W 2023 roku trudno sobie wyobrazić środowisko pracy bez wykorzystania systemów i aplikacji wspierających nas w zadaniach zawodowych. Wyraźnym impulsem, który przyspieszył cyfrową transformację, była pandemia. Tempo i skala zmian, jakie zaszły w zaledwie 2 lata, w normalnych warunkach zajęłyby zapewne całą dekadę lub nawet jeszcze dłużej. Jednak specyficzne warunki, z jakimi mieliśmy do czynienia w trakcie pandemii, dodatkowo skumulowane przez kilka innych czynników, już na zawsze zmieniły sposób, w jaki prowadzimy biznes czy interakcje z klientami i interesariuszami. W rezultacie wpłynęło to oczywiście na naszą pracę.

W mojej ocenie przyspieszona cyfryzacja to jedna z niewielu korzyści, jakie przyniosła nam pandemia. Przede wszystkim firmy i instytucje na całym świecie w krótkim czasie wykonały krok, który był niezbędny z uwagi na czasy, w jakich żyjemy, zmiany pokoleniowe czy różne czynniki społeczno-ekonomiczne. Digitalizacja była świetnym powodem np. do przeanalizowania i usprawnienia procesów biznesowych. Niemal w każdym obszarze jest miejsce na optymalizację naszej pracy, prowadzenie działań w sposób bardziej efektywny, minimalizowanie występowania błędów i nadużyć czy oszczędność zasobów. Drugą, istotną kwestią były odpowiedzi na wyzwania rynku pracy. Od kilku lat coraz trudniej było o pozyskiwanie nowych pracowników, zwłaszcza osób o najbardziej pożądanych specjalizacjach, a kwestia lokalizacji była tylko niepotrzebnym ograniczeniem. Dziś wiele organizacji daje pracownikom dowolność, co do miejsca, z którego będą realizować swoje zadania. W przypadku branży IT naturalnym jest zatrudnianie specjalistów z innych krajów. Sami pracownicy też chętniej aplikują na oferty firm, które dają swobodę w wyborze miejsca pracy lub pozwalają na pracę wyłącznie zdalną. Według badania Pracuj.pl czynnik ten wskazuje odpowiednio 54% i 35% kandydatów. I co ciekawe, im niższy wiek i wyższy poziom wykształcenia, tym skłonność do pracy zdalnej lub hybrydowej rośnie.

Technologia masowo implementowana przez organizacje była cały czas na wyciągnięcie ręki. Aby proces transformacji przebiegał efektywnie, konieczne jest stworzenie cyfrowego miejsca pracy, które odpowiada za bezpieczny przepływ informacji, elastyczność organizacji, wysoką dostępność z każdego miejsca na świecie. Dodatkową korzyścią jest to, że wszelkie zasoby i dane są odpowiednio zabezpieczone. Tworząc cyfrowe środowisko pracy w swojej organizacji, warto wziąć pod uwagę kilka aspektów:

Po pierwsze: infrastruktura

Jednym z kluczowych elementów naszego cyfrowego miejsca pracy jest infrastruktura. Przez wiele lat większość organizacji wykorzystywała przede wszystkim klasyczne serwery, na których przechowywane były zarówno dane krytyczne czy aplikacje i systemy wykorzystywane w codziennej pracy. W miarę upływu lat to się zmieniło dzięki chmurze obliczeniowej, która stała się świetną alternatywą i ma liczne zalety. Popularne stały się np. usługi typu IaaS, PaaS czy BaaS, które pozwoliły na ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem własnych zasobów, pozwalając na dużo większą elastyczność. Wiele organizacji w obszarze infrastruktury korzysta z rozwiązania hybrydowego, czyli wykorzystuje oba rozwiązania jednocześnie, co również ma swoje plusy, ale niesie za sobą także wyzwania. Jednym z nich jest stosowanie polityki bezpieczeństwa uwzględniającej różne środowiska np. polityka haseł czy zarządzanie dostępem do danych i aplikacji. Im większa liczba dostawców, tym kwestia ta jest bardziej złożona. Na pewno dobrym rozwiązaniem są też kompleksowe rozwiązania digital workplace, oferowane np. przez Microsoft czy VMware, czyli rozbudowane platformy wspierające integrację różnych systemów, zasobów czy zarządzanie urządzeniami końcowymi.

Zapewnij bezpieczeństwo

Duże zróżnicowanie środowisk IT, aplikacji w połączeniu z rozproszonym modelem pracy powoduje, że organizacja musi położyć duży nacisk na kwestie bezpieczeństwa. Istotnym elementem będą tu rozwiązania, które pozwolą zarządzać w sposób zintegrowany dostępem do poszczególnych systemów czy zasobów wykorzystywanych w firmie zgodnie z poziomem uprawnień danego pracownika. Wdrożenie systemów IAM czy PAM, który pełnią taką funkcję, pozwala na przegląd wszystkich procesów w firmie, ale też kontrolę nad dostępem do poszczególnych aplikacji czy zasobów. W efekcie minimalizują one ryzyko wycieku danych i nadużyć oraz ułatwiają procesy audytowe. Równie istotna jest też odpowiednia polityka haseł – stosowanie MFA, czyli uwierzytelniania wieloskładnikowego jest obecnie nieodłącznym elementem w każdej firmie. Jeśli organizacja wykorzystuje infrastrukturę czy aplikacje osadzone w środowisku chmurowym, to najczęściej musi dostosować się w tej kwestii do praktyk stosowanych przez poszczególnych dostawców.

