Biuro, które obsługuje się samo: automatycznie przetwarza przychodzące dokumenty oraz odczytuje ich treść, dba o cyfrowe bezpieczeństwo firmy, a ponadto gwarantuje zachowanie wysokich standardów ochrony danych osobowych. To, co jeszcze kilka lat temu brzmiało jak science-fiction, dziś zdobywa coraz większą popularność w wielu różnorodnych branżach. Mowa o nowoczesnych systemach zarządzania informacją.

Zainteresowanie oprogramowaniem tego typu stale rośnie, co – jako zespół Canon Polska – obserwujemy niemal każdego dnia. Zgłaszają się do nas duże, średnie i małe firmy z niemal każdej branży, od HR po medycynę. Zakres ich codziennych wyzwań jest różny, ale niemal w każdym przypadku jesteśmy w stanie znaleźć rozwiązanie dostosowane do potrzeb klienta.

Przykładowo: niedawno mieliśmy okazję pomóc dużej firmie transportowej w sprawnej organizacji biura. Wyzwanie było spore, bo każdego dnia przedsiębiorstwo opracowuje setki różnorodnych dokumentów: faktur, listów przewozowych, umów z kierowcami… Co więcej, wszystkie te dokumenty pisane są w różnych językach i tworzone według wielu wzorów. To jednak nie problem dla wdrożonego przez nas oprogramowania, które nie tylko rozpoznaje treść dokumentów i automatycznie sczytuje z nich najważniejsze informacje, ale też umie samodzielnie uczyć się nowych wzorów, aby następnie automatycznie podejmować poprawną decyzję.

„To, co jeszcze kilka lat temu brzmiało jak science-fiction, dziś zdobywa coraz większą popularność w wielu różnorodnych branżach. Mowa o nowoczesnych systemach zarządzania informacją.”

Inne ważne wdrożenie, nad jakim miałem okazję pracować w ostatnim czasie, to system stworzony dla dużej agencji pośrednictwa pracy. W tym wypadku główne wyzwanie stanowiła konieczność stworzenia sprawnego archiwum oraz procesów obiegu i akceptacji umów z dostawcami oraz kontrahentami. Przygotowanie, weryfikacja i akceptacja umów są ważnym elementem funkcjonowania firmy. Przetwarzanie ich w sprawnym i sprawdzonym procesie pozwala znakomicie usprawnić funkcjonowanie całej firmy, a dostęp do procesu z dowolnego miejsca poprawia komfort pracy pracowników i umożliwia im elastyczną pracę hybrydową.

Krok milowy w pracy biurowej

Firmy od lat korzystają z oprogramowania ułatwiającego im pracę biurową. Dlaczego więc mamy dziś do czynienia z momentem przełomowym w rozwoju technologii?

Po pierwsze, dzisiejsze systemy po prostu mogą więcej. Rozwój technologii optycznego rozpoznawania znaków zmienił wiele, jeśli chodzi o automatyzację pracy w biurze. Dziś automatyczna akwizycja danych z dokumentu papierowego lub przesłanego mailem jest jedną z najważniejszych funkcjonalności systemów Information Management.

Po drugie, wkroczyliśmy na nowy poziom elastyczności trybu pracy, czemu sprzyja coraz większa popularność form pracy zdalnej oraz hybrydowej. Prawdopodobnie jedyną dobrą stroną pandemii koronawirusa jest właśnie zmiana naszych zawodowych przyzwyczajeń oraz związany z nią rozwój technologiczny. Oprogramowanie z zakresu Information Management jest dziś tworzone tak, aby maksymalnie upraszczać pracę na odległość. To znaczy, że dostęp do potrzebnych dokumentów możemy uzyskać z dowolnego miejsca i w dowolnej godzinie. Wszystko jest przejrzyście katalogowane i – rzecz jasna – odpowiednio zabezpieczone.

„Korzystanie nawet z najpotężniejszych systemów nie wymaga tworzenia osobnej firmowej sieci, inwestycji w serwery i specjalistyczny zespół IT.”

Po trzecie, jeszcze nigdy w historii nie było tak łatwo. Przywołane przeze mnie dwa przykłady wdrożeń dotyczą dwóch zupełnie różnych firm, o różnych potrzebach i schemacie pracy. Dla każdej z nich rozwiązanie zostało uszyte na miarę w naprawdę krótkim czasie, a jego ewentualne zmiany również nie pociągną za sobą znaczących kosztów i wysiłku. Co więcej, dzisiejsze oprogramowanie zazwyczaj można nabyć w modelu subskrypcyjnym. To oznacza, że korzystanie nawet z najpotężniejszych systemów nie wymaga tworzenia osobnej firmowej sieci, inwestycji w serwery i specjalistyczny zespół IT. Całe techniczne zaplecze pozostaje kwestią dostawcy oprogramowania.

Korzyści automatyzacji

W Canon Polska przewidujemy, że najbliższe lata przyniosą znaczny wzrost popularności tego typu rozwiązań. Firmy zaczynają po prostu dostrzegać płynące z nich korzyści. Czyli przede wszystkim znaczne oszczędności czasu uzyskane na eliminacji „papierkowej roboty”, dużo lepszą kontrolę kosztów przedsiębiorstwa, szybszą obsługę klienta czy wydajniejszą pracę w terenie.

Automatyzacja dotyka wielu obszarów naszego życia. W czasach, gdy coraz głośniej mówimy o autonomicznych pojazdach czy bezobsługowych sklepach, trudno byłoby nie modernizować pracy biurowej. Pracujmy wydajnie, oszczędzając czas na tym, co może być zrobione przez technologię.