Dług technologiczny staje się jednym z najważniejszych wyzwań dla przedsiębiorstw. Jak zarządzać tym niewidzialnym, ale krytycznym aspektem biznesu? Jakie są najczęstsze błędy, które organizacje popełniają, prowadząc do wzrostu długu technologicznego? I jakie są najlepsze praktyki w zarządzaniu wydatkami i planowaniu inwestycji IT, zwłaszcza w sektorze tak zmiennym jak budownictwo?

W rozmowie z Remigiuszem Pyszką, Krajowym Liderem MTWO w SoftwareOne, zagłębiamy się w te i inne kwestie. Rozmowa ta nie tylko rzuca światło na mechanizmy i wyzwania związane z długiem technologicznym, ale również oferuje praktyczne wskazówki i rozwiązania, które mogą pomóc firmom w efektywnym zarządzaniu swoją infrastrukturą IT.

Klaudia Ciesielska, Brandsit: Jakie są główne wyzwania związane z niwelowaniem długu technologicznego?

Remigiusz Pyszka, SoftwareOne:
Dług technologiczny to sprytne i chwytliwe określenie. W branży, którą reprezentuje mój zespół, czyli w budownictwie, spotykamy się z tym zagadnieniem bardzo często. Organizacje na czele zmian wprowadzając nowe technologie, dokonują również zmian w zakresie administracji danych czy przepływu procesów. Zmieniając podejście do technologii, wprowadzają innowacyjne stanowiska pracy, które umożliwiają pełną automatyzację procesów. Dzięki temu niwelują dług technologiczny w sposób najbardziej efektywny.

„W procesie weryfikacji zawsze odkrywamy nowe obszary, które możemy wesprzeć w bardziej innowacyjny sposób.”

Praca w trybie, który można nazwać laboratoryjnym, , daje możliwość lepszej kontroli procesów i zwinne przejście na aplikacje chmurowe oraz zintegrowane platformy. W tradycyjnym budownictwie transformacja odbywa się dwustopniowo. Często zdarza się, że firmy próbują zastąpić jedno narzędzie drugim, bez wcześniejszego określenia długofalowego celu i strategii. To błędne podejście, bo transformacja cyfrowa to proces ciągły, nieskończony. Osiągając spodziewany  efekt, planujemy kolejną optymalizację tego, co już dokonaliśmy. W procesie weryfikacji zawsze odkrywamy nowe obszary, które możemy wesprzeć w bardziej innowacyjny sposób. I o tym rozmawiamy z dyrektorami IT, z którymi się spotykamy.

K.C.: Jakie są najczęstsze błędy, które organizacje popełniają, prowadząc do wzrostu długu technologicznego?

R.P.: Problem, przed którym najczęściej staje każdy menedżer IT to wdrożenie działań, których wynikiem będzie albo szybkie zwiększenie marży albo długofalowa strategia wzrostu. 

Firmy często reagują na bieżące wydarzenia: kryzys, inflację, brak pracowników, starzejącą się kadrę czy rosnącą konkurencję, nie skupiając się na długofalowym planowaniu w zakresie cyfryzacji.

Zamiast przemyślanej analizy i konsultacji z ekspertami, firmy podejmują pochopne decyzje. Na przykład, inwestują w nowe rozproszone aplikacje bez głębokiej analizy realnych potrzeb i celów. Takie działanie jest ryzykowne i niekoniecznie przynosi oczekiwane efekty.

„Zamiast przemyślanej analizy i konsultacji z ekspertami, firmy podejmują pochopne decyzje.”

W branży budowlanej, gdzie obecnie dużo mówi się o „bliźniaku cyfrowym”, kluczowe jest przemyślane i długofalowe planowanie. Kluczem jest przeniesienie ciężaru właśnie na planowanie. Udana realizacja projektów w znaczącym stopniu jest konsekwencją dobrze zaplanowanych działań i scenariuszy alternatywnych. Dlatego najpierw trzeba zidentyfikować luki w organizacji i cele, które chcemy osiągnąć. Następnie, krok po kroku, wprowadzać zmiany, zwracając uwagę na to, aby nie destabilizować działań komercyjnych firmy.

