Księgowi nie mają wątpliwości: KseF, gdy już stanie się obowiązkowy i będzie prawidłowo działał, naprawdę ułatwi im życie. A co z przedsiębiorcami? Mam wrażenie, że zdecydowana większość z nich traktuje nowy system jako zło konieczne, które trzeba odsuwać od siebie tak długo, jak tylko będzie to możliwe. Czy słusznie? I tak, i nie.

Może to, co napiszę, niektórych oburzy, ale moim zdaniem uczciwi przedsiębiorcy, którzy na czas i zgodnie z przepisami wystawiają faktury i rozliczają się z kontrahentami, zyskają na wprowadzeniu KSeF. Natomiast ci, którzy – mówiąc kolokwialnie – kombinowali w tym obszarze, będą musieli znaleźć nowe sposoby prowadzenia swojego biznesu w zakresie fakturowania. I – jestem przekonana – na pewno znajdą. Ale po kolei.

Korzyści dla wszystkich i dla wybranych

Przede wszystkim też jestem przedsiębiorczynią i od lat zmagam się – jak każdy w biznesie – z różnymi zmianami, często wprowadzanymi pochopnie, za szybko, bez konsultacji z tymi, których dotyczą. Prace nad KSeF też budzą sporo wątpliwości. Jednak wiem, że wprowadzenia systemu nie da się uniknąć. Szukam zatem pozytywów. 

Co dobrego można powiedzieć o KSeF? Moim zdaniem naprawdę poprawi zarządzanie dokumentami. Wprowadzenie faktur elektronicznych (bo tak – wciąż bardzo wiele firm przechowuje i procesuje dokumenty w wersji papierowej!) nie tylko ułatwi dostęp do nich z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, nie tylko zlikwiduje problem dokumentów zagubionych lub zapomnianych z domu, z biura, z auta, ale też pozwoli oszczędzić na kosztach związanych z ich drukowaniem, przewożeniem czy przesyłaniem do księgowych oraz z archiwizowaniem. To na pewno korzyści, które spodobają się wszystkim.

Są też benefity nie do końca oczywiste. KSeF poniekąd wymusza dobrą organizację w firmie. Faktury będą musiały być wystawiane na czas, jeśli przedsiębiorca będzie chciał rozliczyć je w ramach konkretnego miesiąca. Trudno będzie też fakturować dosłownie za pięć dwunasta, bo faktury wysłane do KSeF w ostatnich sekundach danego miesiąca i tak zostaną wystawione z datą pierwszego dnia nowego miesiąca. Dodanie faktury do KSeF oznacza też automatyczne przekazanie jej do kontrahenta. Właściciel firmy nie będzie zatem musiał wysyłać dodatkowych maili czy powiadomień. Ułatwienie? No właśnie, to zależy… 

Fakturowanie – bieg przez płotki

Nie da się ukryć, że wprowadzenie KSeF zmieni trochę sposób fakturowania. Rzeczywiście faktury przekazanej do KSeF nie będzie można modyfikować. Jeśli poszła, to poszła. Nie będzie szans zmiany daty, danych, kwot, numerów kont i tak dalej. Naturalnie wciąż będzie można wystawiać korekty. Ale nie poprawimy konkretnej faktury następnego dnia. Nie cofniemy też wysłania jej do kontrahenta. Dokument przesłany do KSeF jest jednocześnie dokumentem dostarczonym do odbiorcy. 

Co więcej – KSeF nie pozwoli przedsiębiorcom na wystawienie faktury ze wsteczną datą. Datą wpływu faktury do kontrahenta będzie data UPO, czyli urzędowego potwierdzenia odbioru. Nie można jej modyfikować. Więcej – jeśli wystawimy fakturę za późno – czyli jak we wcześniej opisanym przykładzie na kilka sekund przed północą – dokument będzie miał datę nie tylko kolejnego dnia, ale często nawet kolejnego miesiąca. Czy roku. A to może utrudnić rozliczenia i przedsiębiorcy wystawiającemu fakturę, i temu, który tę fakturę otrzymuje. 

Pozostaje też problem działania samego systemu. Trudno dziś przewidzieć, czy KSeF poradzi sobie z ogromną liczbą dokumentów, które zaczną do niego wpływać, gdy tylko stanie się obowiązkowy dla wszystkich. Trzeba więc przygotować się na to, że system będzie się zawieszał, i choć na początku dać sobie dodatkowy czas na wystawienie i przesłanie do KSeF wszystkich faktur. Może się bowiem okazać, że mimo dobrych chęci nie uda nam się dostarczyć kontrahentom dokumentów w terminie przewidzianym umową.

