Pytanie wcale nie jest absurdalne, choć na pierwszy rzut oka mogłoby się tak wydawać. W wielu biurach rachunkowych wciąż rządzi papier, a księgowi ręcznie wklepują do komputerów dane z faktur i innych dokumentów. Jednym z powodów, dla których właściciele takich firm zwlekają z wdrożeniem systemów wspierających działania księgowych, jak obawa przed tym, jak oni zareagują na taką zmianę. Bo jednak wciąż boimy się zmian. Nawet jeśli ostatecznie przynoszą one ogromne korzyści.

Z pracą jest tak jak z upodobaniami muzycznymi. Lubimy to, co już znamy. Nic więc dziwnego, że z uporem maniaka powtarzamy wyuczone czynności. Odtwarzamy schematy, procesy, do których przywykliśmy, których się nauczyliśmy, które rozumiemy. Nawet jeśli takie działanie jest nieefektywne, będziemy się go trzymać, bo wymaga od nas mniej wysiłku niż uczenie się czegoś od nowa.

Zupełnie szczerze – rozumiem pracowników działów księgowych i biur rachunkowych, którzy dostają dreszczy na samą myśl o nowych narzędziach w pracy. Rozumiem przede wszystkim dlatego, że znam ich sytuację i wiem, że i bez nowinek technologicznych mają się czego uczyć. Ciągłe zmiany przepisów, Polski Ład, chaos podatkowy zmuszają ich do wzmożonej czujności i do przekopywania się przez akty prawne. Konieczność dodatkowego wysiłku może być dla nich kroplą przepełniającą czarę. I w tym przypadku rozumiem zarządzających, którzy bojąc się odejścia wykwalifikowanych i przepracowanych ludzi, po prostu zachowują status quo.

Rozumiem jednak jeszcze lepiej to, że krótkotrwały wysiłek związany z wdrożeniem i nauczeniem się nowego narzędzia przyniósłby i właścicielom firm, i pracownikom niebagatelne i długotrwałe korzyści.

Rachunek zysków

Firma. Zyski dla przedsiębiorstwa są dość oczywiste. Mamy wśród nich oszczędności – nie tylko te wynikające z ograniczenia zużycia papieru, tonerów, segregatorów, powierzchni do przechowywania, ale też te mające swoje źródło w lepszej organizacji pracy i zautomatyzowaniu różnych procesów. Tu znajdziemy czas na dodatkowe zadania czy lepsze wykorzystanie zasobów. To jednak nie wszystko. Firma jako taka zyskuje też dzięki cyfryzacji księgowości większą kontrolę nad tym, co się w niej dzieje, unikanie problemów z zaginionymi lub za późno dostarczonymi dokumentami, lepszą, wydajniejszą pracę zespołów, które mają dostęp do plików z dowolnego miejsca i o każdej porze. I w końcu – wdrażanie nowoczesnych rozwiązań przekłada się na bardziej wykwalifikowany zespół, poruszający się sprawnie w świecie technologii i zyskujący dzięki temu czas na naukę nowych rzeczy. Zalety można mnożyć.

Automatyzacja pracy i oszczędność czasu są realną wartością, którą dostrzegają firmy i doceniają pracownicy. Widzimy to w SaldeoSMART – liczba wystawionych faktur sprzedaży w naszym systemie wzrosła od lutego 2020 do listopada 2022 o 96%. Nieustająco rośnie też liczba przedsiębiorstw wybierających funkcję obiegu dokumentów – między rokiem 2020 a 2021 wzrosła o 71%. Patrząc na powiększającą się liczbę pakietów Saldeo, po które sięgają firmy świadome wartości, jakie niesie technologia (a liczba ta wzrosła od 2020 r. o 129%), mogę śmiało powiedzieć, że przedsiębiorcy coraz lepiej rozumieją siłę innowacji i ich wpływ na rozwój biznesu.

Pracownik. Zalet nie brakuje także po stronie pracowników. Większa automatyzacja pracy to koniec z powtarzalnymi, mało ambitnymi zajęciami (np. przepisywaniem danych z faktur czy skanowaniem ich), bardziej wydajne środowisko pracy – bieżący dostęp do wszystkich plików zgromadzonych w e-archiwum, lepsza komunikacja w zespole, lepsza komunikacja z klientami i – co ważne – czasem także zdecydowanie rzadsza (jeśli system automatycznie wysyła informacje o wysokości składek PIT czy ZUS, klienci nie dzwonią i nie piszą maili z zapytaniem, kiedy dostaną taką informację, a i sam pracownik działku księgowego nie musi poświęcać cennego czasu na wysyłanie takich wiadomości). To także większa kontrola nad dokumentami – już nie trzeba przeszukiwać segregatorów (często ciężkich i zakurzonych), panikować, gdy nie można znaleźć jakiegoś ważnego papieru – wszystko jest w systemie z dostępną wyszukiwarką. 

