Na początku był Polski Ład. A potem już tylko gorzej. I księgowi, i producenci oprogramowania dla tej branży nie mieli chwili spokoju. Paradoksalnie całe to zamieszanie przyniosło sporo korzyści. W biurach rachunkowych i działach księgowych jest dziś więcej rozwiązań do automatyzacji pracy niż kiedykolwiek. A branżowi specjaliści coraz łaskawszym okiem spoglądają na technologie.

Problemy tego roku rozpoczęły się od wprowadzenia Polskiego Ładu. Producenci oprogramowania dla księgowości stanęli przed nie lada wyzwaniem, aby dostosować rozwiązania do koniecznych zmian. Do tego KSeF, który miał pierwotnie zacząć obligatoryjnie obowiązywać od stycznia 2023 roku, też wywołał spore zamieszanie w branży. I bardzo wpłynął na przyspieszenie zmian w księgowości, która zaczęła zmagać się także z problemami kadrowymi.

Znaczące utrudnienia i rosnące skomplikowanie w prowadzeniu ksiąg sprawiły, że wiele osób zrezygnowało z zawodu księgowego, małe biura rachunkowe zakończyły działalność, a młode pokolenie z niechęcią patrzy na swoją przyszłość w tym zawodzie. Braki kadrowe i rosnące oczekiwania wobec księgowych spowodowały wzrost znaczenia narzędzi automatyzujących pracę. Na popularności zyskały systemy do odczytywania danych, elektroniczne obiegi dokumentów czy oprogramowanie do zarządzania pracą. Księgowi postawili za cel zwiększenie efektywności pracowników i zastosowanie narzędzi po to, aby oszczędzać czas, tak potrzebny do analizy zmian w przepisach. Branża, która dotychczas niepewnie podchodziła do nowości, obecnie otwiera się na nowe technologie. Również po to, aby spełnić oczekiwania młodej kadry, która chce pracować zdalnie. Bez odpowiednich narzędzi informatycznych jest to wręcz niemożliwe.

Czy w 2023 roku będzie spokojniej?

Po tak intensywnym okresie wszyscy mamy nadzieję, że nowy rok da nam trochę oddechu od drastycznych zmian w przepisach. Ale czeka nas jeszcze wdrożenie narzędzi do współpracy z KSeF i według mnie to będzie główny kierunek prac w nadchodzącym roku.

KSeF to nie tylko miejsce, do którego będą trafiać nasze faktury, ale również duża szansa dla księgowych na wprowadzenie standaryzowanych sposobów pracy z obsługiwanymi firmami. Nie unikniemy już włączenia klientów w proces księgowania, bo w jaki sposób mamy potwierdzić, że umieszczona przez kontrahenta faktura kosztowa jest dla firmy zasadna?

Rok 2023 księgowi powinni przeznaczyć na wdrożenie elektronicznych obiegów dokumentów, z wbudowanymi narzędziami do współpracy z KSeF. Tak, aby technologia pozwoliła bezboleśnie przejść przez ten proces zmiany. W biurach rachunkowych dużą szansą jest poszerzenie oferty o program do wystawiania faktur dla klientów, który będzie je poprawnie przekazywał do KSeF, oraz elektroniczne archiwum dla faktur kosztowych. Nie oszukujmy się – zwykły przedsiębiorca nie chce mieć nic wspólnego z obsługą KSeF i będzie szukać narzędzia, które w prosty i intuicyjny sposób zapewni mu współpracę z rządowym systemem.

księgowość, dokumenty, biznes,

Co ważne, producenci platform wspierających pracę księgowych i biur rachunkowych od miesięcy pracują nad rozwiązaniami, które pomogą dostosować się do zmian. Żeby nie rzucać słów na wiatr, powiem tylko, że SaldeoSMART jako jedno z pierwszych narzędzi na rynku jest już gotowe na KSeF, zarówno pod kątem pełnego programu do fakturowania i wysyłki do KSeF, jak również pobierania faktur kosztowych umieszczonych w KSeF do wbudowanego archiwum dokumentów. Pozwala również na proste akceptowanie przez przedsiębiorcę faktur z KSeF w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Nowe narzędzia dostępne są również z poziomu aplikacji mobilnej, aby jeszcze sprawniej pomagać w pracy.

Automatyzacja. Przez trudy do gwiazd

Spoglądając na mijający rok, myślę o łacińskim zwrocie „per aspera ad astra”. Bo łatwo na pewno nie było. I nie jest. Ale wysiłek włożony w zmianę procesu pracy księgowych i we wprowadzanie nowych funkcjonalności w oprogramowaniu dla branży już się zwraca. Temat automatyzacji jest bowiem istotny dla wszystkich.

Księgowi coraz częściej myślą o tym, jak ułatwić i zautomatyzować swoją pracę. Jak zastąpić proste i powtarzalne procesy systemem, który da księgowym miejsce i czas na rozwój i samokształcenie. Widzę, że nasi klienci cieszą się z każdej nowej funkcji, która może zaoszczędzić ich czas. Już niebawem w SaldeoSMART pojawi się również automat do rozliczania transakcji bankowych i łączenia ich z fakturami sprzedaży i zakupu, co także przyspieszy i ułatwi pracę naszych użytkowników.

Ale proces automatyzacji to nie tylko nowe funkcje. Coraz częściej księgowi patrzą na automatyzację szerzej. Doceniają wszelkie usprawnienia procesu wdrażania nowych pracowników w księgowości. Tutaj z pomocą naszym klientom przychodzą dedykowane narzędzia wspomagające, jak Centrum e-learningu, artykuły instruktażowe, wideotutoriale na YouTube itp.

Automatyzacja to również włączenie przedstawicieli firm w proces przygotowania dokumentów do księgowania (ich opis merytoryczny, akceptacja itp.), stąd rosnące potrzeby w ramach obiegów dokumentów. To pomoc w ułożeniu procesów pracy, aby były jak najbardziej efektywne. I to w końcu bieżące dostosowywanie narzędzi IT do potrzeb. A te bywają zaskakujące. Nikt np. nie przewidział, że w Polsce w tym roku pojawi się tak wielu pracowników z Ukrainy. To też okazało się wyzwaniem dla biur rachunkowych, które zaczęły obsługiwać firmy otwierane przez Ukraińców w naszym kraju. I tu wszelkie narzędzia wspierające ten proces, a dostępne w języku ukraińskim, okazały się strzałem w dziesiątkę. Także my przetłumaczyliśmy interfejs SaldeoSMART na język ukraiński.

Automatyzacja i technologie dają księgowym czas. Tak dziś bezcenny w tej branży. I tego czasu – na spokojną pracę, na naukę, ale też po prostu na odpoczynek – życzę wszystkim księgowym w 2023 roku.