Pandemia była czasem, kiedy wiele firm i organizacji przyśpieszyło prace nad cyfrową transformacją swoich procesów biznesowych. Ostatnie lata rosnącej inflacji i spodziewanego  spowolnienia gospodarczego jeszcze tylko wzmogły presję na zmiany w zakresie robotyzacji i automatyzacji wielu działań operacyjnych. W konsekwencji, Advatech, jeden z największych polskich integratorów rozwiązań informatycznych, od wielu miesięcy obserwuje rosnący popyt na systemy do zarządzania zasobami informatycznymi ITAM – IT Asset Management, które pozwalają wprowadzić kontrolę nad istniejącymi zasobami, zoptymalizować ich użycie i ograniczyć niepotrzebne koszty. 

Trzeba pamiętać, że ITAM to przede wszystkim rozwiązania wspierające firmy w sprawnym i efektywnym zarządzaniu dużą ilością różnych zasobów informatycznych takich jak systemy, sprzęt komputerowy, w tym laptopy, dyski, urządzenia sieciowe, telefony komórkowe, serwery, drukarki, monitory, czujniki IoT  (Internet of Things), oprogramowanie wraz z licencjami, czy nawet umowy gwarancyjne. Systemy ITAM  mogą wykorzystywać procesy informatyczne IT Service Management (ITSM) i są ważnym elementem najlepszych praktyk ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Co więcej, ITAM wspiera organizacje w zakresie zgodności z regulacjami branżowymi lub warunkami licencyjnymi dostawców, a to oznacza mniejsze ryzyko płacenia wysokich kar. 

Czasami widzimy, jak firmy popełniają kardynalne błędy. W sytuacji, gdy kurczą się budżety na inwestycje w IT, dokonuje się cięć w niewłaściwych obszarach. Jedna pochopna decyzja może spowodować powstanie  poważnych luk w systemach  lub doprowadzić do znaczącego spadku wydajności przetwarzania i gromadzenia danych. Wszyscy oczywiście rozumieją, że koszty muszą być optymalizowane, czyli najczęściej redukowane, ale trzeba to robić na tyle skutecznie, żeby zminimalizować negatywny wpływ na biznes. Dobra platforma ITAM jest mądrą inwestycją w trudnych czasach i może przynosić poważne oszczędności w przyszłości.

Jedną z najbardziej istotnych funkcji systemów klasy ITAM jest wykrywanie i inwentaryzacja zasobów. Nie można przecież mówić o zarządzaniu zasobami, których nie widać. Zwykle realizuje się to poprzez instalację agentów producentów ITAM lub integrację z innymi systemami. Jeśli system ITAM obejmuje także zarządzanie  oprogramowaniem SAM (Software Asset Management), to potrzebne są jednak bardziej szczegółowe dane. Wtedy odpowiednim rozwiązaniem jest użycie ich własnych mechanizmów inwentaryzacji. 

Warunkiem koniecznym sprawnego działania systemów ITAM jest prawidłowe zdefiniowanie procesów zarządzania cyklem życia zasobów ALM (Asset  Lifecycle Management). Muszą one obejmować przede wszystkim zakupy, kontrakty, implementację, utrzymanie, monitorowanie użycia, wycofanie i likwidację zasobów.

Trzeba zdawać sobie sprawę, że dobry system ITAM jest szczególnie przydatny tam, gdzie strategia biznesowa jest zbudowana na automatyzacji procesów. Integracja ITAM z innymi systemami w organizacji pozwala na zrobotyzowanie rutynowych czynności takich, jak: instalacja lub aktualizacja oprogramowania, onboarding, offboarding ,czy chociażby wycofanie nieużywanego zasobu. System ITAM jest zwykle ściśle powiązany z ITSM poprzez bazę konfiguracji CMBD (Configuration Management Database) oraz zarządzanie zmianą. Oznacza to, że ITAM wspiera jeden  z najbardziej podstawowych procesów zarządzania usługami. 

