Stało się. Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało odroczone w czasie, na razie do 1 stycznia 2024. Cześć przedsiębiorców przeciera oczy ze zdumienia i zastanawia się, jak i czy zatrzymać proces dostosowania się do nowych przepisów. Część natomiast oddycha z ulgą, bo właśnie zyskała dodatkowe miesiące na zapoznanie się z tematem. Co powinny zrobić obie grupy? Odpuścić czy wręcz przeciwnie – ze zdwojoną siłą przyłożyć się do edukacji? Stawiam na to drugie.

W spektaklu przygotowań do wprowadzenia w Polsce KSeF bierze udział kilku aktorów. Po pierwsze – oczywiście Ministerstwo Finansów, które odpowiada za nowy system. Po drugie – dostawcy technologii wspierających pracę księgowych, którzy muszą dostosować swoje rozwiązania do nowych przepisów i zintegrować je z KSeF. Po trzecie – przedsiębiorcy i księgowi, którzy będą na co dzień korzystać z nowego systemu. I po czwarte – urzędnicy unijni, którzy opiniują i akceptują wprowadzane w Polsce nowości.

To właśnie ci ostatni przesunęli datę wejścia w życie nowych przepisów na 1 stycznia 2024 r. Ta decyzja zaważy na działaniach pozostałych zainteresowanych. Jak bardzo?

Wolniej, ale do przodu

Na zmianie daty na pewno zyska Ministerstwo Finansów. Bo choć KSeF został już oddany do użytku, wciąż jego obecną wersję należy uznać za testową. Ci, którzy mieli okazję skorzystać z systemu, informują o różnorodnych błędach. MF przygotowało też Aplikację Podatnika KSeF, która ma ułatwić małym przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych. I ona jest w wersji testowej. Dodatkowe miesiące na pewno pomogą dopracować oba rozwiązania.

Dostawcy technologii poważnie myślący o swoich klientach już od jakiegoś czasu są gotowi do wszystkich zmian. Nie mieli innego wyjścia. Zaczęli prace prowadzące do integracji ich systemów wspierających księgowość z KSeF, gdy tylko stało się to możliwe. Zatem – w wielu przypadkach są już w pełnej gotowości do nowych przepisów. Co mogą zrobić teraz? Oczywiście zawsze można udoskonalać rozwiązania, rozmawiać z użytkownikami i dostosowywać funkcjonalności do ich potrzeb. Oraz – co dziś niezwykle ważne – edukować przedsiębiorców oraz księgowych.

Bo właśnie ci ostatni mają dziś najwięcej pracy do wykonania. Nie dlatego że przespali ostatnie miesiące – większość z nich doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że wchodzi KSeF. Ale dopiero od niedawna są narzędzia, dzięki którym mogą na własnej skórze sprawdzić, jak to działa. A w sprawdzaniu są na razie ostrożni. W SaldeoSMART udostępniliśmy już w maju integrację z KSeF. Pozwoliliśmy ją testować 200 klientom. Obecnie obserwujemy, że klienci mają wiele wątpliwości, jak ustawić proces pracy z KSeF. Część użytkowników po prostu się boi. Nie chce pomyłek, bo wie, że faktury wystawionej w KSeF nie można modyfikować. Dlatego poza dostarczeniem technologii zajęliśmy się również edukacją klientów, pomaganiem im w przygotowaniach i pokazaniem, jak prosta może być to zmiana.

Edukacja ponad wszystko

I choć rozumiem obawy księgowych i przedsiębiorców, będę ich gorąco zachęcać do tego, żeby te dodatkowe miesiące podarowane przez Radę UE wykorzystali na naukę. Nie muszą od razu uczyć się na żywym organizmie, choć mają i taką możliwość. Zanim zaczną wystawiać faktury w KSeF, mogą przejść szkolenia i skorzystać z materiałów przygotowywanych między innymi przez dostawców technologii.

W SaldeoSMART równolegle pracowaliśmy nad integracją z KSeF i nad zestawami materiałów edukacyjnych dla naszych użytkowników. Dziś mają oni do dyspozycji między innymi obszerny ebook, webinary, artykuły, prezentacje, które pomogą im zrozumieć, na czym polegają nowe przepisy, i wyjaśnią, jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną krok po kroku. Nasi eksperci od miesięcy zgłębiają temat, zachęcamy więc księgowych i biura rachunkowe, żeby korzystały z ich wiedzy. Dzięki temu bez problemów i ze spokojem dostosują się do nowych przepisów.

Co więcej – będę też namawiała do testowania wystawiania faktur i wysyłania ich do KSeF. Korzystanie z nowych funkcjonalności nie tylko sprawi, że księgowi będą w pełni gotowi do zmian 1 stycznia 2024 r., ale też pomoże dostosować rozwiązania do ich potrzeb. Bo teraz, gdy jeszcze mamy na to czas, możemy bez pośpiechu wprowadzać konieczne modyfikacje i ulepszenia, dzięki którym praca księgowych, w tym praca z KSeF, będzie łatwiejsza i przyjemniejsza. Do tego potrzebny jest nam jednak feedback od naszych użytkowników. I my – producenci technologii – będziemy za niego ogromnie wdzięczni.

W Polsce wiele przepisów prawnych wprowadza się zbyt szybko. Tak szybko, że mało kto ma czas na to, by się do zmian odpowiednio przygotować. I technologicznie, i merytorycznie. Pozostaje zatem cieszyć się z tego, że w przypadku KSeF dostaliśmy kilka dodatkowych miesięcy na zrozumienie tematu. Wykorzystajmy je mądrze.