O czym myślicie, słysząc „elektroniczny obieg dokumentów”? Zapewne o wielkich korporacjach, o dużych biurach rachunkowych, o firmach świadczących zewnętrzne usługi księgowe. I jest to jak najbardziej prawidłowe skojarzenie. Dziś jednak chcę zachęcić do tego, żeby przy okazji takiego pytania pomyśleć o marketingu, budowlance, logistyce, produkcji, hotelu czy nawet uczelni. Dlaczego? Bo każda branża przetwarza dokumenty. I każda zyska na cyfryzacji tego procesu.

I tak, oczywiście zdaję sobie sprawę z tego, że jednoosobowa działalność gospodarcza czy mała spółka wystawia i przyjmuje może kilka dokumentów miesięcznie. Jednak wciąż musi je archiwizować, często także do nich wracać po jakimś czasie czy udostępniać innym osobom lub instytucjom. W dobie pracy zdalnej i rozproszonej, w czasie workation i coraz bardziej mobilnego życia bazowanie na papierowych dokumentach, nawet w małej firmie, nie może się już sprawdzić.

Kto korzysta z dokumentów?

Brzmi jak zupełnie niepotrzebne pytanie, bo odpowiedź jest jasna. Każdy. I na to chcę zwrócić dziś szczególną uwagę. Absolutnie każdy w biznesie (i nie tylko zresztą) korzysta dziś z jakichś dokumentów. Faktur, rachunków, umów o pracę, o współpracę, o świadczenie usług, zwolnień lekarskich, wniosków o urlopy itd., itp.

Często w przetwarzaniu tych dokumentów (czyli między innymi w opisywaniu, rejestrowaniu, zatwierdzaniu, podpisywaniu, płatności, a potem archiwizowaniu lub udostępnianiu organom kontrolnym) biorą udział różne osoby, działy, a nawet firmy. Każdy dokument musi zatem przejść przez niejedno biurko, a czasem nawet budynek czy miasto. Sama logistyka wymaga niezłego zaangażowania, a także czasu i pieniędzy.

Czy można to uprościć? Ciekawy pomysł na rozwiązanie problemów logistycznych mieli kilka lat temu studenci AGH, którzy skonstruowali robota do roznoszenia (a właściwie rozwożenia) poczty pomiędzy pomieszczeniami i budynkami uczelni. Rozwiązanie interesujące, ale dziś – po zaledwie kilku latach – całkowicie przestarzałe. Dlaczego? Bo dziś takim robotem może być po prostu telefon. Wystarczy scyfryzować wszystkie firmowe dokumenty i już zawsze i wszędzie będziemy mieć do nich dostęp. My i wszyscy ci, którzy takiego dostępu będą potrzebować. Innym słowem – wystarczy wprowadzić rejestrację dokumentów w formie cyfrowej (np. poprzez dodawanie zdjęć lub skanów dokumentów do aplikacji) i elektroniczny obieg, by administrowanie firmą było łatwiejsze i lepiej dopasowane do potrzeb współczesnego świata, biznesu i przedsiębiorcy.

Korzyści, które naprawdę zmieniają biznes

Nie chcę jednak zakończyć na ogólnikach, które mogłyby dotyczyć każdego nowoczesnego narzędzia – ułatwia życie, upraszcza prowadzenie biznesu… Nie. Chcę dziś pokazać konkretne korzyści, jakie osiągają firmy, które decydują się na elektroniczny obieg dokumentów. I wymienię tylko najważniejsze.

Nowoczesne warunki pracy

Elektroniczny obieg dokumentów to dzięki aplikacjom dostępnym w modelu SaaS gromadzenie plików w bezpiecznej przestrzeni online. Umożliwia ona dostęp do nich z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, a także bardzo często – z dowolnego narzędzia. A to jest kwintesencją dzisiejszej wygody pracy. Coraz częściej pracujemy w zespołach rozproszonych, w różnych miastach, a nawet krajach, w różnych strefach czasowych. I w różnych warunkach, zatem możliwość skorzystania z obiegu i przez przeglądarkę, i za pomocą aplikacji mobilnej staje się dziś niezbędna. Widzimy to w SaldeoSMART – liczba pobrań naszej aplikacji stale rośnie, dlatego wciąż udoskonalamy to rozwiązanie, żeby nasi użytkownicy mogli wykonać na swoich telefonach jak najwięcej czynności związanych z obiegiem dokumentów.

