Sektor MŚP w ostatnim czasie cyfryzuje się całkiem sprawnie. Szczególnie w obszarze zarządzania danymi, polskie firmy dostrzegają korzyści płynące z ich przetwarzania i w coraz większym stopniu implementują rozwiązania technologiczne, które nie tylko ułatwiają zarządzanie, ale także pozwalają osiągać realne korzyści biznesowe, niemożliwe do osiągnięcia bez wsparcia technologii. Proces cyfryzacji zdecydowanie przyspieszyła pandemia, która przełamała barierę sposobu myślenia o rozwiązaniach technologicznych wśród osób zarządzajacych MŚP. Co szczególnie istotne dla branży IT, ograniczenia kadrowe i finansowe MŚP w wielu przypadkach wykluczają możliwość ich skokowej cyfryzacji. Zamiast tego, przedsiębiorstwa skupiają się na metodzie małych kroków i rozważnie, ale konsekwentnie inwestują w nowe rozwiązania, na co zwrócił uwagę Jan Kubalski, Business Development Manager w Iron Mountain.

Klaudia Ciesielska, BrandsIT: Według badania zrealizowanego przez EY, niska jakość danych kosztuje organizacje średnio 12,9 miliona dolarów rocznie. Co, poza aspektem kosztowym, przemawia za inwestycją w efektywne zarządzanie informacjami, m.in. w sektorze MŚP?

Jan Kubalski, Iron Mountain: Na wstępie warto zaznaczyć, że inwestycja w cyfrowe rozwiązania umożliwiające efektywne zarządzanie danymi była w wielu przypadkach podyktowana niespodziewanym nadejściem nowych okoliczności biznesowych. W okresie pandemii mnóstwo organizacji sięgnęło po nowoczesne technologie przede wszystkim po to, aby doraźnie utrzymać ciągłość funkcjonowania w obliczu przymusowych lockdownów, a nie bezpośrednio w celu poprawy wyników czy perspektywy długofalowych korzyści. Oczywiście, świadomość biznesu, szczególnie wśród przedstawicieli sektora MŚP, stopniowo rozkwitała i dziś mało kto uważa, że skalowanie działalności bez digitalizacji jest realne.

„(..) dziś mało kto uważa, że skalowanie działalności bez digitalizacji jest realne.”

Przytaczając wyniki badań Connected Commerce Council, dostrzegamy, że technologiczna dojrzałość sektora MŚP w czasie pandemii zapewniała m.in. lepsze wyniki finansowe i operacyjne, wpływając jednocześnie na większą skuteczność procesów rekrutacyjnych i zaangażowanie klientów. Jednak w mojej opinii, kluczowa dla rozwoju technologicznego polskich firm nie jest wizja potencjalnych korzyści samych w sobie, a wypracowanie świadomości tego, że innowacje mogą zagospodarować niemal wszystkie obszary funkcjonowania biznesu i zaadresować najważniejsze potrzeby. W przypadku narzędzi do zarządzania danymi cyfrowymi i papierową dokumentacją możemy liczyć m.in. na większą produktywność pracowników, którzy mogą skoncentrować się na strategicznych zadaniach, większą efektywność w ramach pracy zdalnej, gwarancję zachowania zgodności z przepisami, bezpieczeństwo danych itp. Digitalizacja pozwala rozwiązać problemy, które pojawiają się w codziennej działalności, więc kwestia motywacji przedsiębiorstw zależy w głównej mierze od największych potrzeb na danym etapie cyfrowej transformacji.

BrandsIT: Jak Pan sądzi, jakie są najczęstsze błędy popełniane przez firmy w zakresie zarządzania danymi? Jak się ustrzec przed ich popełnianiem?

J.K.: Jestem przekonany, że potencjalnie największe konsekwencje niesie za sobą bagatelizowanie kwestii bezpieczeństwa informacji. Incydenty naruszenia danych narażają organizację na utratę reputacji, której w przypadku poważnych okoliczności często nie da się odzyskać, a także dotkliwe kary finansowe. Wprawdzie technologia znacząco usprawnia efektywne zarządzanie danymi, jednak nie przyniesie ona w pełni pożądanych efektów bez wypracowania odpowiedniej kultury organizacyjnej. Jako Iron Mountain zrealizowaliśmy w 2021 r. badanie, z którego jasno wynika, że pracownicy wciąż nieświadomie podejmują wiele działań znacząco zwiększających ryzyko naruszenia danych. Chodzi m.in. o zapisywanie haseł na kartkach w pobliżu komputera (18%), nieblokowanie laptopa podczas nieobecności przy biurku (27%) oraz stosowanie tego samego hasła do wielu kont (34%). Problem stał się jeszcze poważniejszy w obliczu rosnącej popularności pracy zdalnej, kiedy to na większą skalę zaczęto używać sprzętu firmowego do celów prywatnych, fotografować dokumentację i korzystać z cyfrowych rozwiązań bez wystarczającej wiedzy w zakresie bezpieczeństwa. Właśnie dlatego fundament zdefiniowanej na nowo strategii zarządzania informacją stanowi należyta dbałość o bezpieczeństwo danych, kontrola dostępu, a także kształtowanie odpowiednich postaw wśród pracowników. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za losy dokumentacji, które mają wiedzę na temat tego, jak długo trzeba ją przechowywać, a także jak i kiedy można ją bezpiecznie zutylizować, przyczyni się również do uwolnienia przestrzeni biurowej. W przypadku wielu polskich firm, zalegające dokumenty wciąż zajmują znaczną część cennej powierzchni w biurach. Według naszych analiz, biznes może pozbyć się nawet 250 m3 zalegających zasobów dzięki zewnętrznemu przechowywaniu, archiwizacji, digitalizacji lub bezpiecznej utylizacji.

