Niemal niepostrzeżenie rozpoczął się ostatni kwartał roku. Dla wielu firm, także tych zajmujących się księgowością, oznacza to jedno – zakupy, dzięki którym wykorzystają budżety na 2022 rok. Na jakie narzędzia warto zwrócić uwagę teraz, by w 2023 roku pracować lepiej i wydajniej?

W księgowości bardzo dużo się działo w ostatnich kilkunastu miesiącach. Nic dziwnego, że producenci rozwiązań dla księgowych i biur rachunkowych dwoili się i troili, by zaproponować swoim użytkownikom narzędzia wspierające pracę i ułatwiające radzenie sobie ze zmianami w przepisach.

Jeśli nie mieliście, drodzy księgowi, możliwości śledzenia tych propozycji, które regularnie pojawiały się na rynku, właśnie nadszedł najlepszy czas na zapoznanie się z przeglądem tego, co przygotowali dla Was producenci. Mój subiektywny spis najciekawszych funkcjonalności, które stanowczo wspierają codzienną pracę biur rachunkowych i działów księgowych, znajdziecie poniżej.

Integracja z KSeF

Choć Krajowy System e-Faktur ma być obowiązkowy w Polsce dopiero od 2024 roku, będę zachęcał księgowych, żeby przekonali się do tej funkcjonalności już teraz. Warto skorzystać z tego, że producenci narzędzi IT przygotowali się do integracji z KSeF i oddali w ręce swoich użytkowników możliwość wystawiania ustrukturyzowanych faktur. Uwierzcie mi, czas leci naprawdę szybko i za chwilę znów staniemy przed koniecznością – już bezwarunkowego – wdrożenia się w KSeF. Teraz wciąż jest jeszcze czas na naukę oraz na współpracę z producentami, którzy chętnie przyjmą uwagi dotyczące działania nowej funkcji. Co więcej, firmy IT przygotowały wiele poradników, webinariów, ebooków i innych materiałów, które sprawią, że uczenie się KSeF-u będzie przyjemne.

Oprogramowanie w językach obcych

Każdy, kto pracuje w branży księgowej, doskonale wie, jak dużym problemem jest dziś brak wykwalifikowanej kadry. Pomocny w tym zakresie okazał się napływ osób z Ukrainy, chętnych do podjęcia pracy w polskich biurach rachunkowych.

Trudna sytuacja w Ukrainie sprawiła też, że nasi sąsiedzi zza wschodniej granicy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. I korzystanie z usług naszych biur rachunkowych. W obu opisanych przypadkach szczególne znaczenie miały wielojęzyczne programy wspierające pracę księgowych, które pozwalały na korzystanie z nich także osobom nieznającym języka polskiego. A co ważniejsze – pojawiły się również narzędzia w języku ukraińskim – także w SaldeoSMART wprowadziliśmy taką funkcjonalność, która daje szansę i księgowym, i przedsiębiorcom z Ukrainy w przyjazny i łatwy sposób prowadzić biznes w Polsce.

 

Integracje z systemami ERP

Kluczem do owocnej współpracy producentów narzędzi wspierających pracę biur rachunkowych z księgowymi jest szeroki wachlarz integracji z programami, na których pracują. Warto wybrać takie rozwiązania, które bez problemów połączą się i będą w stanie wymieniać dane z jak największą liczbą najpopularniejszych programów kadrowo-księgowych i do zarządzania firmą.

OCR, czyli odczytywanie dokumentów

Skaner OCR to niezwykle przydatne narzędzie, które jest coraz częściej wykorzystywane w firmach i biurach rachunkowych. Skanowanie OCR nie wymaga inwestycji w kosztowny sprzęt. Wystarczy do niego np. smartfon i odpowiednie oprogramowanie, które samo rozpozna znaki i odczyta fakturę. Program OCR odczyta tekst z zeskanowanych/sfotografowanych/elektronicznych dokumentów, przekształci dane w formę cyfrową, zaimportuje dane do systemu dostępnego na komputerze. Żmudne przepisywanie dokumentów do programu księgowego, korygowanie błędnie wystawionych faktur oraz ich analogowa archiwizacja z dobrym OCR-em jest przeszłością.

OCR cieszy się coraz większą popularnością. W ramach ciekawostki podam dane płynące z SaldeoSMART –  przez ostatnie dwa lata liczba odczytywanych dokumentów podwoiła się i wynosi obecnie 4,2 mln dokumentów miesięcznie.

kalkulator, księgowośc, pieniądze

Obieg dokumentów i e-teczki pracownicze

Pandemia i coraz powszechniejsza praca zdalna wymusiły na przedsiębiorcach konieczność prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. Jest to bardzo wygodne. Na początku tego procesu firmy korzystały przede wszystkim z elektronicznych faktur. Nie musiały więc zawozić wszystkich dokumentów do księgowych i przechowywać faktur i rachunków w segregatorach. Teraz firmy idą coraz dalej i coraz chętniej prowadzą online także inną dokumentację, np. związaną z zatrudnieniem pracowników. Umowy o pracę, wnioski urlopowe, aneksy, skierowania na badania, orzeczenia lekarskie – wszystko można mieć teraz w elektronicznym archiwum, do którego mogą mieć dostęp i właściciele firm, i księgowi – z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie. Co ważne – takie elektroniczne dokumenty pracownicze trzeba przechowywać jedynie przez 10 lat. W przypadku papierowych okres ten wynosi 50 lat.

Weryfikacja dwuetapowa

I wreszcie “last but not least” – bezpieczeństwo systemów i tym samym – danych, z których korzystają na co dzień księgowi i biura rachunkowe. Wykradzione – np. za pośrednictwem maili phishingowych – dane do logowania często służą cyberprzestępcom do różnych niezgodnych z prawem działań. Dlatego tak ważne jest wprowadzanie dodatkowych zabezpieczeń, które nie pozwolą hakerom dostać się do danych gromadzonych w systemie wspierającym pracę księgowych. Niestety nie zawsze każdy pamięta, aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa poprzez dostępne narzędzia, np. weryfikację dwuetapową. Z tego względu w SaldeoSMART uprościliśmy i ułatwiliśmy wprowadzenie takiej procedury dla wszystkich. Jak to działa? Administrator konta SaldeoSMART (biuro rachunkowe bądź firma) może wymusić na wszystkich użytkownikach dwuskładnikowe logowanie. Oznacza to, że po wpisaniu hasła użytkownika będzie dodatkowo wymagane podanie kodu przesłanego e-mailem lub poprzez aplikację.

Jak widać, na rynku nie brakuje ciekawych funkcjonalności, na które warto zwrócić uwagę, by uprościć pracę w biurze rachunkowym. Być może koniec roku jest najlepszym momentem na to, by się nimi zainteresować. Dzięki temu 2023 rok może być dla księgowych znacznie spokojniejszy niż 2022.