W procesie wyboru platformy ITAM warto zwrócić uwagę na możliwość monitorowania użycia zasobów programowych, w tym aplikacji klasy SaaS (Software as a Service), co może być podstawą do wcale nie małych oszczędności w nieodległej przyszłości. Robiąc przegląd oferty na rynku rozwiązań ITAM widać, że w ostatnim czasie pojawiło się sporo nowych funkcjonalności, które obejmują:

  • Zbieranie danych z wielu różnych źródeł: z agentów, innych systemów lokalnych, chmury hybrydowej, aplikacji SaaS, kontenerów, baz danych itp. 
  • Automatyczne mapowanie zasobów i powiązanie ich z usługami, co pozwala na optymalizację wykorzystania zasobów, wykrywanie wąskich gardeł oraz zapewnienie nieprzerwanego działania kluczowych procesów biznesowych. 
  • Optymalizację wykorzystania licencji SaaS poprzez stały monitoring i informacje o faktycznym zapotrzebowaniu na licencje.
  • Wsparcie migracji  SAP ECC do SAP S/4HANA w zakresie utrzymania zgodności, optymalizacji wykorzystania licencji oraz unikania ryzyka migracji. 
  • Monitorowanie i optymalizacja wykorzystania chmury

Dla naszych klientów zawsze staramy się proponować rozwiązania bazujące na najlepszych produktach. Nic zatem dziwnego, że w obszarze ITAM nawiązaliśmy współpracę ze Snow Software. Ich platforma  zapewnia kompleksowy i kontekstowy wgląd w oprogramowanie, SaaS, sprzęt i chmurę. Dzięki temu nasi klienci mogą skutecznie optymalizować zasoby, zwiększać wydajność i poprawiać efektywność operacyjną. Zresztą, nic dziwnego, bo Snow Software od wielu lat zajmuje czołowe miejsce w rankingach branżowych.

Inwestycja w ITAM, jak każda, musi być opłacalna, a efekty finansowe przewyższać koszty implementacji i utrzymania systemu, w skrócie  TCO (Total Costs of Ownership). Nie wszystkie korzyści są oczywiste i łatwo mierzalne, jednak w przypadku rozwiązań klasy ITAM dość łatwo o wiarygodne szacunki. Do podstawowych, prosto obliczalnych korzyści należy zaliczyć oszczędności z tytułu optymalizacji wykorzystania licencji, redukcji marnotrawstwa zasobów i opłat za usługi chmurowe. Nieco trudniej policzyć korzyści wynikające ze zwiększenia efektywności procesów nadzorowanych przez ITAM  i zmniejszenie ryzyka związanego z brakiem zgodności.  Na dodatek opłacalność inwestycji w ITAM może rosnąć z czasem, wraz z wprowadzaniem kolejnych procesów i automatyzacji, co dodatkowo  dopełnia korzyści z posiadania i użytkowania rozwiązania tej klasy. 

Z naszego punktu widzenia wygląda to tak, że zachęcamy każdego klienta do samodzielnych rozważań na temat opłacalności wdrożenia ITAM. Oczywiście pomagamy, dostarczamy wiele cennych informacji pomagających stworzyć benchmarking, ale wiele czynników wpływających na ostateczną decyzję takich, jak wielkość organizacji, poziom skomplikowania infrastruktury IT, czy ocena poziomu dojrzałości zarządzania zasobami jest w gestii decydentów wewnątrz firmy. 

W sytuacji, gdy firma posiada znaczące inwestycje i zasoby IT, a efektywne zarządzanie nimi jest wyzwaniem, to inwestycja w ITAM z pewnością zapewni zwrot, niezależnie od wielkości firmy. Rozwój usług w modelu SaaS i chmury hybrydowej w naturalny sposób wywołał wzrost zainteresowania innych komórek organizacyjnych w firmach – działy finansów zaczęły się przyglądać się FinOps, a działy bezpieczeństwa chcą wiedzieć, jakie aplikacje są tak naprawdę w użyciu i jaki jest zakres Shadow IT. Dzięki systemom ITAM można się zorientować, jakie systemy zostały wdrożone przez działy inne niż dział IT, a które miały na celu obejście bardziej lub mniej realnych wad zcentralizowanych systemów informatycznych, co w zrozumiały sposób budzi obawy o bezpieczeństwo i zgodność infrastruktury IT. 

