Przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia e-Faktury, oceniane jako słuszne posunięcie ze strony Ministerstwa Finansów, o rok odwleka w czasie to, co nieuniknione. Czy wszystkie firmy poradzą sobie z nowym obowiązkiem? Z jakimi wyzwaniami może wiązać się powszechne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur? O tym w rozmowie z dr Jackiem Matarewiczem, doktorem nauk prawnych, adwokatem, licencjonowanym doradcą podatkowym.

Brands IT: KSeF to system, w którym przedsiębiorcy w Polsce mogą, a od 2024 roku będą musieli wystawiać faktury. Co warto wiedzieć na temat tego systemu?

dr Jacek Matarewicz: Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Są to faktury elektroniczne, których wzór oraz wymagane dane będą ustandaryzowane, tj. określone i narzucone przez przepisy, a każdy ich wystawca będzie miał obowiązek stosować wspomniany wzór.

Wdrożenie Krajowego Systemu e -Faktur to wyzwanie zarówno organizacyjne jak i infrastrukturalne. Ministerstwo Finansów wskazuje, że powodem wprowadzenia tak dużej zmiany jest wprowadzenie ułatwień dla firm oraz ograniczenie nadużyć vatowskich. Czy KSeF wyeliminuje problem karuzeli vatowskich?

J.M.: KSeF jest kolejnym narzędziem pozwalającym zwalczać wyłudzenia VAT. W pewnym sensie jest to już wcześniej zapowiadany i rekomendowany w kontrolach efektywności działań KAS dokonywanych przez NIK – Centralny Rejestr Faktur. Archiwizacja tych dokumentów i dostęp aparatu skarbowego czyni proces weryfikacji łatwiejszym, a samo fakturowanie bardziej transparentnym.

Czy konieczne jest wprowadzenie systemu e-faktur, jeśli powszechne zastosowanie ma JPK? Dlaczego rząd zdecydował się pójść o krok dalej w bieżącym przetwarzaniu dokumentów księgowych firm?

J.M.: JPK nie zawiera wszystkich informacji i danych zawartych na fakturach. Poza tym, nie każda faktura musi zostać uwzględniona w JPK. Może to być wynik świadomej decyzji podatnika, błędu rozliczenia lub zaniechania. KSeF pozwoli wyeliminować lub znacznie ograniczyć te błędy, bowiem system będzie automatycznie kojarzył te faktury ze składanymi przez podatnika informacjami JPK VAT. W przyszłości być może podatnicy w ogóle będą zwolnieni z obowiązku składania JPK VAT, skoro wszystkie faktury będą ujęte w KSeF. Dzisiaj jednak wprowadzenie KSeF wymaga indywidualnej zgody Rady UE, a e-fakturowanie według zasad ustandaryzowanych w ten sposób nie jest powszechne w całej UE. Oznacza to, że plany nie mogą objąć swoim zakresem faktur zagranicznych, które również rodzą obowiązki w zakresie VAT i są ujmowane w ewidencjach i deklaracjach VAT. Z tego powodu, póki co podatnicy sami będą obliczać i deklarować podatek do zapłaty lub zwrotu.

Od początku tego roku firmy mogą korzystać z KSeF, jednak zainteresowanie nie jest duże. Dlaczego? Jak przedsiębiorcy oceniają pomysł wdrożenia obligatoryjnego wystawiania faktur w tym systemie?

J.M.: Uważam, że firmy nie są jeszcze gotowe. W biznesie trochę tak jest, że jeżeli mamy więcej czasu na wdrożenie, to przedsiębiorcy są pochłonięci inwestycjami w inne, pilniejsze tematy. Odroczenie w czasie wejścia w życie przepisów nie sprzyja zwiększeniu zainteresowania KSeF. Myślę jednak, że już wkrótce zainteresowanie KSeF będzie znacznie większe.

Co należałoby poprawić, aby firmy, szczególnie z sektora MŚP, mogły łatwiej wdrożyć system w swoich strukturach?