Nie każda organizacja ma budżet na radykalne zmiany, ani nie jest w stanie ich szybko zaadaptować. Zarządzanie zmianą to wyzwanie i rządzi się restrykcyjnymi zasadami. Dlatego podejście do niwelowania długu technologicznego musi być ostrożne i przemyślane. Należy to robić stopniowo, w oparciu o firmy konsultingowe specjalizujące się w tej dziedzinie, takie jak na przykład SoftwareOne. To jest jak chodzenie po cienkim lodzie. Niemniej z odpowiednim podejściem do planowania i wsparciem, można to zrobić skutecznie. 

„Nie każda organizacja ma budżet na radykalne zmiany, ani nie jest w stanie ich szybko zaadaptować.”

K.C.: Czyli głównym problemem i przyczyną powstawania długu technologicznego jest to, że firmy podejmują działania ad hoc, zamiast planować rozwój i strategię cyfryzacji z odpowiednim wyprzedzeniem i planem?

R.P.: Tak, zgadza się. Dług technologiczny to efekt narastający. Dynamika zmian, takich jak na przykład pandemia, spowodowały, że firmy zmieniły swoje podejście, otworzyły się na innowacje i zainicjowały wprowadzanie zmian.. Obserwujemy równieżpogłębiający się problem starzejącej się kadry. Firmy tracą zaufanych i wysoce wykwalifikowanych specjalistów. Ci specjaliści są nośnikami tego, co nazywamy „wiedzą plemienną”, czyli wiedzą przekazywaną nieformalnie i zdobywaną przez lata. Bez odpowiednich narzędzi gromadzenia i zarządzania tą wiedzą, tracimy ją bezpowrotnie.

Badania pokazują, że mimo posiadanych procedur alokacji dokumentacji, b w dalszym ciągu tracimy średnio 13% czasu na poszukiwanie informacji projektowych. Jeżeli nie mamy narzędzi, które ułatwią nam dostęp do tych informacji, to jest to czas stracony. Dodatkowo każda ingerencja w dane, która nie jest odpowiednio kontrolowana, może spowodować ich deformację, a to ma wpływ na nasze decyzji i ich wynik.

To pokazuje, jak ważne jest wprowadzenie nowych technologii i przeniesienie się z rozwiązań rozproszonych, miejscowych, na chmurę, aby zminimalizować koszty i zwiększyć efektywność działań. Ale to musi być zrobione w sposób przemyślany. Jeżeli będziemy interpretować dane subiektywnie i przekazywać je dalej, to informacja ulegnie zniekształceniu. Dlatego też, wprowadzanie nowych technologii i strategii cyfryzacji musi być dobrze zaplanowane i przemyślane.

K.C.: Dlaczego usługi chmurowe są popularnym rozwiązaniem do zarządzania długiem technologicznym w Polsce?

R.P.: To jest globalny trend, nie tylko w Polsce. Chmura pozwala na wydzielenie kosztów i odpowiedzialności na zewnętrz , które wcześniej były w zakresie organizacji. Jeżeli myślimy o zakupie serwerów, to nie mówimy o prostych komputerach, ale o skomplikowanych urządzeniach z zaawansowanymi parametrami.

Ilość wymienianych danych rośnie w sposób lawinowy, i to nie jest coś, co możemy kontrolować. 

Tym samym koszty utrzymania serwerów lokalnych są ogromne, zwłaszcza że technologia starzeje się coraz szybciej. Kiedyś na nowości czekaliśmy kilka lat, teraz co roku wychodzi coś nowego. Sprzęt, który zakupię teraz jako szef IT, za pięć lat będzie przestarzały i niewydajny. Takie są realia..

Dlatego przechodzimy na chmurę. Jest ona elastyczna i coraz bardziej dostępna. Centra danych są budowane w różnych krajach, w tym w Polsce, co skraca czas reakcji i obniża koszty. Oczywiście, rosnące ceny energii mogą wpłynąć na koszty chmury,. Niemiej i tak jest to bardziej opłacalne rozwiązanie.

K.C.: Wielu dostawców usług chmurowych zapowiedziało podwyżki cen lub już te podwyżki wprowadziło, np. ostatnio IBM zapowiedział, że podniesie ceny usług chmurowych o kilkanaście i nawet kilkadziesiąt procent.  Gdy firmy migrują do chmury, są uzależnione od dostawcy, który w dowolnym momencie może zmienić cennik, tym samym koszty firm w chmurze wzrastają. Czy, mimo to, chmura wciąż się opłaca?