Wdrożenie rozwiązań ITAM często się wiąże z pewnymi wyzwaniami, które na początku mogą się wydawać trudne i złożone. Jednak przy pomocy naszych konsultantów i szczegółowego planowania wdrożenia można je bez większego trudu pokonać. Naszym zdaniem kluczem do sukcesu jest dobre uzasadnienie biznesowe i  organizacyjna zdolność do realizacji programu ITAM. Advatech pomaga w obu przypadkach, szczególnie przy obliczaniu zwrotu z inwestycji ROI, gdzie trzeba znać wartość wielu parametrów. 

Planując uruchomienie systemu ITAM należy zwrócić uwagę, że:

  • Obsługa przepływów pracy (workflow) wymaga koordynacji i integracji z różnymi procesami biznesowymi i systemami, co nie zawsze jest rzeczą prostą i szybką do przeprowadzenia.
  • Zakup i utrzymanie rozwiązania ITAM może być wyzwaniem dla mniejszych firm z ograniczonymi środkami budżetowymi.
  • Nie jest łatwo wybrać taki system ITAM, który zapewni kompletne i dokładne informacje na temat wszystkich zasobów IT w organizacji, bo mogą istnieć czynniki specyficzne dla konkretnej branży czy organizacji lub wyjątkowe cele biznesowe. 

Coraz częściej spotyka się sytuacje, gdzie systemy FinOps i ITAM uzupełniają się wzajemnie. Dzięki temu organizacja zyskuje większą widoczność tego, co się dzieje w jej zasobach lokalnych i chmurowych. To znacząco ułatwia zarządzanie wszystkimi szeroko pojętymi zasobami IT, poprawia elastyczność tego zarządzania i obniża koszty funkcjonowania całej organizacji. 

Advatech nawiązał współpracę ze Snow Software między innymi dlatego, że może zaoferować klientom ITAM i FinOps w ramach jednej , spójnej platformy. Zmniejsza to liczbę niewiadomych w sposobie wykorzystania oprogramowania i usług w chmurze, optymalizuje wykorzystanie wszystkich licencji w całym środowisku IT, także w modelu BYOL (Bring Your Own License). Nie bez znaczenia jest także łatwiejsze zarządzanie kosztami za sprawą wglądu w całkowite koszty według dostawców, tak w środowiskach lokalnych, SaaS, jak  i chmurowych oraz łatwiejsza identyfikacja nieznanych aplikacji.

Rozwiązania Snow Software mają także cenne funkcjonalności dla firm dbających o zrównoważony rozwój i ekologię. Pulpit nawigacyjny informuje o śladzie CO2 całej infrastruktury IT, a to pomaga w określeniu strategii IT i zrównoważonego rozwoju. Łatwiej znaleźć odpowiedzi na kluczowe pytania: 

  • Czy przejście do chmury pomoże zmniejszyć  ślad CO2?
  • Jakie inwestycje w nowy sprzęt pomogą zmniejszyć ślad CO2?
  • Jak ITAM może przyczynić się do większej odpowiedzialności społecznej zapewniając, że urządzenia są pozyskiwane w sposób etyczny, chroniący prywatność i bezpieczeństwo danych?
  • Czy można ułatwić przestrzeganie przepisów środowiskowych i społecznych poprzez śledzenie i raportowanie wpływu zasobów IT na środowisko?

Te kwestie w ostatnich latach nabierają niebagatelnego znaczenia, a polityka zrównoważonego rozwoju może zachęcać organizacje do wdrażania odpowiedzialnych praktyk ITAM, które przynoszą korzyści zarówno środowisku, jak i społeczeństwu. 

Również systemy klasy ALM stają się coraz bardziej pomocne w zarządzaniu wpływem zasobów IT na środowisko przez cały cykl ich życia. Jeśli można prościej i efektywniej zarządzać materiałami używanymi do produkcji zasobów, zmniejszać zużycie energii podczas ich użytkowania oraz zarządzać utylizacją i recyklingiem po wycofaniu ich z eksploatacji, to prostsze się staje również wdrażanie praktyk zmniejszających ślad węglowy, co przyczynia się do zrównoważenia środowiskowego.

Nikogo zatem nie powinien dziwić szybko rosnący sektor rozwiązań ITAM, SAM, ALM, czy ITSM.