J.M.: Nie ma idealnej odpowiedzi na to, co należałoby zrobić. Na pewno, jeśli ktoś jest zainteresowany tym rozwiązaniem, to powinien możliwie szybko przynajmniej spróbować wystawić i odebrać fakturę w KSeF, który dzisiaj obowiązuje w wersji fakultatywnej. Z mojego doświadczenia wynika, że informatyka nie lubi teorii i tu najlepszym sposobem jest działanie, a nie dywagowanie, co należy zrobić.

Po doświadczeniach z JPK pojawiają się obawy, czy system państwowy wytrzyma konieczność przetwarzania takich ilości danych. Jakie potencjalne problemy w firmach może powodować przestój takiego systemu? Czy KSeF jest gotowy na pełną obsługę wszystkich faktur i korekt?

J.M.: To pytanie do MF. Nie ma jednak wątpliwości, że KSeF musi być gotowy na jego wdrożenia, aby firmy z powodu jego funkcjonowania nie poniosły żadnych strat. Na pewno zostanie stworzona procedura awaryjna pozwalająca wystawiać faktury w inny sposób w przypadku np. niedostępności systemu. Podobne rozwiązania obowiązują w akcyzie w związku np. z procedurą zawieszenia poboru akcyzy, czy e-DD. Czasem trzeba będzie po prostu wystawić dokument zastępczy – być może w innej formie, w innym systemie etc.

Ogólnokrajowy system e-faktur już od kilku lat funkcjonuje we Włoszech, Hiszpanii, Portugalii. Czego możemy nauczyć się z doświadczeń przedsiębiorców i rządzących z południa?

J.M.: Uważam, że międzynarodowe gremia, w których uczestniczą również pracownicy MF istnieją m.in. po to, aby wymieniać się doświadczeniami. Najtaniej i najlepiej uczyć się na cudzych błędach, a skoro nie jesteśmy pionierami w tym obszarze, to należy uczyć się z doświadczeń innych krajów UE. Dotyczą one m.in. tego, jak reagować na niedostępności i błędy systemu.


Dr Jacek Matarewicz: Partner w Kancelarii Ożóg Tomczykowski; Lider Zespołu VAT, Akcyzy i Ceł, a także lider Zespołu Postępowań podatkowych w Kancelarii Ożóg Tomczykowski. Doktor nauk prawnych, adwokat i doradca podatkowy, sędzia sądu dyscyplinarnego (2010-2022) oraz zastępca rzecznika dyscyplinarnego (od 2022 r.) w Mazowieckim Oddziale Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Ekspert BCC ds. VAT, akcyzy oraz prawa karnoskarbowego. Członek Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Wieloletni praktyk prawa podatkowego oraz procedury podatkowej. Autor i współautor kilkuset publikacji prawnych oraz podatkowych. Posiada bogate doświadczenie doradcze oraz szkoleniowe z zakresu prawa podatkowego, postępowania administracyjnego i podatkowego, postępowania sądowoadministracyjnego oraz prawa karnoskarbowego. Adiunkt w Wyższej Szkole Zarządzania i Bankowości w Poznaniu. Wykładowca na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.

Pełnomocnik i obrońca przedsiębiorców lub podatników w licznych sporach podatkowych, sprawach karnych gospodarczych oraz karnoskarbowych. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UW oraz Centrum Prawa Amerykańskiego Uniwersytetu Floryda.

W latach 2017-2022 pięciokrotnie na podium w dorocznym Rankingu Firm i Doradców Podatkowych organizowanym przez Dziennik Gazetę Prawną w kategorii „Akcyza”, w 2019 zajął 1. miejsce w kategorii „VAT” w tymże rankingu oraz został wybrany najlepszym ekspertem w zakresie Podatku Akcyzowego, a w 2021 zajął 3. miejsce w kategorii „VAT”.  W latach 2020-2022 trzykrotnie został wyróżniony wśród rekomendowanych doradców podatkowych specjalizujących się w akcyzie w kolejnych edycjach Rankingu Firm Doradztwa Podatkowego Dziennika Rzeczpospolita. W 2022 roku został rekomendowany jako ekspert podatkowy w Rankingu Kancelarii Prawnych Chambers Legal500.