Trwa Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa. Już po raz dziesiąty ze szczególną uwagą przyglądamy się jednemu z najważniejszych tematów dla współczesnego biznesu. Obszarów związanych z szeroko pojętym bezpieczeństwem cyfrowym jest wiele, ale dla sporej liczby firm najważniejszy powinien być cykl życia dokumentów.

Nie będę czytelników trzymał w niepewności i od razu przyznam, że mam dobre wieści. Ewolucja systemów odpowiedzialnych za cyberbezpieczeństwo doprowadziła do sytuacji, w których firmy mogą przerzucić sporą część odpowiedzialności na dostawców oprogramowania. Producenci systemów wiedzą, że bezpieczeństwo cyfrowe jest dziś jednym z najważniejszych trendów. To trochę jak z samochodami – współczesne auta konstruuje się przecież tak, aby były przede wszystkim jak najbezpieczniejsze dla użytkownika. Pozostałe aspekty, od wydajności po wygląd, też są istotne, ale to bezpieczeństwo jest zdecydowanie na pierwszej pozycji.

To naprawdę dobre wiadomości, bo do tej pory przedsiębiorcy musieli brać pod uwagę kilka newralgicznych punktów, które mogli wykorzystać hakerzy:

• firmowe sieci,
• architekturę serwerową,
• aplikacje zainstalowane na firmowych sprzętach,
• dane przetrzymywane w chmurze,
• podłączone do sieci wi-fi skanery i drukarki,
• bazy danych,
• czy zapewnienie dostępu dla gości odwiedzających biuro.

Dziś wiele firm nadal woli stawiać na własne sieci i serwery, ale to ich świadomy wybór. Mniejsi gracze mogą otrzymać wszystko w pakiecie. Systemy do zarządzania drukiem i skanowaniem (a w szerszej wersji tzw. oprogramowanie Information Management) zapewniają nie tylko udoskonaloną obsługę dokumentów w każdej fazie ich cyklu życia, ale też dużo lepszą ochronę firmy przed cyberprzestępcami.

Nie warto bać się chmury!

Jak to możliwe? Lwia część firmowych zagrożeń wiąże się z szeroko pojętym procesowaniem dokumentów. Obsługa umów i faktur to w końcu esencja pracy biurowej. I właśnie całą tę część można sprawnie przenieść do sieci, wykorzystując oprogramowanie chmurowe. Możliwości takiego rozwiązania są nie do przecenienia – firma zyskuje narzędzie umożliwiające sprawną pracę na odległość, łączące pracowników niezależnie od miejsca, w którym fizycznie się znajdują.

Dzięki dynamicznemu rozwojowi oprogramowania chmurowego, systemy zarządzające drukiem i skanem są w stanie automatycznie rozpoznawać treści na dokumentach, odczytywać je i umieszczać w odpowiednim kontekście. Jeszcze więcej potrafi oprogramowanie Information Management – od tworzenia dokumentu, poprzez cały cykl jego życia, aż po zgodne z prawem ochrony danych osobowych zutylizowanie.

cloud, chmura, technologia

Jednak wiele osób po usłyszeniu słowa „chmura” od razu zadaje sobie pytanie: czy rzeczywiście jest możliwe, żeby nasze dane były bezpieczniejsze gdzieś daleko, w nieokreślonej wirtualnej przestrzeni, niż na firmowym serwerze, zlokalizowanym w piwnicy? Odpowiedź brzmi: tak, ponieważ utrzymanie firmowego serwera wymaga zatrudnienia osobnej komórki IT, której pracownicy mogą popełnić błędy. Mało która mała lub średnia firma może sobie pozwolić na całodobowy nadzór specjalistów nad serwerami i sieciami. Tymczasem właśnie to zapewniają dostawcy oprogramowania chmurowego. Mówiąc obrazowo, chmura jest odpowiednikiem banku, podczas gdy niewielkie firmowe sieci i serwery można porównać do trzymania pieniędzy „w skarpecie”. Jedno i drugie ma swoje korzyści, ale jednak w większości przypadków bank będzie lepszym rozwiązaniem.

Nowoczesne protokoły i technologie

Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu w praktyce. Opcje, które oferuje nowoczesne oprogramowanie do zarządzania drukiem lub skanem, na przykładzie Canon uniFLOW Online, to między innymi:

• możliwość realizacji koncepcji Zero Trust Network w odniesieniu do każdego pojedynczego komputera i urządzenia w sieci, jednocześnie pozwalając użytkownikom na pełne korzystanie z funkcjonalności sprzętu o zróżnicowanych parametrach,
• zaawansowana autoryzacja użytkownika, zapobiegająca uzyskaniu nieuprawnionego dostępu do obsługiwanego skanera czy drukarki (odbywająca się między innymi przy pomocy kodu PIN, karty lub chipu),
• technologia znaku wodnego, uniemożliwiająca niezauważone kopiowanie istotnych dokumentów,
• szyfrowanie plików PDF,
• technologia iW Secure Audit Manager służąca do pełnego, solidnego i wydajnego monitorowania bezpieczeństwa dokumentów,
• bezpieczna opcja drukowania dla gości.

To właśnie dlatego już na wstępie zaznaczyłem, że mam dobre wieści. Wykorzystanie podobnych systemów w dużym stopniu zdejmuje z użytkowników odpowiedzialność za bezpieczne drukowanie, skanowanie oraz wymianę dokumentami. Rzecz jasna nadal pozostają kwestie higieny pracy, takie jak stosowanie odpowiednio bezpiecznych haseł czy dwuskładnikowego uwierzytelniania. Te najbardziej skomplikowane techniczne kwestie są jednak stopniowo zdejmowane z ramion użytkowników. Bezpiecznego października!