Pracownicy już stoją w blokach startowych, a przedsiębiorcy głowią się, jak zachować efektywność, nie podnosząc poziomu zatrudnienia. O czym mowa? O czterodniowym tygodniu pracy. W Polsce wciąż jest jeszcze ciekawostką, ale projekt ustawy skracający wymiar etatu do 35h bez zmiany wysokości wynagrodzenia trafił już do Sejmu. Co to oznacza dla biznesu?

Oczywiście sam projekt ustawy jeszcze wiosny nie czyni. Niemniej nawet jeśli nie zostanie przyjęty, to obserwując kierunek, w którym podążają inne kraje, można spodziewać się podobnych inicjatyw ustawodawczych w najbliższym czasie.

No właśnie. A jak krótszy tydzień pracy sprawdził się w innych krajach? Został przetestowany w Japonii, Wielkiej Brytanii i Hiszpanii. Z powodzeniem funkcjonuje w Islandii. Efekty? Japoński oddział Microsoft, testując takie rozwiązanie, zanotował wzrost wydajności pracowników o 40 procent i spadek zużycia energii elektrycznej o 23 procent.

Czy jest się zatem czego bać?

Rachunek zysków i strat

Na pierwszy rzut na takiej zmianie skorzystają przede wszystkim pracownicy. Nic więc dziwnego, że raczej chętnie przystają na krótszy czas pracy, ale pod warunkiem utrzymania wysokości dotychczasowego wynagrodzenia. Z raportu Hays Poland „Czterodniowy tydzień pracy” wynika, że 96 proc. ankietowanych mogłoby pracować 4 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie za aktualną stawkę, a 52 proc. 4 dni w tygodniu po 10 godzin, czyli bez zmiany wymiaru etatu i zarobków.

Zainteresowanie nowym modelem pracy różni się jednak w zależności od branży. Pracownicy sektorów, w których trudno o takie zmiany, choćby logistyki czy gastronomii, dużo mniej optymistycznie patrzą na proponowane modyfikacje czasu pracy.

Co na to przedsiębiorcy? Zdania są podzielone. Zarządzający boją się spadku wydajności swoich firm lub konieczności zatrudnienia nowych osób, czyli podniesienia kosztów. Choć dotychczasowe próby wprowadzenia zmian w wymiarze etatu w różnych krajach skutkowały zwiększeniem efektywności pracowników, trudno przewidzieć, czy taki stan byłby długotrwały. Z drugiej strony skrócenie tygodnia pracy pozwoli uzyskać oszczędności na eksploatacji biur i budynków.

Czy to wystarczy, by wprowadzenie krótszego tygodnia pracy nie pogrążyło biznesu? Niestety, nie jest tak różowo. Jeśli za zmianami w czasie pracy nie pójdzie lepsza organizacja procesów i wydajniejsze wykorzystanie zasobów, firmy będą musiały stawić czoła niższej produkcji i tym samym – mniejszym przychodom. Czy można tego uniknąć?

5 kroków do wydajnego tygodnia pracy

Aby zachować wydajność, firmy przechodzące na czterodniowy tydzień pracy muszą nieustannie monitorować i analizować wskaźniki dotyczące czasu pracy, jego wykorzystania oraz przebiegu procesów. Szczególną uwagę będą musiały zwrócić na:

1.   Monitoring i analizę czasu pracy

Można się spodziewać, że przedsiębiorstwa przynajmniej na początku wybiorą model realizowania dotychczasowych zadań bez rozbudowania zespołów. Będą chciały zatem wykonać tę samą pracę w krótszym czasie. Żeby zwiększyć szansę powodzenia takiego przedsięwzięcia, będą musiały skupić się na wykorzystaniu czasu pracy, czyli na tym, w jaki sposób pracownicy spędzają czas w pracy, gdzie się znajdują, czy realizują swoje zadania, ale też – czy na pewno mają odpowiednią liczbę przerw.

Nie chodzi bowiem o to, żeby wyeksploatować pracowników, każąc im wykonywać obowiązki szybciej. Pracownikowi należą się przerwy, odpoczynek, czas na posiłek. Odpowiednie wykorzystanie zasobów jest kluczowe w dobrze zorganizowanym i wydajnym przedsiębiorstwie. Monitorowanie tego, co się z nimi dzieje, czy pracują zgodnie z normami stanowiskowymi, czy nie mają niepotrzebnych przestojów lub zwyczajnie nie są przeciążone pracą, to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. Zwłaszcza tej, która skracając czas pracy, chce zachować 100% efektywności.