R.P.: Oczywiście, w dalszym ciągu mówimy  o outsourcowaniu zasobów, które musielibyśmy  zgromadzić firmie. Wzrost cen usług chmurowych jest częścią globalnej tendencji, związanej z rosnącymi kosztami materiałów i energii. Gdybyśmy zdecydowali się na utrzymanie własnej infrastruktury, również spotkalibyśmy się z podwyżkami cen serwerów i energii, którą te serwery zużywają.

Dodatkowo, musielibyśmy utrzymać specjalistyczne pomieszczenia z systemami zabezpieczania i chłodzenia, co również generuje koszty. Nie zapominajmy też o specjalistach, którzy muszą zarządzać tą infrastrukturą i którzy również oczekują wynagrodzenia.

W kontekście chmury mamy do czynienia z elastycznością i możliwością szybkiego dostosowania usług. Firmy takie jak Microsoft czy AWS oferują architektury chmurowe, na których można budować różnorodne rozwiązania. To trochę jak z telefonami komórkowymi po wprowadzeniu iPhone’a przez Steve’a Jobsa. Zmieniło to podejście do technologii; nie dostosowujemy już usług do możliwości serwera, ale budujemy skomplikowane rozwiązania na ustandaryzowanej architekturze chmurowej.

Chmura oferuje również gwarancje bezpieczeństwa i automatyzację procesu archiwizacji danych, co jest dodatkowym atutem. W firmie z lokalnymi serwerami również musielibyśmy zainwestować w backup, co generuje dodatkowe koszty.

„Mimo pewnych wyzwań i zagrożeń, chmura wciąż jest opłacalnym rozwiązaniem, szczególnie w kontekście rosnących kosztów i potrzeb technologicznych.”

Podsumowując, mimo pewnych wyzwań i zagrożeń, chmura wciąż jest opłacalnym rozwiązaniem, szczególnie w kontekście rosnących kosztów i potrzeb technologicznych.

K.C.: Badanie SoftwareOne wskazuje, że 93% CIO spodziewa się wzrostu budżetu IT, a według Gartnera, budżety te wzrosną w 2023 roku o 4,3% w porównaniu z 2022 rokiem. Ale to są dane nominalne; realnie budżety będą niższe, biorąc pod uwagę inflację na poziomie około 6% i podwyżki cen przez dostawców IT.

R.P.: Spodziewane wzrosty budżetów IT będą faktycznie wyższe niż prognozowana inflacja. W naszym raporcie również podkreślamy, że te wzrosty będą na poziomie powyżej 6,6%. Czyli, mimo oczekiwanej inflacji i podwyżek cen przez dostawców, firmy planują zwiększyć inwestycje w IT.

„Spodziewane wzrosty budżetów IT będą faktycznie wyższe niż prognozowana inflacja. W naszym raporcie również podkreślamy, że te wzrosty będą na poziomie powyżej 6,6%.”

K.C.: W obliczu rosnących wydatków na IT, CIO stają przed dylematem. Firma zwiększa inwestycje w technologię, co podnosi oczekiwania, ale jednocześnie podwyżka nie jest na tyle duża, aby wprowadzić szeroko zakrojone zmiany. Jak CIO mogą sobie z tym poradzić?

R.P.: Najpierw musimy zdefiniować cele, które chcemy osiągnąć, a następnie dobrać odpowiednie rozwiązania i technologie. Jeżeli zaczniemy od innowacji bez konkretnego planu, to z pewnością przekroczymy budżet.

Warto również zwrócić uwagę na analizę zwrotu z inwestycji (ROI). Ta analiza pomoże nam zrozumieć, jakie realne korzyści przyniesie nam inwestycja w dane rozwiązanie. Oczywiście, sama analiza ROI nie jest wystarczająca do podjęcia długofalowych decyzji, ale stanowi dobry punkt odniesienia.

Jeżeli spojrzymy na to z perspektywy zrównoważonego rozwoju, to również możemy znaleźć korzyści. Na przykład, jeżeli firma chce zredukować swoją emisyjność, przejście na chmurę może być jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu, dzięki mniejszemu zużyciu energii.

„Zrównoważony rozwój to nie tylko emisyjność, ale też podchodzenie do pracownika, dawanie mu pewnej swobody działania i wyboru miejsca wykonywanej pracy.”