BrandsIT: Jak ocenia Pan poziom cyfryzacji firm z sektora MŚP w Polsce?

J.K.: Z mojego doświadczenia wynika, że świadomość technologiczna małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce jest dziś stosunkowo wysoka. Warto jednak wspomnieć, jak długą drogę przeszedł ten sektor od początku pandemii. Jeszcze przed dwoma laty naprawdę niewielu reprezentantów MŚP decydowało się dobrowolnie na cyfryzację jakichkolwiek zasobów lub procesów, a dziś stanowią oni blisko 65% wszystkich klientów Iron Mountain. Obserwujemy przy tym tendencję do stopniowej implementacji kolejnych rozwiązań. Wynika to w głównej mierze z ograniczonych zasobów finansowych czy też kapitału ludzkiego, a w mniejszym stopniu z obaw wobec outsourcingu. Cyfrowa transformacja zrealizowana kompleksowo to złożony i czasochłonny proces, który okazuje się bardzo angażujący, zarówno finansowo, jak i kadrowo. Organizacje należące do MŚP stawiają w większości na konsekwencję. Blisko 90% w pierwszej kolejności koncentruje się na archiwizacji dokumentacji papierowej, w szczególności teczek kadrowych, a dopiero później na kolejnych etapach m.in. na optymalizacji workflow czy też wycinkowej digitalizacji procesów. Uważam, że korzystanie z metody małych kroków i racjonalność w obszarze inwestycji w innowacje są przejawem dojrzałości technologicznej sektora.

„Korzystanie z metody małych kroków i racjonalność w obszarze inwestycji w innowacje są przejawem dojrzałości technologicznej sektora.”

BrandsIT: Jakie czynniki, Pana zdaniem, najsilniej wpływają na rozwój rynku zarządzania danymi w Polsce?

J.K.: Z pewnością ogromny wpływ na tempo cyfrowej transformacji miała pandemia, która unaoczniła konieczność posiadania mobilnego, nieograniczonego i bezproblemowego dostępu do wszelkich zasobów firmowych z dowolnego miejsca na świecie. Była ona jednocześnie największym motorem napędowym postępu technologicznego w biznesie od wielu lat. Gdy na rynku zaistniała potrzeba implementacji rozwiązań umożliwiających efektywną pracę zdalną, firmy wdrażały je na szeroką skalę, czym niezwykle często stawiały pierwszy krok na ścieżce cyfryzacji. Wraz ze stopniowo rosnącą świadomością i coraz większym zaufaniem do innowacyjnych technologii organizacje kontynuują rozwój w tym kierunku.

Wartość globalnego rynku zarządzania danymi korporacyjnymi sięga dziś już blisko 93 mld dolarów. Szacuje się przy tym, że do 2030 r. przekroczy ona granicę 260 mld dolarów. Konieczność optymalizacji w obszarze zarządzania danymi wynika również z lawinowego wzrostu ich ilości. Jak pokazują analizy rynkowe, w 2024 r. będziemy wymieniać globalnie średnio 361 miliardów maili każdego dnia, a do 2025 r. ilość generowanych danych dziennie wyniesie 463 Eksabajty (497 142 464 512 Gigabajty). Bez odpowiedniej strukturyzacji zasobów i wsparcia sztucznej inteligencji nie wykorzystamy w pełni potencjału posiadanych danych, które są kluczowe dla podejmowania odpowiednich decyzji biznesowych prowadzących do przewagi konkurencyjnej. Proporcjonalnie do wzrostu zagregowanych informacji, rośnie również podatność na cyberzagrożenia. Zapobieganie incydentom naruszenia danych to jedno z najważniejszych wyzwań współczesnego biznesu, z którym pomaga uporać się odpowiednia strategia zarządzania informacją w firmie.