KSeF, czyli dramat w kilku aktach. Skąd biorą się problemy?

Rok 2022 miał być przejściowy i przygotować nas na obowiązkową pracę z KSeF od stycznia 2023. Szybko stało się jasne, że te terminy nie są do obronienia. Po wielkiej mobilizacji firm IT i księgowych opadł kurz i odsłonił krajobraz, którego mało kto się spodziewał. Bo dziś stajemy przed pytaniem, czy problemem jest KSeF, czy raczej brak gotowości na cyfryzację?

Takie pytanie może w trzeciej dekadzie XXI wieku brzmieć jak prowokacja. Proszę mi wierzyć, nie po to je stawiam. Znacznie bardziej zależy mi na dyskusji, która doprowadzi do zmian i realnie wspomoże branżę księgową.

Akt pierwszy. Blisko, bliżej, daleko

Patrząc z perspektywy czasu na początki prac nad wprowadzeniem w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur, mogę podsumować ten okres, parafrazując króla Juliana: A teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu. I tak właśnie naprędce działaliśmy w tym roku. A nawet jeszcze w 2021, bo to wtedy zaczęło się mówić o KSeF, który miał zresztą początkowo być obowiązkowy już w 2022 roku. Jak wszyscy wiemy, tak się nie stało. Termin ten jest wciąż przesuwany. Na razie mówi się o tym, że korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne w 2024 roku. Jak będzie, zobaczymy.

Producenci oprogramowania wspierającego pracę księgowych i biur rachunkowych nie mogli jednak czekać na ustalenie ostatecznej daty. Prace nad integracją z systemem Ministerstwa Finansów musiały rozpocząć się od razu. I rzeczywiście, już w maju udostępniliśmy użytkownikom SaldeoSMART możliwość wystawiania faktur i wysyłania ich do KSeF. Udostępniliśmy i czekaliśmy na ruch klientów. Ci jednak nie palili się do tego, by korzystać z KSeF. Wiedzieli, że wciąż mają czas. A przynajmniej tak nam się wydawało. Bo dziś – kiedy technologicznie jesteśmy w pełni gotowi do działania, mamy mnóstwo materiałów edukacyjnych dla użytkowników i właściwie stoimy w blokach startowych, zadowoleni z efektów prac w ostatnich miesiącach – zaczynamy rozumieć, że problem z KSeF jest dużo bardziej złożony. I w przyszłym roku przyjdzie nam się mierzyć z jego skutkami.

Akt drugi. Trzeźwy osąd sytuacji czy przymykanie oczu?

Przed nami zatem akt drugi. Czyli w rzeczywistości kolejny rok mierzenia się z projektem KSeF. Czy przyznamy w końcu, że czas zaprzyjaźnić się z tym narzędziem, czy wciąż będziemy odsuwać ten krok w czasie? Jak wspomniałem – technologicznie jesteśmy do niego przygotowani. Co jednak z gotowością branży księgowej? Z tym jest trochę gorzej. A wpływa na to kilka czynników.

Harmonogram

Tak, nie można nie docenić znaczenia terminu, który wciąż jest przesuwany. Skoro data obowiązkowego korzystania z systemu oddala się od nas co chwilę, po co już teraz się przejmować? Rozumiem takie podejście, zwłaszcza w obliczu Polskiego Ładu i wszelkich zmian, z którymi księgowi mierzą się na co dzień.

Wątpliwości 

Każda nowość rodzi wiele pytań. Także KSeF. Specjaliści ds. rachunkowości i księgowości mają obawy, zwłaszcza że raz wystawionych w KSeF faktur nie da się po prostu poprawić i przesłać raz jeszcze. Do tego muszą uczyć się nowych narzędzi. Niektórzy nieśmiało testują, zadając pytania producentom oprogramowania. Inni czekają.