Zrównoważony rozwój to nie tylko emisyjność, ale też podchodzenie do pracownika, dawanie mu pewnej swobody działania i wyboru miejsca wykonywanej pracy. 

Zarządzanie środowiskiem IT w sposób zrównoważony i efektywny wymaga szerokiego spojrzenia na różne aspekty – od finansowych po środowiskowe i społeczne. To również oznacza umiejętne zarządzanie i inwestowanie w nowoczesne rozwiązania, a także elastyczność w zarządzaniu zasobami i stanowiskami.

K.C.: 31% liderów uważa, że nie osiągają optymalnych wyników z technologii chmurowych. Czy jest to problem strategii inwestowania w IT, czy może bardziej kwestia migracji do chmury?

R.P.: Myślę, że jedną z głównych przyczyn jest sposób procesowania migracji i brak jasno zdefiniowanych celów. Jeżeli nie zdefiniujemy dokładnie, co chcemy osiągnąć i nie zbadamy odpowiednio środowiska, z którego migrujemy, to trudno oczekiwać wymiernych korzyści. Zalecane jest aby przed wprowadzeniem zmian firma zwróciła się o pomoc do specjalistów.

Nie każda firma ma kompetencje do samodzielnego przeprowadzenia migracji do chmury. Dlatego nie należy oszczędzać na doradztwie i korzystać z doświadczenia firm specjalizujących się w optymalizacji i migracjach chmurowych.

Samouczki dostępne online nie zastąpią praktycznej wiedzy i doświadczenia zdobywanego w trakcie realizacji projektów. Każdy klient to unikatowy zestaw wyzwań i problemów, które mogą się pojawić podczas migracji. 

„Sukces w migracji do chmury zależy od wielu czynników, w tym od właściwego planowania, ekspertyzy i indywidualnego podejścia do potrzeb firmy.”

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które w sposób predefiniowany będzie pasować do każdej firmy. Dlatego rozwiązania chmurowe muszą być dostosowane do specyfiki i realiów danego przedsiębiorstwa.

W skrócie, sukces w migracji do chmury zależy od wielu czynników, w tym od właściwego planowania, ekspertyzy i indywidualnego podejścia do potrzeb firmy.

K.C.: Czyli w taki sposób w SoftwareOne wspieracie migrację do chmury?

R.P.: Pierwszym etapem jest szczegółowa analiza sytuacji w firmie klienta. Skupiamy się zarówno na analizie biznesowej, jak i na identyfikacji konkretnych problemów, które mogą wpłynąć na przyszłe procesy migracji.

Następnie doradzamy, jak najefektywniej przeprowadzić migrację, jakie kroki są niezbędne, aby adopcja nowego rozwiązania była jak najbardziej skuteczna. Definiujemy również alternatywne ścieżki realizacji, czas oraz przypisujemy zakresy odpowiedzialności. 

Staramy się „mierzyć siły na zamiary”. Oznacza to, że zawsze bierzemy pod uwagę realne możliwości i zasoby firmy z jaką współpracujemy, aby zapewnić, że plan migracji jest realny i osiągalny. Nie ma sensu ukrywać, że każdy proces migracji jest wyjątkowy i wymaga indywidualnego podejścia.

K.C.: Wbrew pozorom, mimo że chmura i IT to bardzo ścisłe dziedziny, to w przypadku implementacji rozwiązania w przedsiębiorstwie wiele zależy od podejścia, doświadczenia, czyli bardziej miękkich kompetencji…

R.P.: Zgadza się, wszystko zaczyna się od właściwej oceny sytuacji oraz od dostosowania narzędzi tempa zmian. Tempo zmian jest tu kluczowe, podobnie jak w muzyce. Jeżeli mamy do opanowania trudny utwór, mamy dwie opcje. Możemy próbować nauczyć się go w całości, co jest trudne i czasochłonne, a także zwiększa ryzyko poniesienia porażki takiej adopcji. Alternatywnie, możemy podzielić utwór na mniejsze części i skupić się na nich pojedynczo, zwłaszcza na tych, które są dla nas największym wyzwaniem. To pozwala na głębsze zrozumienie i opanowanie materiału. W ten sposób, możemy bardziej skupić się na problematycznych fragmentach i doskonalić je aż do perfekcji.

