Na pytanie, jak dobrze zarządzać firmą, Google zwraca ponad 29 milionów wyników. Temat jest popularny i jak widać, spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Czy jednak da się na tak postawione pytanie odpowiedzieć jednoznacznie? Postawię śmiałą tezę – tak, jest właściwy sposób efektywnego zarządzania – sposób oparty na danych. Niestety wciąż mało firm z niego korzysta.

Praktyka biznesowa oraz rozmowy z doświadczonymi konsultantami nie pozostawiają złudzeń – większość zarządzających działa na wyczucie. To znaczy, że podejmuje decyzje w oparciu o intuicję, doświadczenia innych firm lub swoje własne z innych przedsiębiorstw, wskazówki praktyków i teoretyków. Czy to źle? Oczywiście dobrze jest podpatrywać, jak inni radzą sobie w biznesie, implementować skuteczne taktyki, posiłkować się sprawdzonymi pomysłami. Jednak warto pamiętać, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Każdą strategię, nawet przynoszącą doskonałe wyniki konkurencji, trzeba dostosować do potrzeb i sytuacji własnej firmy. A skąd wiedzieć, jaka ta sytuacja jest? No właśnie. Tu pomogą dane.

Święty Graal zarządzania

Jakich danych potrzebujemy, by dobrze zarządzać firmą? Takich dotyczących tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie na każdym etapie wytwarzania produktu czy usługi – i w każdym z obszarów. Przebiegu procesów, pracy zespołów, przestojów w produkcji, działania maszyn itd.

Po co nam te dane? Dzięki nim widzimy, czy zespoły działają efektywnie, czy procesy są zoptymalizowane, czy nie ma w nich błędów, czy praca jest odpowiednio rozłożona, a nawet czy ciągi komunikacyjne w firmie są zorganizowane tak, by pracownicy mogli bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki.

Informacje o tym, jak funkcjonuje firma, możemy brać z różnych źródeł. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych jest audyt. Typowy audyt jest przeprowadzany przez firmę zewnętrzną, która wkracza do przedsiębiorstwa i przygląda się wszystkiemu, co się w nim dzieje. Po kilku tygodniach przygotowuje raport pokazujący sytuację i przedstawiający zalecenia. Te zalecenia z kolei są (co jest sytuacją idealną) wprowadzane w życie. Po kilku miesiącach funkcjonowania według nowych zasad można znów przeprowadzić audyt, by porównać wyniki sprzed zmiany i po niej.

Już z samego opisu widać, że takie działanie nie jest specjalnie efektywne. Jest rozciągnięte w czasie i trudno mierzalne. Poza tym informacje płynące z audytu nie są tożsame z obiektywnymi danymi na temat sytuacji firmy. Obiektywnymi, czyli nieskażonymi interpretacją osób zaangażowanych w audytowanie i w implementację zaleceń. A te interpretacje mogą wypaczyć wynik obserwacji.

Źródło danych na miarę XXI wieku

Tradycyjny audyt odchodzi już dziś jednak do lamusa, bo dzięki systemom IoT, które mierzą pracę ludzi i maszyn, wymieniają między sobą i gromadzą dane, firma ma dostęp do obiektywnych informacji na temat tego, jak funkcjonuje. Jak pracują zespoły, gdzie się znajdują, ile czasu spędzają na wykonywaniu konkretnych zadań, czy pracują zgodnie z normami stanowiskowymi, jak się przemieszczają, w których miejscach natrafiają na przeszkody blokujące ich pracę itd. Dzięki temu zarządzający mogą obiektywnie ocenić, czy procesy w ich firmach są skuteczne i optymalne, czy też można, a nawet należy w nich coś poprawić.

Więcej – ta ocena i poprawa następuje tak naprawdę dużo szybciej – nie na etapie spotkań zarządu. O tym, czy wszystko dobrze działa, najpierw dowiaduje się kierownik zespołu, który dzięki danym płynącym z systemów IoT od razu widzi, czy jego zespół pracuje tak, jak powinien. I to on od razu może zareagować, gdy widzi problem – np. przestój w pracy, pojawiające się nadgodziny, trudności z realizacją harmonogramu. A widzi to i holistycznie, i w odniesieniu do każdego pracownika. To jego rolą jest poznanie przyczyny problemu, czyli w pierwszej kolejności porozmawianie z zespołem lub poszczególnymi osobami i zaproponowanie działań naprawczych.

