Czy to koniec klasycznych listów poleconych? Nadchodzi epoka e-Doręczeń

List polecony to jedno z podstawowych narzędzi komunikacji w procesach biznesowych i administracyjnych. Jest używany wszędzie tam, gdzie prawo lub bezpieczeństwo obrotu gospodarczego wymaga dowodów wysłania i otrzymania. Jednak czas poczty tradycyjnej powoli przemija, a zastąpienie listu poleconego bliźniaczymi usługami stanowi konieczność w budowaniu nowoczesnych procesów wymiany elektronicznych dokumentów i danych.

Zarówno biznes, jak i podmioty publiczne, od wielu lat wprowadzają różne rozwiązania, które wdrażają procesy bezpiecznej komunikacji elektronicznej. Warto wspomnieć o funkcjonowaniu systemu ePUAP czy PUE ZUS, a także o funkcjach portali bankowości elektronicznej oraz wielu innych portali usług i firm branż energetycznej, telekomunikacyjnej i finansowej. Wszystkie one pozwalają na przekazanie i odebranie dokumentów w postaci elektronicznej. Główna wada? Z każdego takiego rozwiązania musimy korzystać osobno. Sposób komunikacji, zakres możliwych do przesłania informacji oraz sposoby przetwarzania dowodów są ostatecznie zależne od podmiotu, który udostępnił dany portal komunikacyjny. 

Jednocześnie w podstawowej komunikacji elektronicznej wciąż wykorzystujemy maile. Wielu z nas posiada służbowy adres mailowy, ale często mamy także adresy prywatne (zazwyczaj dostarczane przez internetowych gigantów). Jednakże email ma kilka wad, które nie gwarantują wymaganych funkcjonalności elektronicznego listu poleconego. Przede wszystkim nie identyfikuje jednoznacznie użytkownika, umożliwiając podszycie się pod obcy adres mailowy, jak i stosowanie adresów bezpośrednio nie przywiązanych do pojedynczej osoby. Co do zasady maile nie dostarczają nam potwierdzeń nadania i odebrania, które mogłyby stanowić jednoznaczny dowód w postępowaniach sądowych. Skrzynki stosowane przez większość nas nie chronią poufności korespondencji, pozwalając na dostęp do danych w sposób niekontrolowany. 

Jak w praktyce będą działać e-Doręczenia?

W tych warunkach na rynek wchodzi rejestrowane doręczenie elektroniczne (lub po prostu e-Doręczenie). To usługa zaufania – tak samo jak podpisy i pieczęci elektroniczne, zostało zdefiniowane przepisami europejskiego rozporządzenia eIDAS. E-Doręczenie stanowi odpowiednik listu poleconego w komunikacji między stronami, którymi mogą być zarówno osoby prawne, jak i fizyczne. Zgodnie z rozporządzeniem e-Doręczenie jest usługą świadczoną przez dostawcę usług zaufania – czyli podmiot co do zasady niezależny od stron komunikacji. Dzięki takiej konstrukcji e-Doręczenie udostępnia niezależne dowody wysłania i odebrania korespondencji, które zgodnie z treścią rozporządzenia muszą być uznawane przez sądy jako dowody prowadzonej komunikacji. Każda przesyłka w rejestrowanym doręczeniu elektronicznym jest chroniona w zakresie poufności oraz integralności, co pozwala na udowodnienie, że treść odebrana przez adresata jest dokładnie tym samym, co zostało wysłane przez nadawcę. 

Rozpoczęcie korzystania z doręczeń elektronicznych wymaga rejestracji w usłudze oraz potwierdzenia tożsamości. Wszyscy użytkownicy systemu e-Doręczeń są identyfikowani, co uniemożliwia wysłanie anonimowego listu i potwierdza jednocześnie odbiór przesyłki przez konkretnego adresata. W praktyce oznacza to, że każda przesyłka będzie zawierała informacje o zidentyfikowanym nadawcy, co ma chronić adresata przed takimi zagrożeniami jak phishing oraz otrzymywanie niechcianych treści. Jednocześnie w momencie odbioru przesyłki tworzony jest dowód zawierający dane jednoznacznie identyfikujące nadawcę i adresata przesyłki.

Będzie możliwość wyboru usługodawcy. Ale nie dla każdego

W Polsce rejestrowane doręczenia elektroniczne będą musiały być obowiązkowo wykorzystywane przez administrację publiczną, spółki prawa handlowego a także zawody zaufania publicznego. To oznacza, że każdy z tych podmiotów będzie zarejestrowany u jednego z dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie też posiadał przydzielony adres do doręczeń elektronicznych, który nie jest adresem mailowym, lecz identyfikatorem przypisanym na stałe do użytkownika e-Doręczeń – osoby fizycznej lub osoby prawnej. 

Administracja publiczna będzie korzystała z publicznej usługi doręczeń oferowanej przez Pocztę Polską, natomiast inne podmioty będą miały możliwość wyboru rozwiązania publicznej usługi lub kwalifikowanych usług oferowanych przez innych dostawców. W tym momencie na rynku dostępnych jest trzech kwalifikowanych dostawców usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego a kolejnych dwóch jeszcze w tym roku planuje udostępnienie swoich funkcjonalności. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania są między sobą połączeni, co oznacza, że przesyłka nadana w usłudze jednego dostawcy będzie dostarczona do użytkownika zarejestrowanego u innego dostawcy e-Doręczeń. Jednocześnie usługi kwalifikowanych dostawców pozwolą na korespondowanie z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi. 

Rejestrowane doręczenie elektroniczne nie zastępuje poczty email, natomiast stanowi osobne bezpieczne medium komunikacji, zarówno w procesach administracyjnych, jak i biznesowych. Celem wprowadzenia e-Doręczeń jest zapewnienie jednolitego dla wszystkich, bezpiecznego i zapewniającego identyfikację stron mechanizmu przesyłania korespondencji. Kanał ten nie wymaga od podmiotów z niego korzystających budowania własnych portali komunikacyjnych oraz pozwala każdemu z nas wysłać rejestrowaną korespondencję w sytuacji, gdy nie mamy dostępu do portalu udostępnianego przez adresata korespondencji. 

Unia Europejska tworzy podstawy e-Doręczeń

Aktualne prace legislacyjne Unii Europejskiej mają na celu zbudowanie jednolitych podstaw funkcjonowania doręczeń elektronicznych dla fakturowania a także jednolitego dostępu do danych. Stosowanie doręczeń elektronicznych ma oczywistą przewagę nad papierowymi – umożliwiając odebranie przesyłki niezależnie od miejsca, w którym przebywamy. Każda osoba, będąca zarejestrowanym użytkownikiem doręczeń elektronicznych, najpóźniej od stycznia 2024 r. będzie otrzymywała od administracji publicznej korespondencję tylko elektronicznie. Ci, którzy się nie zarejestrują, będą otrzymywali pocztę polecona za pomocą usługi hybrydowej, w której Poczta wydrukuje i prześle nam listem poleconym wysyłane przez urzędy dokumenty. 

Z doręczeń elektronicznych można korzystać już dziś, natomiast w najbliższym roku będzie następowała rejestracja podmiotów i zwiększenie zasięgu dostępności usługi. To w efekcie powinno doprowadzić do sytuacji, w której każdy będzie mógł wysłać elektroniczną przesyłkę poleconą do każdego innego podmiotu lub osoby fizycznej. Rozwój usługi zależy od jej dostępności i użyteczności dla użytkowników, a bezpieczeństwo doręczeń elektronicznych w procesach biznesowych jest głównym uzasadnieniem biznesowym do jego stosowania.