Porozmawiajmy jeszcze raz o planowaniu i strategii. Nie da się bez niej rozwijać firmy. Ale też – nawet najlepsza strategia – jeśli nie zostanie zrealizowana – tak naprawdę jest do kitu. Jak nie utknąć w martwym punkcie, planując kolejne działania biznesowe? Kluczowe są terminy oraz ludzie, z którymi przechodzimy przez cały proces. Trzeba ich jednak jakoś zaangażować.

Jak wspominałam w poprzednim tekście – dla mnie budowanie firmy bez strategii nie ma żadnego sensu. A jak tworzę plan rozwojowy? Zaczynam od długoterminowej wizji, żeby wiedzieć, do czego w ogóle dążę. Na tym etapie nie myślę, jak dojdę do tego punktu. Dopiero później rozkładam plan na czynniki pierwsze – ustalam, co muszę zrobić, jakie kroki podjąć, żeby dojść do końca tej drogi.

To jest mój plan. Jednak firma to nie tylko ja. To ludzie, którzy muszę w tę strategię uwierzyć i zrobić wszystko, żeby dało się ją wprowadzić w życie. Nie da się tego zrobić bez twardych terminów i zaangażowania.

Czas ma znaczenie

Zawsze powtarzam, że plan bez terminu to żaden plan. Tak naprawdę dopiero termin determinuje nam to, czy i jak przyłożymy się do jakiegoś zadania. Jeśli powiedziałabym programistom w SaldeoSMART, że robimy automatyzację dla klienta, ale nie określiłabym terminu realizacji, zespół zacząłby budować jakąś rakietę i zajęłoby im to zdanie na przykład trzy lata. Jednak jeśli podam określoną datę – powiedzmy: chcemy oddać podstawowy proces do końca roku – programiści dostosują rozwiązanie do tego terminu. Oczywiście ta data musi być realna, nie wymagajmy cudów i rzeczy niemożliwych. Niemniej – musi być. Bez niej całe planowanie nie ma sensu.

W grupie siła

Nawet, jeśli nie chcemy konsultować naszej strategii z ludźmi z zewnątrz, to nie warto budować jej w pojedynkę. Oczywiście można. Na początku działania SaldeoSMART tworzyliśmy plany rozwojowe głównie we dwójkę z Krzyśkiem, moim mężem, współzałożycielem firmy. Podejmowaliśmy sporo autorytarnych decyzji bez konsultacji z innymi. Ale firma się rozrasta, dlatego zmienia się też nasze podejście. Od kilku lat stawiamy na współpracę, bo zależy nam na tym, żeby strategia była budowana bardziej oddolnie, wspólnie. Wtedy łatwiej jest o zaangażowanie całego zespołu. Jeśli ludzie pracują nad czymś, podsuwają pomysły i widzą, że one są realizowane, mają motywację do pracy, do wdrażania w życie pozytywnych zmian. To bardzo angażuje.

Natomiast wiadomo, że zawsze ktoś musi mieć ostatnie słowo. Z tym też trzeba się liczyć. Demokracja demokracją, ale ktoś musi podjąć ostateczną decyzję i wziąć za nią odpowiedzialność. To zazwyczaj leży w rękach właściciela czy zarządu firmy. 

Zgrupowanie strategiczne – czas, start!

Jak jednak pracować nad strategią w większej grupie? Z metodologii OKR (Objectives and key results) zaczerpnęłam pomysł organizowania zgrupowań strategicznych. W ubiegłym roku zorganizowaliśmy w SaldeoSMART pierwsze takie spotkanie i jego efekty przerosły moje oczekiwania. 

„Demokracja demokracją, ale ktoś musi podjąć ostateczną decyzję i wziąć za nią odpowiedzialność. To zazwyczaj leży w rękach właściciela czy zarządu firmy.”

Na czym polega zgrupowanie strategiczne? To spotkanie wyjazdowe, na które zabiera się wszystkich liderów, tak aby każdy zespół czy dział w firmie miał swojego przedstawiciela. Co ważne – na zgrupowanie każdy przyjeżdża przygotowany. Jego celem bowiem nie jest chaotyczna burza mózgów przy kolacji, tylko solidna praca na konkretach.

