Księgowość i technologie idą w parze od lat. Truizm? Okazuje się, że niekoniecznie. Wciąż niektóre działy księgowe i firmy rachunkowe wstrzymują się z wdrażaniem nowoczesnych narzędzi. Dlaczego? Z raportu Wolters Kluwer „Nowoczesne narzędzia w księgowości – gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości” wynika, że 72% firm z wewnętrznymi działami księgowymi i 45% biur rachunkowych nie planuje inwestycji w nowe technologie ze względu na koszty. Jak to możliwe w czasach SaaS?

Rzeczywiście, kiedyś wdrożenie systemu informatycznego wiązało się z często ogromnymi kosztami. Chodziło nie tylko o samo oprogramowanie, ale także o potrzebny sprzęt, pracę wdrożeniowców i w końcu utrzymanie całego systemu, w tym okresowe aktualizacje. Wraz z rozwojem chmury i usług Software as a Service wiele się jednak zmieniło.

Program, sprzęt, licencja, czyli koszty w górę!

Zastanówmy się, od czego zależy całkowita cena systemu IT. To składowa wielu czynników – sprzętu, licencji, pracy analityków, programistów, wdrożeniowców, szkoleniowców i w końcu osób, które taki system utrzymują – czy to specjalistów zewnętrznych, czy wewnętrznego działu IT.

Jeśli firma wybiera rozwiązanie szyte na miarę, czyli przygotowane specjalnie dla niej i pod jej konkretne potrzebny – koszt stworzenia i utrzymania systemu będzie wysoki. Zwłaszcza koszt początkowy, który będzie zawierał analizę potrzeb biznesowych i technologicznych, stworzenie modelu, walidację itd.

Inaczej koszty rozkładają się przypadku rozwiązań „pudełkowych”. Choć i w tym przypadku należy spojrzeć na problem dwutorowo. Klasyczne systemy pudełkowe, bardzo popularne przed laty, były ustandaryzowanymi produktami, zawierającymi określone funkcjonalności, które firmy mogły kupić i z nich korzystać. Zatem firmy czy biura rachunkowe musiały zainstalować i skonfigurować oprogramowanie na komputerze każdego użytkownika. Musiały też sprawdzić, czy wymagania systemowe oprogramowania są kompatybilne ze specyfikacją komputerów. To rodziło problemy technologiczne i w ostatecznym rozrachunku pochłaniało czas i podnosiło koszty. Firmy korzystające z rozwiązań pudełkowych samodzielnie dbały też o niezbędne aktualizacje oprogramowania. Co tu ukrywać – było z tym sporo zachodu.

Do tego dochodziła kwestia bezpieczeństwa. Liczba ataków na firmy, rosnąca aktywność cyberprzestępców, którzy włamują się do systemów oraz wykradają lub szyfrują dane, zmusza przedsiębiorców do szczególnego dbania o bezpieczeństwo swoich zasobów. To oznacza konieczność wdrożenia zabezpieczeń oraz kopii zapasowych wszystkich swoich zasobów informatycznych. Decydując się na rozwiązanie pudełkowe, firmy brały i biorą na siebie odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania systemów w razie awarii czy ataku. To dodatkowy problem i pieniądze.

Z czasem jednak systemy pudełkowe zostały wyparte przez rozwiązania SaaS, które nie tylko ułatwiły pracę, ale i zmniejszyły koszty użytkowania rozwiązań informatycznych.

Rewolucja w chmurze

No właśnie, dlaczego SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa, jest tak rewolucyjnym pomysłem, który zmienia funkcjonowanie wielu branż, także księgowej?

W tym modelu oprogramowanie jest dostarczane przez producenta w chmurze. Nie trzeba zatem niczego instalować na komputerach, nie trzeba kupować serwerów, dodatkowego sprzętu, ani tym bardziej dbać o utrzymanie systemu. By korzystać z rozwiązania SaaS, trzeba mieć dostęp do Internetu. To wszystko. Z aplikacją można się połączyć z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona.

To nie tylko wygoda użytkowania, ale również redukcja kosztów! A do tego oszczędność czasu i pracy specjalistów. To dostawca aplikacji działającej online jest odpowiedzialny za jej aktualizację, za administrowanie systemem, czuwanie nad zabezpieczeniami i inne elementy, którymi dotychczas musiał zajmować się użytkownik albo specjalnie powołany do takich zadań informatyk. A co najważniejsze – z aplikacji można korzystać natychmiast po zakupieniu dostępu do niej. W czasach ciągłych zmian i konieczności szybkiego dostosowywania się do nich – to wyjątkowe dobrodziejstwo.

W branży księgowości model SaaS cieszy się szczególną popularnością. Przeniesienie danych zapisywanych do tej pory na dysku i bezpośrednio w urządzeniu do bezpiecznej chmury jest jednym z lepszych rozwiązań na archiwizację i gromadzenie dokumentacji. Możliwości związane z integracją aplikacji z bankowością elektroniczną, platformami US (eDeklaracje), a także systemem KSeF stanowczo poprawiają przepływ pracy w działach księgowych i biurach rachunkowych.

Siła pakietów

Pozostaje jeszcze sprawa dopasowania takich rozwiązań do konkretnych potrzeb przedsiębiorców. Bo a i owszem – może jest szybciej, może łatwiej, ale czy na pewno biuro księgowe dostanie w takim gotowym narzędziu to, czego potrzebuje? Rozumiem takie obawy, zwłaszcza że sam kilka akapitów wyżej pisałem o tym, iż to systemy szyte na miarę gwarantują dopasowanie do oczekiwań.

Ale i w tym przypadku SaaS okazuje się rewolucyjny. Ponieważ jest rozwiązaniem w chmurze – nie jest sprzedawany w pudełkach, uzależniony od mocy obliczeniowej sprzętu i od innych tego typu ograniczeń – jest też bardzo łatwo konfigurowalny. Innym słowem – każda firma może sobie wybrać, na czym naprawdę jej zależy, zapłacić za to i dokładnie z tego korzystać.

Żeby jednak było łatwiej, producenci IT przygotowują pakiety funkcjonalności, które udostępniają swoim użytkownikom. My w SaldeoSMART elementy składowe poszczególnych pakietów dobieramy na podstawie tego, jak z naszego rozwiązania korzystają klienci. Wiemy, jakich funkcji używają w zależności od stanowiska czy miejsca pracy. Wiemy, co im jest potrzebne i co naprawdę ułatwi im pracę. Na podstawie tej wiedzy konstruujemy pakiety. Przyszły użytkownik musi tylko wejść na stronę, wybrać konkretny pakiet, kupić go i od razu może zaczynać pracę w chmurze. Łatwe? Banalnie!

A do tego bardzo wygodne w obsłudze. Z systemu w modelu SaaS można zrezygnować w każdej chwili, bo płacimy za niego miesięcznie, nie podpisując długoterminowej umowy. To zwiększa elastyczność prowadzenia biznesu. W każdym momencie można też zmienić pakiet na taki, który bardziej odpowiada kierunkowi rozwoju przedsiębiorstwa czy wielkości zespołu. Opcja szybkiej rezygnacji pozwala też na przetestowanie kilku różnych rozwiązań – wystarczy wybrać interesujące firmę systemy i pracować na nich przez kilka miesięcy (jednocześnie lub po kolei), poznając ich funkcjonalności i sprawdzając, w jakim stopniu odpowiadają potrzebom.

Zachęcam do takich eksperymentów. Księgowość XXI wieku opiera się na technologiach. I nic tego nie zmieni. A SaaS sprawił, że technologie te są naprawdę przystępne cenowo. Warto z tego korzystać.