Nie bez znaczenia dla pracowników jest także zdobycie nowych umiejętności obsługi programów wspierających pracę księgowych i biur rachunkowych. A te umiejętności będą się coraz bardziej liczyły na rynku. Zatem poznanie nowego narzędzia w rzeczywistości podnosi także wartość pracowników w oczach potencjalnych przyszłych pracodawców. 

Jak widać – i w tym przypadku lista zalet jest długa.

Żeby się chciało chcieć

Sama lista zalet znana właścicielowi firmy (a to właściciel czy zarząd zwykle otrzymuje taką listę od producenta rozwiązania lub firmy wdrażającej technologię) to jednak za mało, żeby wdrożenie zakończyło się sukcesem. W implementacji nowoczesnych rozwiązań chodzi nie o to, by przekonać do nich zarządzających, ale by przekonać ludzi, którzy będą z tych rozwiązań na co dzień korzystać. Jak to zrobić?

Po pierwsze: rozmowa i przepływ informacji

Jedną z najmniej skutecznych praktyk jest wybranie narzędzia, wdrożenie go i poinformowanie pracowników o tym, że teraz będą musieli z niego korzystać. Mało który zatrudniony nie stanie okoniem, gdy postawi się go przed faktem dokonanym. 

Dużo bardziej skuteczne jest włączenie pracowników w proces od samego początku. Zapytanie o ich potrzeby, zaproponowanie wprowadzenie rozwiązań, wytłumaczenie, co się zmieni, poznanie lęków i wątpliwości – i oczywiście – rozwianie ich na wczesnym etapie.

Po drugie: pokazanie korzyści

W rozwiewaniu lęków pomoże przedstawienie listy korzyści – ale nie oderwanej od rzeczywistości, ale skorelowanej z realną sytuacją danej firmy i z problemami pracowników. Pokazanie na przykładach – jak nowe narzędzie poprawi to, co dziś źle działa. Co da całym zespołom i każdemu pracownikowi z osobna. Jak wspomoże jego codzienną pracę. Mówiąc najbardziej ludzkim językiem – co pracownik będzie z tego miał.

Po trzecie: szkolenia

Wiedza teoretyczna to jednak za mało. Najważniejsza jest praktyka, a tę najlepiej zacząć podczas szkoleń. Nawet najbardziej przekonanych do zmian pracowników nie można wrzucać na głęboką wodę intuicyjnej pracy z systemem. Bo każde potknięcie może skończyć się oporem. Dlatego podstawą są szkolenia, pokazanie, jak to działa, wyjaśnienie, do czego służą określone funkcje. Wszystko po to, żeby wspólnie ‘oswoić wroga’ i stawić czoło potencjalnym lękom.

Po czwarte: monitorowanie

Nawet szkolenia nie mogą być jednak końcem drogi prowadzącej do zaprzyjaźnienia pracowników z systemem. Nawet na tym etapie nie można ich porzucić. Cały czas trzeba przyglądać się temu, jak im się z tym rozwiązaniem pracuje. Pytać o wrażenia. Sprawdzać, co jeszcze byłoby przydatne. Proponować nowe elementy. Odpowiadać na pytania.

Po piąte: kontakt i rozwiewanie wątpliwości

Tak, to właśnie przepływ wiedzy i informacji jest kluczem do sukcesu. I ten przepływ nie może się zakończyć na żadnym etapie pracy z systemem. Pracownikom trzeba dać możliwość pogłębiania wiedzy – dać im dostęp do niezbędnych materiałów, do szkoleń przypominających i do osoby, która odpowie na pytania i pomoże w razie potrzeby w codziennej obsłudze narzędzia.

Dlaczego firmy boją się cyfryzacji? Często dlatego że boją się jej pracownicy. Strach jednak nie jest tu dobrym przewodnikiem. Dużo lepiej w procesie wdrażania nowych technologii sprawdza się świadomość korzyści, wiedza o narzędziu i współpraca. Dzięki niej można nie tylko łatwiej zdecydować się na wprowadzenie nowego rozwiązania, ale też szybciej zacząć czerpać z niego korzyści.