Brak czasu

Zapoznanie się z nowym rozwiązaniem wymaga czasu. Nie tylko tego, który poświęca się na praktyczne testowanie KSeF, ale także tego przeznaczonego na czytanie e-booków, udział w webinariach i szkoleniach. Takich szkoleń księgowi muszą teraz przechodzić tak wiele – biorąc pod uwagę wszystkie zmiany w przepisach – że zapewne trudno im wykroić dodatkowe godziny na poznawanie systemu, który wciąż nie jest obligatoryjny.

Zamiłowanie do papieru

I w końcu punkt, który mnie osobiście zaskakuje najbardziej. Okazuje się bowiem, że w wielu, naprawdę wielu biurach rachunkowych – także tych dużych – wciąż królują papierowe wersje dokumentów. Ostatnio jeden z naszych pracowników natrafił na bardzo ciekawą rzecz. Gdy był w dużym biurze rachunkowym, na recepcji “przywitała go” szafa na dokumenty dostarczane przez klientów. Skoro tak wiele biur rachunkowych nie przeszło jeszcze na elektroniczny obieg dokumentów, jak możemy oczekiwać tego, że z entuzjazmem zaczną korzystać z nieobowiązkowego KSeF-u?

Akt trzeci, czyli pieśń przyszłości

Gdzie zatem jesteśmy u progu nowego roku? Mam wrażenie, że w samym środku jakiegoś zaklętego kręgu. Mamy technologie, które ułatwiają pracę księgowych i pozwalają im oszczędzić czas, oraz naprawdę przeciążonych obowiązkami księgowych, którzy nie mają czasu na to, by wprowadzić i poznać nowe rozwiązania. Którzy – jakkolwiek zawile to nie zabrzmi – mieliby więcej czasu, gdyby znaleźli czas, by wdrożyć rozwiązania oszczędzające czas, bez których nie znajdą czasu na to, by mieć czas. I być może paradoksalnie – to właśnie KSeF ma szansę pomóc wyrwać się z tego kręgu. Zapoczątkować trochę wymuszoną cyfryzację, która ostatecznie pozwoli księgowym odetchnąć.

Co ostatecznie zrobią księgowi i biura rachunkowe w 2023 r.? Nie śmiem wyrokować. Mam nadzieję, że skorzystają z zaproponowanych im możliwości, materiałów edukacyjnych, pomocy ekspertów, forów (my niedawno udostępniliśmy użytkownikom SaldeoSMART specjalne forum – odpowiadamy tam także na pytania odnośnie KSeF).

Nie ma się co oszukiwać, ten moment w końcu nadejdzie i naprawdę korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Nie zmienią tego ani wybory, ani zaklinanie rzeczywistości. Ja od niedawna upatruję w tym także nowej szansy na cyfryzację polskiej księgowości. Dzięki KSeF firmy, które dziś wciąż przesyłają dokumenty pocztą tradycyjną, będą musiały zainteresować się elektronicznym obiegiem dokumentów, który – jak nie od dziś wiadomo – jest przecież szybszy, bezpieczniejszy i wygodniejszy.

Na razie jest trudno, ale zmiany wymagają poświęceń. Widzę jednak światełko w tunelu i ogrom nowych możliwości. Jeszcze dużo pracy przed nami, ale wierzę w to, że w 2023 roku oswoimy KSeF i cyfryzację. I tego nam wszystkim życzę.

Założyciel i prezes zarządu firmy BrainSHARE IT. Absolwent Akademii Górniczo- Hutniczej w Krakowie na kierunku Informatyka. Z branżą IT związany od 2003 roku. Swoją ścieżkę zawodową rozpoczął od pracy na stanowiskach programistycznych (Java) w Comarch oraz Sabre. W 2009 roku otworzył własną firmę BrainSHARE IT, która stworzyła i rozwija program wspierający pracę księgowych oraz przedsiębiorców – SaldeoSMART, mający wśród swoich rozwiązań najszybciej wdrażany dziś system do obiegu dokumentów w Polsce. Prywatnie interesuje się samochodami, jeździ na nartach, gra na perkusji oraz tańczy salsę.

ZACZNIJ WPISYWAĆ I NACIŚNIJ ENTER, ABY WYSZUKIWAĆ