Szara strefa dokumentacji

Czy to wszystko jednak rzeczywiście aż tak bardzo utrudni życie przedsiębiorców? Tu wrócę do rozważań o osobach, które w codziennym biznesie dokonują wielu zmian związanych z fakturami. Wystawiają, wycofują, zmieniają umowy, żeby dopasować je do stanu rzeczywistego, modyfikują po czasie dane na fakturach, dzielą je, przypisują do innych kontrahentów itd. Robią to z bardzo różnych powodów oczywiście. W moim przykładzie chodzi o sam fakt dopasowywania faktur do bieżących oczekiwań biznesu.

Tym osobom z KSeF będzie trudno. Faktura raz wysłana do tego systemu jest już widoczna dla podmiotów nadzorczych. Nie da się jej unieważnić czy przekierować do innego kontrahenta. Czy to oznacza, że wszyscy przedsiębiorcy po prostu staną się bardziej uważni w wystawianiu faktur i w umowach z klientami? Nie sądzę. Moim zdaniem po prostu znajdą inne rozwiązania. Będą wykorzystywać faktury proforma, pracować na podstawie protokołów, nieoficjalnych dokumentów, których nie trzeba rejestrować i które można dowolnie modyfikować. Rzeczywista faktura, którą będzie trzeba rozliczyć, pojawi się na samym końcu tego procesu. Powstanie więc szara strefa dokumentacji. Pojawią się też nowe dokumenty, które będą procesowane przez biura księgowe, możemy więc spodziewać się też podwyżek opłat za usługi księgowe.

Jak bardzo KSeF skomplikuje nam życie?

Dochodzimy w końcu do pytania, które spędza sen z oczu wielu przedsiębiorców. Nie da się bowiem uniknąć między innymi rozmowy o pieniądzach. Ile stracimy na tym, że KSeF stanie się obowiązkowy? Zakładam, że musimy liczyć się ze wspomnianym już podnoszeniem cen przez biura rachunkowe i księgowych. Bo choć z ich punktu widzenia KSeF jest ułatwieniem, ponoszą też koszty zapewnienia klientom wygodnego dostępu do KSeF czy właśnie – procesowania większej liczby dokumentów.

Sam KSeF jest bezpłatny. Każdy przedsiębiorca równie bezpłatnie może wygenerować token, który pozwala na korzystania z systemu. KSeF jest jednak systemem, który nie posiada funkcji ułatwiających życie przedsiębiorcy. Faktury w KSeF są w formacie xml i prawdą jest, że nie każdy potrafi je przeczytać. KSeF nie sprawdzi poprawności danych, nie poinformuje o wystawieniu drugiego identycznego dokumentu itd. Nie jest w końcu programem księgowym, który pozwala na dalszą pracę z wystawionymi i otrzymanymi dokumentami (np. opłacenie ich). No i jest po prostu dodatkowym narzędziem, do którego się trzeba logować i którego trzeba się nauczyć.

I temu jednak w pewnej mierze można zapobiec – angażując jednak nie stronę rządową, ale sektor prywatny, samych przedsiębiorców, firmy informatyczne. By wszystkim było łatwiej w świecie następujących po sobie z prędkością światła zmian narzucanych nam z góry, producenci wiodących platform wspierających pracę księgowych i biur rachunkowych integrują swoje rozwiązania z KSeF, aby zapewnić przedsiębiorcom wygodę i finansową transparentność. Co to daje? Podam kilka konkretów z SaldeoSMART. Dzięki integracji nasi użytkownicy mogą wysyłać dokumenty do KSeF, ale też od niedawna pobierać je z KSeF. I to co ważne – pobierać w wygodnej i czytelnej formie, do jakiej przywykli, czyli np. w postaci pliku PDF. System wskaże im ewentualne błędy w fakturach, które chcą przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur. Pomoże więc uniknąć wystawiania korekt. I w końcu wszystko to widzi księgowy, który czuwa nad finansami firmy.

Czy to wszystko sprawi, że przedsiębiorcy zaczną korzystać z KSeF z entuzjazmem? Nie sądzę. I jako przedsiębiorca, który nie ma czasu na to, by dostosowywać biznes do kolejnych nowych przepisów, i jako zarządzająca firmą IT, która rozwija platformę wspierającą pracę księgowych. SaldeoSMART jest już od roku zintegrowane z rządowym systemem i proszę mi wierzyć – firm wysyłających dokumenty do KSeF jest wciąż naprawdę bardzo mało. To jednak będzie musiało się zmienić. Ponieważ KSeF-u nie da się zatrzymać, dobrze jest dać sobie przestrzeń do tego, by zrozumieć, czym jest ten system i jak działa. Im lepiej przygotujemy się do zmian, tym płynniej nasze biznesy wrócą na właściwe tory w nowej rzeczywistości.