Cyfryzacja biznesu, a w tym także pracy biurowej, znacznie przyspieszyła w ostatnich miesiącach. Obserwujemy to każdego dnia, kontaktując się z naszymi Klientami i Partnerami. Nasze spostrzeżenia potwierdzają też niedawne badania rynku biurowego, wykonane na zlecenie Canon. A większe zainteresowanie nowoczesnym oprogramowaniem biurowym jest bezpośrednim skutkiem coraz większych możliwości współczesnych technologii. Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na systemy z dziedziny zarządzania informacjami (Information Management), gwarantujące uzyskanie sporych oszczędności poprzez kontrolę całego firmowego systemu obiegu dokumentów.

Zanim przejdę do prezentacji konkretnych trendów i rozwiązań, nawiążę krótko do niedawnych badań Canon. Jesienią 2022 roku zleciliśmy agencji badawczej Insight Lab przebadanie średnich i dużych przedsiębiorstw pod kątem ich przyzwyczajeń oraz potrzeb w codziennej pracy biurowej. Wyniki niezbicie wskazują na coraz większe zainteresowanie biznesu nowoczesnym oprogramowaniem. Odsetek firm, które nie rozważają wdrożenia nowych technologii spadł o 13 proc. względem analogicznego badania z ubiegłego roku. Co więcej, 9 proc. pracowników nadaje absolutny priorytet zagadnieniu cyfryzacji firmy (najwyższa ocena na dziesięciostopniowej skali priorytetów!).

Z badań wynika także, iż najważniejsze dla przedsiębiorstw rozwiązania to wdrożenie elektronicznych formularzy zamiast dokumentów papierowych, automatyzacja procesu odczytywania i rejestracji faktur oraz digitalizacja firmowego archiwum. I w tym aspekcie mam bardzo dobre wieści – wszystkie te potrzeby (a nawet o wiele więcej) gwarantuje spójne oprogramowanie dostarczane i stale rozwijane przez Grupę Canon.

Wielostronne korzyści nowoczesnych technologii

Systemy tego typu zdobywają popularność, bo odpowiadają na najważniejsze potrzeby występujące w firmach. Niezależnie od branży, problemy biur są z grubsza podobne. Żmudna, papierkowa robota kosztuje pracowników wiele czasu i wysiłku. Zaległości w dokumentach przekładają się na opóźnienia w płatnościach oraz na gorszą kontrolę nad bieżącym budżetem firmy. Najgorszym scenariuszem są natomiast ewentualne problemy prawne, związane z niewłaściwą ochroną danych osobowych.

Instalacja nowoczesnego oprogramowania daje korzyści na wielu różnych poziomach. Najczęściej, co jest też najprostsze do wyobrażenia, są to elementy obsługi dokumentów przychodzących. Systemy samodzielnie rozpoznają schematy dokumentów, odczytują z nich najważniejsze dane, a następnie umieszczają je w odpowiednim kontekście. Co ciekawe, wiele z dostępnych rozwiązań umie się także uczyć nowych schematów, a ponadto nie ma żadnego problemu z obsługą dokumentów w różnych językach!

Niezwykle istotna jest kwestia tworzenia przejrzystego archiwum cyfrowego. Kiedy dokumenty są odpowiednio umieszczone i otagowane w cyfrowych archiwach, znalezienie potrzebnej faktury lub umowy jest kwestią zaledwie kilku sekund. Dzięki cyfryzacji środowiska pracy z dokumentami znacznie zatem rośnie mobilność pracowników – pracę można wykonywać z dowolnego miejsca, bez potrzeby dostępu do segregatora na półce. Co istotne, przechowywane w ten sposób umowy i faktury są dużo bezpieczniejsze niż w archiwum analogowym – trzeba tylko zadbać o odpowiednią konfigurację dostępu i dostosowanie systemu do najnowszych zasad cyberbezpieczeństwa. To nie jest trudne, bo w przypadku dużych dostawców obsługę zagadnień cybersecurity (w tym także bieżące aktualizacje i nadzór specjalistów) gwarantuje producent.