„Wszystko zaczyna się od właściwej oceny sytuacji oraz od dostosowania narzędzi tempa zmian. Tempo zmian jest tu kluczowe, podobnie jak w muzyce.”

Podobnie jak w muzyce, w kontekście IT, obowiązują podobne zasady. Stopniowe wprowadzanie zmian, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i wyzwań, jest kluczem do sukcesu.

K.C.: Jakie są korzyści i ryzyka związane z podejściem opartym na analizie danych?

R.P.: Korzyści z analizy danych są znaczące. Przede wszystkim, opieramy się na informacjach, które są powtarzalne i odzwierciedlają rzeczywistość. Dzięki temu możemy zyskać nieskończoną ilość korzyści, zarówno na poziomie koordynacji, jak i komunikacji. Komunikacja jest kluczowa w procesach i wymianie informacji, a jej poprawa może znacząco zminimalizować błędy w danych i podejmowanych decyzjach.

Jeżeli zbudujemy właściwą infrastrukturę weryfikacji danych, możemy osiągnąć sukces i realistyczne wyniki. Dzięki cyfryzacji i transformacji procesów, zyskujemy na efektywności, ponieważ nie musimy ręcznie przepisywać wyników; korzystamy z danych, które zostały już wprowadzone i zweryfikowane przez innych.

„Jeżeli nie zorganizujemy odpowiednio procesu dokumentowania i weryfikacji danych, możemy znaleźć się w sytuacji, gdzie podejmowane są właściwe decyzje, ale oparte na błędnych danych, co w efekcie prowadzi do nieodpowiednich wyników.”

Oczywiście istnieje również ryzyko, że jeżeli wprowadzimy błędne dane, wyniki naszych analiz również będą błędne. To jest kluczowy punkt, na który zwracam szczególną uwagę w czasie implementacji rozwiązań. Jeżeli nie zorganizujemy odpowiednio procesu dokumentowania i weryfikacji danych, możemy znaleźć się w sytuacji, gdzie podejmowane są właściwe decyzje, ale oparte na błędnych danych, co w efekcie prowadzi do nieodpowiednich wyników.

K.C.: O ile działalność firm jest w pewien sposób przewidywalna, jeśli chodzi o ich sposób działania, o tyle ciężko im przewidzieć czynniki, takie tak zmiany w prawie, które pojawiają się nagle i mają określony termin, od którego zaczynają obowiązywać. Jak zarządzanie wydatkami i planowanie inwestycji IT wygląda w budownictwie, gdzie działalność jest podatna na różne czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany w uwarunkowaniach prawnych?

R.P.: Sektor budowlany jest w rzeczywistości jednym z najbardziej złożonych i najmniej przewidywalnych, jeśli chodzi o transformację cyfrową. Wbrew pozorom, nie jest to proces prosty. Metodologia BIM (Building Information Modeling) jest jedną ze składowych, które mogą pomóc w zarządzaniu tymi złożonymi procesami. Jest to metodologia, która od lat jest promowana na świecie, ale w Polsce jej pełne wdrożenie jest wciąż odległe.

W praktyce, firmy budowlane często korzystają z technologii tylko fragmentarycznie. Dzieje się tak, ponieważ nie zawsze mają pełną świadomość tego, co jest dostępne na rynku. Nasza platforma oferuje kompleksowe rozwiązania, które mogą zaspokoić potrzeby większości firm budowlanych. W szczególności symulacja 5D BIM (połączenie modelu z harmonogramem i kosztami).

Widzimy, że kiedy prezentujemy nasze kompleksowe rozwiązania, wzbudzają one duże zainteresowanie. Firmy budowlane potrzebują standardu, który uwzględni wszystkie aspekty ich działalności, od zarządzania kosztami po koordynację i komunikację w ramach projektu.

K.C.: Dziękuję za rozmowę.

Remigiusz Pyszka – Krajowy Lider MTWO, SoftwareOne. Absolwent MBA, CIM, Project Managementu oraz Automatyki i Aparatury Kontrolno-Pomiarowej. Pasjonat i promotor nowych technologii, w tym transformacji cyfrowej z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu rozwojem rynku produktów specjalistycznych. Obecnie wspiera firmy w tematyce transformacji cyfrowej, rozwiązań w chmurze, zarządzaniu danymi oraz zarządzaniu zmianą.