Podstawowe narzędzia – mniej znaczy więcej

Elementem cyfrowego miejsca pracy – najistotniejszym z punktu widzenia głównych interesariuszy – będą wszelkie aplikacje i systemy wykorzystywane przez pracowników. Pakiet narzędzi biurowych Office365, repozytoria plików, komunikatory takie jak Teams czy Slack, narzędzia do zarządzania projektami typu Jira czy Asana, systemy CRM czy systemy do mierzenia czasu pracy to podstawowe elementy, które w większym lub mniejszym stopniu były wykorzystywane przez organizacje już wcześniej. W obecnych czasach najważniejszą cechą decydującą o wyborze systemu są wszelkie aspekty wspierające współpracę w ramach zespołu oraz dostępność w dowolnym momencie i dowolnego miejsca. Niepodważalne są zalety wszelkich aplikacji SaaS, które dają organizacji dużą elastyczność w tym aspekcie i zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Obecnie narzędzi, które możemy wykorzystywać w codziennej pracy, jest na rynku bardzo wiele, a firmy często decydują się również na stworzenie własnych systemów dostosowanych do konkretnych wymagań biznesowych. Z czasem problemem staje więc ich nadmiar, co powoduje chaos i spowalnia pracę. Dlatego dobrym rozwiązaniem będzie wybór rozwiązań, które można łatwo ze sobą integrować lub rozbudowywać o dodatkowe moduły w postaci widgetów, które będą odpowiadać za inne zadania. Budując cyfrowe miejsce pracy, warto pamiętać też, że dostawcy chmury w swojej ofercie mają wiele aplikacji natywnych, które są dostosowane do potrzeb konkretnej branży. Można je dodatkowo rozbudowywać i dostosowywać pod specyficzne procesy biznesowe oraz integrować z innymi platformami.

Wraz z adopcją technologii i narzędzi organizacja musi też oczywiście dostosować swoje procesy biznesowe, bo tego wymaga specyfika pracy zdalnej. Takim podstawowym elementem jest np. zmodyfikowanie procesu obiegu dokumentów i rezygnacja z dokumentacji papierowej. Za sprawą podpisów elektronicznych i rozwiązań takich jak Inperly ten obszar digitalizacji można przeprowadzić bardzo szybko i efektywnie.

Zbuduj zaufanie i relacje z pracownikami

Stworzenie cyfrowego miejsca pracy nie może się ograniczyć tylko do zapewnienia konkretnych narzędzi technologicznych i zmiany procesów. To również kształtowanie odpowiedniej kultury organizacyjnej, która sprawi, że ludzie będą chcieli pracować w naszej firmie i nie odczują negatywnych skutków pracy zdalnej. Z jednej strony jest to odpowiednie i umiejętne prowadzenie komunikacji wewnętrznej, która będzie odpowiadać za właściwy przepływ informacji i wpływać na budowanie relacji pracownika z firmą, gdzie najbardziej istotne cechy to zaufanie i odpowiedzialność. Z drugiej prowadzenie różnych inicjatyw zarówno online, jak i w biurze, które spowodują, że pracownicy będą czuli się częścią zespołu, będą bardziej skłonni komunikować nam swoje problemy i będą szukali wsparcia.

Kolejną kwestią jest dostosowanie biura do nowego modelu pracy – hybrydowego. Nawet najbardziej zatwardziali zwolennicy pracy zdalnej, dostrzegają też zalety pracy w biurze „od czasu do czasu”. Efektywniejsza praca w grupie i szybsza komunikacja oparta na bezpośrednim kontakcie, odskocznia od biura w czterech ścianach czy możliwość zbudowania „team spirit” – to tylko kilka korzyści. Do tego oczywiście potrzebne są odpowiednie warunki i przestrzeń, która będzie temu sprzyjała. W Billennium szybko zdefiniowaliśmy nasze potrzeby w tym zakresie, modyfikując przestrzenie, w których pracujemy. Nasze biura są wielozadaniowe, łatwe do szybkiej adaptacji do nowych potrzeb, dostosowane do bardzo efektywnej pracy w grupie, ale i do pracy indywidualnej w pełnym skupieniu, z przestrzeniami wspierającymi integrację zespołu i budowanie relacji.

Nie ma oczywiście jednego skutecznego przepisu na zbudowanie cyfrowego miejsca pracy. Proces ten zależy tak naprawdę od bardzo wielu czynników wewnętrznych i zewnętrznych – modelu biznesowego, branży, poziomu wykorzystania technologii, możliwości finansowych czy nawet aspektów psychologicznych. Decydując się na ten krok, warto dobrze zbadać swoje potrzeby, a w razie wątpliwości poszukać partnera biznesowego, który wesprze nas w tym obszarze. Na pewno niewskazana jest presja otoczenia. Trendy technologiczne mogą nam pomóc w rozwoju naszej organizacji, ale ślepe podążanie za nimi nie może być celem samym w sobie. Cyfryzacja, podobnie jak każda duża zmiana wpływająca na biznes, wymaga uwzględnienia w strategii firmy. Tylko w ten sposób odniesiemy korzyści i zminimalizujemy ryzyko nietrafionej inwestycji.


Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Billennium: https://billennium.pl