Dlaczego ma się tym zajmować? Dlatego że tak jak on widzi dane dotyczące pracy swojego zespołu, tak zarząd dostaje z systemu IoT dane o jego pracy. Zatem – im lepiej działa cały zespół, tym lepiej zostanie oceniona praca kierownika.

Dane w ciągłym ruchu

Wejdźmy w ten schemat jeszcze głębiej. Ocena całego zespołu zależy przecież od oceny pracy poszczególnych jego członków. Zatem jeśli firma chce poprawić swoje funkcjonowanie, musi zacząć od pracowników. I w tym pomagają obiektywne dane dostarczane przez IoT. System bowiem każdego dnia przesyła każdemu pracownikowi informację zwrotną na temat tego, jak pracował. Czy wszystko było ok, czy zrealizował zaplanowane zadania, czy przestrzegał zasad BHP. W przypadku oceny negatywnej pracownik może od razu wyjaśnić kierownikowi, skąd ona wynikała. Lub poprawić swój sposób pracy, aby kolejnego dnia uzyskać ocenę pozytywną. Taka natychmiastowa informacja zwrotna jest dodatkowym motywatorem dla pracowników, zwłaszcza jeśli firma powiąże dobre oceny z systemem premiowym.

Innym słowem to w interesie pracowników leży to, by pracować jak najlepiej. W interesie kierowników leży to, by ich zespoły realizowały zadania w przeznaczonym na to czasie. A w interesie zarządu leży to, by cała firma funkcjonowała optymalnie i wydajnie.

Czujniki zbierają więc dane na temat pracy i – biorąc pod uwagę kryteria ustalone przez firmę – oceniają tę pracę. Obiektywna informacja zwrotna trafia bezpośrednio do pracowników, którzy mogą poprawić swoją pracę, i do kierowników, którzy mają szansę od razu wyłapać błędy procesowe i problemy w zespołach. Zmiany dzieją się więc natychmiast i są niejako samoczynne. A ich wynik już kolejnego dnia pojawi się na wykresach dostarczanych przez IoT i przekształci się w kolejne dane, które wpłyną na działanie firmy.

Czas na zmianę

No właśnie, dane przekształcające się w kolejne dane to jest tak naprawdę clou całego procesu. Jakakolwiek zmiana nie może się bowiem skończyć na pierwszym kroku. Wymaga także sprawdzenia i przeanalizowania, czyli oceny. Jak wygląda taki proces? Najpierw zbieramy i analizujemy dane na temat funkcjonowania firmy. Później planujemy modyfikacje, które mają zoptymalizować jej działanie. Następnie wdrażamy tę zmianę i przyglądamy się jej – kontrolujemy (zazwyczaj za pomocą audytu), jak wpłynęła na organizację. I w końcu wyciągamy wnioski, czy przyniosła oczekiwane rezultaty, czy należy zacząć cały proces od początku. Jeśli korzystamy z tradycyjnych metod zarządczych, poprawianie działania firmy może trwać niezwykle długo.

W przypadku korzystania z dostępnych natychmiast danych z IoT ten proces dzieje się automatycznie, szybko i niemal oddolnie. Zmiana trwa cały czas. Cały czas jest też kontrolowana, poddawana ocenie i modyfikowana. Perpetuum mobile.

Odpowiadając na pytanie postawione w tytule tekstu – czy można dobrze zarządzać firmą bez danych, mówię – nie. Można próbować, można intuicyjnie wprowadzać zmiany, subiektywnie oceniać ich skuteczność. I czekać na rezultaty. Nie da się jednak skutecznie eliminować błędów zaraz po tym, gdy się pojawią, i szybko reagować na nowe sytuacje. Nie da się podejmować efektywnych decyzji zarządczych opartych na obiektywnych przesłankach. Nie da się więc prowadzić biznesu łatwo dostosowującego się do zmiennych warunków. A to jest dziś konieczne.