2.  Obserwację procesów

Dlatego tak ważnym punktem w budowaniu wydajnego przedsiębiorstwa jest obserwacja i naprawianie procesów, które w nim zachodzą.

Wyobraźmy sobie fabrykę, w której brakuje niezbędnych do pracy sprzętów – to mogą być maszyny, wózki widłowe czy sprzęty diagnostyczne. Pracownicy przebywający w takim środowisku pracy nie są w stanie działać efektywnie, bo muszą czekać na dostępność potrzebnego im narzędzia. W innych przykładach mogą też czekać na rezultat pracy innego zespołu albo po prostu nadmiernie przemieszczać się między różnymi pomieszczeniami i stanowiskami. Zamiast więc wykonywać swoje obowiązki płynnie i bez przestojów, marnotrawią swój czas nie ze swojej winy. Przedsiębiorca traci w ten sposób pieniądze. Lepiej zorganizowany proces, w którym praca przepływa bez zakłóceń, to lepsze i szybsze efekty. To także bardziej zadowoleni pracownicy.

3.  Wybór odpowiednich liderów

Tak duże zmiany w organizacji pracy wymagają także zaangażowania dobrych liderów. Firmy nie będę mogły już sobie pozwolić na przypadkowe osoby na kierowniczych stanowiskach. Zespoły, by pracować w pełni wydajnie, muszą być odpowiednio zmotywowane. Można przypuszczać, że sama wizja 3-dniowego weekendu z czasem straci moc zachęcania zatrudnionych do bardziej efektywnej pracy. To będzie zadanie liderów.

By ich wybrać, trzeba obserwować i oceniać pracę osób zarządzających i pracę zespołów, którymi kierują. Ważne jest jednak to, by ta ocena nie była zbyt rzadka – np. kwartalna czy roczna. Nowoczesne narzędzia pozwalają uzyskiwać na bieżąco dane o pracy poszczególnych osób i na tej podstawie oceniać i pojedynczych pracowników, i całe zespoły. Dzięki temu łatwiej o wybór liderów, którzy potrafią zarządzać i motywować do pracy.

4.  Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy

W przypadku pracowników fizycznych kluczową rolę odgrywa bezpieczeństwo pracy. I to bezpieczeństwo może zostać zagrożone, gdy w nowych warunkach osoby na rusztowaniach czy operatorzy maszyn zaczną mimo wszystko pracować szybciej. Przedsiębiorcy będą zatem musieli bardziej niż kiedykolwiek dbać o to, aby zatrudnieni korzystali ze środków ochrony osobistej. Pomocne będzie także wdrożenie narzędzi, które będą alarmowały odpowiednie służby w razie wypadku lub pozwolą poszkodowanemu na natychmiastowe wezwanie pomocy.

5.  Usprawnienie komunikacji

Pracownicy pracują szybciej i wydajniej, gdy dostają na bieżąco informacje o tym, jakie zadania mają do wykonania. Ważna jest dla nich także wiedza na temat tego, jak oceniana jest ich praca.

Oczywiście bardzo trudno dawać taki feedback bez wsparcia technologii. Kadra zarządzająca nie jest w stanie każdego dnia obserwować i oceniać pracy każdego pracownika. Z pomocą przychodzi automatyzacja i systemy, które bez zaangażowania kierownictwa podsumują dzień, ocenią zespoły i przekażą niezbędne informacje pracownikom.

Jest to szczególnie ważne w środowiskach pracowników fizycznych, którzy nie mają dostępu do komputerów i pracują w rozproszeniu. W ich przypadku dostęp do informacji jest utrudniony. To przekłada się na wydajność pracy. Raport McKinsey pokazuje, że dobrze skomunikowane zespoły odnotowują wzrost produktywności o 20-25%.

Rozpowszechnienie standardu czterodniowego tygodnia pracy wydaje się coraz bardziej prawdopodobne. Przedsiębiorcy, którzy dobrze przygotują się do tej zmiany i zadbają o wydajność swoich firm, będą mieli większe szanse na utrzymanie konkurencyjności.