Zatem – przed wyjazdem każdy lider musiał odpowiedzieć na cztery pytania dotyczące mocnych i słabych stron firmy, szans i zagrożeń rynkowych. Pewnego rodzaju analiza SWOT. Na zgrupowanie strategiczne wybrałam z tych odpowiedzi cztery tematy – najczęściej się powtarzające, którymi będziemy się zajmować przez kolejny rok. Na miejscu podzieliliśmy się na cztery grupy, każda dostała jeden z tematów do opracowania oraz listę pytań, na które musiała odpowiedzieć. A później była ciężka, kilkugodzinna, zespołowa praca. Jej wyniki omawialiśmy wspólnie w kolejnej części spotkania. 

Jakie są zalety takiego wyjazdu? Po pierwsze, zaczyna się prezentacją ogólną, dzięki której każdy poznaje big picture firmy, wprowadzający ludzi w temat. Każdy może zatem poznać coś więcej niż wyzwania własnego działu i lepiej zrozumieć, gdzie jesteśmy i dokąd dążymy. Po drugie, ludzie pracują w mieszanych zespołach, mogą zatem obejrzeć każdy problem z wielu różnych perspektyw. Po trzecie, liderzy się naprawdę bardzo angażują, a to, że pozostają przez dwa dni z dala od biura i innych obowiązków, pozwala im się w pełni skupić na zadaniu. 

Po co to wszystko? To właśnie na podstawie tych warsztatów zbudowałam strategię na kolejny rok. Strategię, w którą ludzie wierzą i którą są gotowi realizować.

Rola komunikacji

W procesie budowania strategii, zwłaszcza takim, który angażuje innych ludzi, zawsze zaskakuje mnie to, jak ważna jest komunikacja. Właściwie kluczowa. Nie można zapominać, że choć posługujemy się zazwyczaj tym samym językiem, każdy inaczej odbiera i interpretuje słowa, które padają. Dlatego niezwykle ważna jest kontrola tego, jak ktoś zrozumiał to, co powiedziałam. Można to robić, na przykład prosząc kogoś, żeby powtórzył swoimi słowami to, co przed chwilą wybrzmiało. I uwierzcie mi lub nie, można się naprawdę zdziwić, jak zespół odbiera nasze słowa. Można też obserwować, jak pracownicy realizują powierzone im zadania. Jeśli efekt nas zaskakuje, warto zapytać, dlaczego robią coś tak, a nie inaczej. I w taki sposób także da się zweryfikować, jak ktoś zrozumiał to, co powiedzieliśmy. To bardzo ważny element pracy nad strategią firmy.

„Do zbudowania świetnej strategii nie trzeba nie wiadomo jakich cudów technologii. Ważniejsze są pomysły, współpraca i konsekwencja.”

Bez narzędzi ani rusz

Przemyślenia, wizje, spotkania, dyskusje, warsztaty… To wylęgarnia pomysłów i idei. Ale na końcu trzeba to wszystko poukładać, spisać, nadać jakąś formę. Pomocne są w tym narzędzia. I może zdziwię tych, którzy po współzałożycielce firmy technologicznej spodziewają się przedstawienia listy innowacyjnych aplikacji do planowania.

Otóż nie. Do układania strategii zasiadam z kartką, długopisem, kolorowymi tablicami i karteczkami samoprzylepnymi. I z Excelem. To moje ulubione narzędzie. Mam w nim utworzone swoje własne szablony, którymi później dzielę się z ludźmi. Są szablony do prowadzenia projektu, do ustalania priorytetów zadań, list ‘to do’ itd. Wszystko w jednym miejscu. W moim przypadku się to sprawdza. A poza tym dowodzi tego, że do zbudowania świetnej strategii nie trzeba nie wiadomo jakich cudów technologii. Ważniejsze są pomysły, współpraca i konsekwencja.

Czy firma może funkcjonować bez strategii? Moim zdaniem nie. Ważne jednak jest to, żeby pieczołowicie przygotowany plan nie obrastał kurzem odłożony na półkę. Angażujmy zatem ludzi w jego tworzenie, przydzielajmy im terminy i komunikujmy się z nimi. Tylko wtedy praca, którą włożyliśmy w zbudowanie strategii na biznes, przyniesie oczekiwane owoce. Powodzenia!

Dowiedz się więcej o SaldeoSMART