możemy wspólnie zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnienia, i zastosować najbardziej efektywne rozwiązania. Naszym celem jest nie tylko wprowadzenie nowych technologii, ale również zrozumienie specyfiki i potrzeb każdej uczelni, aby wdrożenia były jak najbardziej efektywne.

Tak więc, nasza rola nie kończy się na dostarczeniu technologii; jesteśmy partnerem, który aktywnie uczestniczy w procesie transformacji, pomagając uczelniom osiągnąć najwyższy poziom efektywności i satysfakcji.

„Uczelnie, które zainwestują w technologie i cyfryzację, będą lepiej przygotowane na różne ewentualności, […] Dlatego uważam, że digitalizacja będzie kontynuować swoją rosnącą rolę w edukacji, przynosząc korzyści zarówno dla pracowników uczelni, jak i dla całego systemu edukacyjnego.”

K.C.: Jakie są Twoje przewidywania dotyczące roli digitalizacji w edukacji w najbliższych latach?

M.L.: Obserwujemy, że uczelnie coraz bardziej angażują się w proces cyfryzacji. Już teraz wiele z nich zdecydowało się na przeniesienie zarządzania dokumentacją do sfery cyfrowej, co jest pierwszym krokiem w długotrwałej transformacji. W szczególności, dokumentacja prawna jest już w dużej mierze cyfrowa, a kolejne działy są w trakcie wdrażania podobnych rozwiązań.

Zauważamy również, że uczelnie są coraz bardziej otwarte na konsultacje i współpracę w celu usprawnienia swoich procesów. To świadczy o pozytywnej dynamice i chęci do dalszego rozwoju. Warto też podkreślić, że pandemia COVID-19 była swoistym katalizatorem. Choć początkowo skupiono się na pilnych rozwiązaniach, teraz, gdy sytuacja jest bardziej stabilna, widzimy znaczący postęp i gotowość do długofalowej współpracy.

W mojej opinii, przyszłość jest bardzo obiecująca. Uczelnie, które zainwestują w technologie i cyfryzację, będą lepiej przygotowane na różne ewentualności, w tym na prace w modelu hybrydowym, który stał się dla nas nową rzeczywistością a także są lepiej przygotowane na zarządzanie kryzysowe. Dlatego uważam, że digitalizacja będzie kontynuować swoją rosnącą rolę w edukacji, przynosząc korzyści zarówno dla pracowników uczelni, jak i dla całego systemu edukacyjnego.

K.C.: Dziękuję za rozmowę.