Warto podkreślić, że oprogramowanie z dziedziny Information Management cechuje się wysoką zdolnością do integracji z innymi istniejącymi w firmie systemami (ERP, TMS, finansowo-księgowymi). Jego obsługa nie wymaga natomiast specjalistycznych kompetencji, ponieważ jest intuicyjna.

Systemy szyte na miarę

Przyjrzyjmy się temu w praktyce. Dwa rodzaje oprogramowania do zarządzania dokumentami, o które najczęściej oparte są rozwiązania Canon, to Therefore oraz IRIS. Mówię „oparte”, bo jedną z najważniejszych zalet systemów tego typu jest ich skalowalność oraz możliwość dostosowania do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Każda firma otrzymuje dokładnie takie rozwiązanie, jakie stanowi najlepszą odpowiedź na jej codzienne biurowe bolączki. 

Potencjalny klient może otrzymać oprogramowanie zlokalizowane całkowicie zdalnie (w chmurze obliczeniowej) albo wykorzystać już istniejącą infrastrukturę IT. Niedawno uczestniczyliśmy w pierwszym w Polsce wdrożeniu hybrydowym. Firma, która nabyła system do zarządzania dokumentami, postanowiła zastosować jego mieszane (lokalno-chmurowe) umiejscowienie. To oznacza, że oprogramowanie wykorzystuje zarówno technologię cloud, jak i serwery lokalne. Ostateczne słowo zawsze należy do użytkownika – system ma w końcu zapewnić jego komfort oraz wygodę.

Aby lepiej zrozumieć, jak konkretnie działają systemy Information Management, zachęcam do zapoznania się z historią firmy transportowej Kawczyński Logistics spod Bydgoszczy (dostępną pod linkiem https://www.canon.pl/business/insights/case-studies/kawczynski-logistics/). Wdrożenie systemu Therefore Online znacznie uprościło cały proces pracy z setkami umów, faktur, rachunków i oświadczeń, które każdego dnia spływały do biura firmy. To szczególnie ciekawy przykład, bo mogliśmy obserwować dodatkowe zalety z wdrożenia takiego oprogramowania. W branży transportowej im szybciej wprowadza się dokumenty, tym lepiej panuje się nad budżetem, bo wiele nieprzewidzianych wydatków (na przykład wahający się koszt paliwa czy dodatkowe opłaty drogowe) często nie pozwala dokładnie obliczyć miesięcznego budżetu. Dopiero po akceptacji i wprowadzeniu plików do systemu można wyliczyć marże i ocenić, ile pieniędzy wpłynie do kasy firmy w danym miesiącu. System gwarantuje więc nie tylko prostszą pracę w biurze, ale dużo lepszą przejrzystość finansową całego przedsiębiorstwa!

Konieczna edukacja cyfrowa

Przyszłość biur jest cyfrowa i zawisła nad nami w chmurze. Trendy cyfryzacji będą przybierać na sile, a kto szybciej z nich skorzysta, będzie mieć przewagę. Opisywane w tym artykule systemy zarządzania informacjami stanowią jeden z najważniejszych trendów technologii biurowej, ale nie jedyny.

Warto pamiętać, że nie wszyscy są jeszcze gotowi na technologiczną rewolucję. W opisanych na początku jesiennych badaniach widać na przykład pewną nieufność przedsiębiorców względem chmury (choć – co warto podkreślić – z roku na rok zaufanie do technologii cloud wzrasta). Dlatego, aby skorzystać jak najwięcej z dobrodziejstw technologii, powinniśmy dbać o edukację cyfrową w różnych obszarach. Piszmy, mówmy, informujmy. Zyskają na tym pojedyncze firmy, ale też pozycja całej Polski na mapie światowego biznesu.