To nie wszystko, dzięki e-dokumentom firmy mają nieustający wgląd w archiwum, mogą szybko je przeszukać (w SaldeoSMART zastosowaliśmy szybkie wyszukiwanie pełnotekstowe), mają też pewność, że żaden dokument nie zaginie, nie zniknie, nie zostanie ‘przetrzymany’ na czyimś biurku lub w czyimś komputerze. 

Porządek, kontrola i bezpieczeństwo

Nowoczesne narzędzia do obiegu dokumentów gwarantują absolutny porządek w plikach. Dokumenty można grupować, przyporządkowywać do różnych kategorii, udostępniać określonym osobom. Można też w każdym momencie sprawdzić status dokumentu oraz czynności, które jeszcze należy wykonać, by przeprocesować dany plik. Wszystko jest w jednym miejscu, zawsze pod ręką.

Dodatkowo zawsze mamy pewność, czy do dokumentu mają dostęp tylko pożądane osoby. To zwiększa bezpieczeństwo tajemnicy przedsiębiorstwa – i tej finansowej, i technologicznej.

Praca zespołowa

E-obieg to także ogromne wsparcie dla pracy zespołowej – i to nie tylko w ramach jednej firmy. W procesie rejestracji, opisu, akceptacji, płatności może uczestniczyć wiele różnych stron, także z firm zewnętrznych. Każda z nich dostaje też powiadomienie, gdy przyjdzie jej kolej ‘zajęcia się’ jakimś dokumentem. Co więcej, w dobrych narzędziach tego typu można także wystawić adres e-mail do rejestracji dokumentów także dla swoich dostawców, co przydaje się przede wszystkim w przypadku wystawiania e-faktur.

Wygoda użytkowania

I w końcu nie mogę nie wspomnieć o łatwości wdrożenia i użytkowania takich systemów jak SaldeoSMART. Rozwiązania w modelu SaaS nie wymagają od użytkowników żadnych skomplikowanych ruchów. Co ważne – można je nie tylko szybko zaimplementować, ale również zmodyfikować ich ustawienia – wszystko zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami firmy. Proces ten jest tak łatwy, że nie ma konieczności zatrudniania do niego zewnętrznych konsultantów. Pełna intuicyjność. Samo rejestrowanie dokumentów jest proste i szybkie, bo razem z systemem firma dostaje OCR, czyli nie musi już przepisywać ręcznie danych w dokumentów do wersji elektronicznej. Prościej się nie da.

A może KSeF…?

Tego pytania nie da się ominąć. Choć data początku obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych i wysyłania ich do KSeF wciąż jest odsuwana w czasie, kiedyś jednak ten moment powinien nadejść. I choć nikt nie pali się raczej do nowego rozwiązania, część firm widzi w nich szansę na wprowadzenie choć częściowej cyfryzacji. Ja osobiście też uważam, że KSeF może sporo zmienić w firmach, które opierają swoją działalność zarządczą na przetwarzaniu papierowych dokumentów. I naprawdę się z tego cieszę! Przy czym warto zwrócić uwagę, że KSeF nie będzie w tym zakresie panaceum na całe zło.

Dlaczego? Bo tak naprawdę KSeF dostarczy tylko dane elektroniczne, ale nie pomoże przedsiębiorstwu z procesem związanym z dokumentem. Opis, akceptacja, płatność – nimi nadal trzeba będzie jakoś się zająć. Poza tym gromadzenie wszystkich danych w jednym systemie, który nie daje możliwości rozróżnienia, z jakim rodzajem dokumentu mamy do czynienia, tym bardziej będzie wymagało wprowadzenia obiegu elektronicznego. Mało tego – bez obiegu stracimy kontrolę nad widocznością – nie będziemy wiedzieli, kto i na jakich zasadach ma dostęp do firmowych dokumentów.

Cały ten wywód mogę podsumować tylko w jeden sposób. Nasi użytkownicy, którzy korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów już od jakiegoś czasu, jednogłośnie przyznają, że nie wyobrażają sobie życia bez takiego rozwiązania. Niech to będzie zachęta do przyjrzenia się narzędziom do e-obiegu. Narzędziom, które naprawdę są dla wszystkich. I które naprawdę mogą ułatwić prowadzenie biznesu. W każdej branży.